84044 AIDE MEMOIRE REPUBLIQUE DU BENIN Mission d’Appui à la mise en œuvre du Projet d’Appui à la Diversification Agricole (PADA) Don IDA-H6550, Crédit IDA-48840, Don TF99692 (21 au 31 octobre 2013) INTRODUCTION ET REMERCIEMENTS 1. La troisième mission conjointe1 Gouvernement/Banque mondiale d’appui à la mise en œuvre du Projet d’Appui à la Diversification Agricole (PADA) et le Projet de Productivité Agricole en Afrique de l’Ouest (PPAAO) s’est déroulée du 21 au 31 octobre 2013. Le présent aide -mémoire spécifique résume les principaux constats et recommandations de la mission à l’endroit de l’unité de coordination du Projet d’Appui à la Diversification Agricole (PADA). 2. La mission conjointe a été conduite du côté du Gouvernement par M. Salifou Arouna (Représentant du Secrétaire Général, MAEP) et pour la Banque, par M. Erick Abiassi (Agroéconomiste Chargé du PADA et Co-Chargé du PPAAO2). 3. Les objectifs principaux de la mission étaient de : (i) évaluer les progrès réalisés dans la mise en œuvre du Projet depuis la deuxième mission de supervision d’avril 2013, ainsi que les résultats obtenus sur la base du plan de travail annuel et des indicateurs de performance ; (ii) examiner les progrès dans la mise en place des instruments financiers du Projet ; (iii) examiner le niveau d’exécution du plan de passation des marchés, discuter des problèmes rencontrés dans ce domaine et faire des propositions concrètes ; et (iv) procéder à un examen de la situation de gestion financière et de sauvegardes environnementales et sociales et faire des propositions d’amélioration. 4. La mission tient à remercier les représentants des différentes autorités ministérielles, notamment: le SG/MAEP, le DC/MDAEP, ainsi que les équipes des deux projets et les partenaires de mise en œuvre pour la parfaite organisation et leur contribution au bon déroulement de ses travaux. 5. La mission a effectué des visites de terrain à Adjohoun, Glazoué, Malanville, Kandi, Gogounou, Ina, Parakou, Allada, Sékou et Abomey-Calavi pour échanger avec les bénéficiaires des projets et constater l’état d’avancement des interventions. 1. CONTEXTE 6. Le Projet d’Appui à la Diversification Agricole (PADA) fait partie du Programme Cadre de Diversification Agricole (ProCAD), qui est un cadre de financement de la Banque mondiale pour soutenir la mise en œuvre des programmes de développement des cultures et de l'aquaculture en appui à la stratégie nationale de diversification agricole. Le PADA s’emploie à lever les contraintes au développement des principales chaînes de valeur ciblées, notamment le riz, l’anacarde, l’ananas et l’aquaculture. Le projet apporte également des appuis transversaux relatifs au développement de la culture irriguée, à la mise en place des mécanismes pérennes d’accès aux intrants et au financement 1 Cette mission conjointe entre dans le cadre d’une approche visant à renforcer la synergie et la complémentari té entre les projets financés par la Banque dans le secteur agricole au Bénin. 2 La mission de la Banque mondiale conduite par M. Erick Abiassi comprenait Messieurs : Nabil Chaherli, Spécialiste en Chef du Secteur Développement Durable ; Nicolas Ahouissoussi, Agroéconomiste Principal ; Mathias Gogohounga, Spécialiste en passation des marchés ; Alain Hinkati, Spécialiste en Gestion Financière ; Ibrahim Nebié, Consultant et Leissan Augustine Akpo, Assistante de Projets. 1 dans le secteur agricole, et au renforcement des capacités institutionnelles du MAEP. L’objectif de développement du PADA est de restaurer et d’améliorer la productivité et la valeur ajoutée des filières ciblées. Les activités du Projet s’organiseront autour des quatre composantes suivantes : (i) l’adoption de technologies améliorées et restauration de la productivité, (ii) le développement des infrastructures d’irrigation et de marché, (iii) la coordination des chaînes de valeurs et le financement de l’agriculture et (iv) la coordination du programme sectoriel et la gestion du projet. Le PADA a été approuvé le 22 mars 2011 et est entré en vigueur le 15 mars 2012. La clôture du projet est prévue pour le 15 décembre 2016. 7. La dernière mission de supervision du 10 au 19 avril 2013 avait mis en exergue un faible taux d’exécution du Plan de Travail Annuel et du Budget (PTBA 2013) avec pour conséquence un faible niveau de décaissement. Le principal défi était donc d’améliorer le taux de décaissement par un suivi plus rigoureux du plan de passation de marchés et de la mise en œuvre effective des activités inscrites au PTBA notamment le lancement des travaux de construction d’infrastructures, de structuration des filières, d’accélération de la mise en œuvre des activités du volet urgence sous financement GFRP et la mise en place effective des instruments financiers du projet. 2. PRINCIPAUX CONSTATS DE LA MISSION 8. L’équipe de projet a préparé et présenté au début de la mission, un rapport sur l’évolution de la mise en œuvre des activités ainsi que les difficultés rencontrées. Sur la base de ce rapport et des discussions avec les différents acteurs, partenaires et bénéficiaires du Projet, la mission a fait des constats et recommandations assortis d’une feuille de route pour un sui vi rigoureux de leur mise en œuvre. Etat d’avancement global 9. Evolution vers l’atteinte des objectifs de développement. De manière générale, le PADA évolue de manière modérément satisfaisante vers l’atteinte de ses objectifs de développement (Voir Annexe 3 pour les indicateurs de résultat du projet). La mission a noté que le projet a fait des progrès significatifs depuis la dernière mission de supervision cependant le retard accusé dans la mise en vigueur du projet et dans la mise en œuvre du PTBA 2012 continuent de peser sur son évolution. En dépit des progrès observés, d’importants défis sont à relever et devront faire l’objet d’une attention particulière en prélude à la revue à mi-parcours prévue pour le premier semestre de l’année 2014. Il s’agit notamment du démarrage effectif des travaux de construction des magasins, de l’accélération de la mise en œuvre des activités du volet urgence, de la structuration des filières et du financement des microprojets par le biais des instruments financiers du projet. 10. Evaluation globale de la mise en œuvre du Projet. Des progrès significatifs ont été enregistrés depuis la mission de supervision d’avril 2013. Les décaissements se sont nettement améliorés passant de 8.1% en avril 2013 à 20.98% au 15 octobre 2013. De même, le taux d’exécution du PTBA 2013 s’est amélioré (51.07%) et des résultats concrets commencent à être visibles sur le terrain notamment en ce qui concerne l’appui aux filières ciblées et aux producteurs victimes des inondations, les aménagements sommaires pour la production de riz, la mise en place des instruments financiers du projet à travers les appels à soumission de microprojets. L’exécution physique des activités devrait s’améliorer car l’équipe de projet fait désormais un suivi régulier de la mise en œuvre du PTBA et du plan de passation des marchés, tout en veillant à une programmation réaliste des activités sur la période d’exécution. 2 Etat d’avancement par composante au 15 octobre 2013 11. Composante 1 : « Adoption des Technologies Améliorées et Restauration de la Productivité ». Cette composante qui vise l’adoption des technologies améliorées et la restauration de la productivité, particulièrement parmi les ménages victimes des inondations, est structurée en deux sous- composantes : la restauration des moyens de subsistances dans les zones affectées par les dégâts des inondations (Sous-composante 1.1) et l’appui à l’adoption des technologies améliorées pour accroître la productivité des filières ciblées (Sous-composante 1.2). Sur la base des informations fournies par le Projet, les réalisations au titre des sous-composantes sont présentées ci-dessous. 12. Sous-composante 1.1. De manière globale, la mission note que la stratégie pour la mise en œuvre du volet urgence du projet est mieux définie et que des progrès importants dans les acquisitions des fournitures et équipements (engrais, semences, vaccins et déparasitants, volailles, alevins, provendes, pirogues, filets, nasses et cages flottantes) ont été réalisés. Il est, cependant, indispensable de veiller à ce que la mise en œuvre de cette sous-composante se fasse dans la transparence et le ProCAD devrait impliquer une tierce institution telle qu’une ONG ou une plateforme des acteurs dans le suivi des opérations sur le terrain. Les principaux acquis au titre de cette sous-composante se résument comme suit :  Semences. Il a été acquis auprès des multiplicateurs de semences, 645 tonnes de semences de maïs au profit de 19 220 producteurs pour une prévision d’emblavure de 32 250 ha et 318,50 tonnes de semences de riz au profit de 5 610 riziculteurs pour une prévision d’emblavure de 5 250 ha. Un suivi de la distribution a été effectué dans les 28 communes bénéficiaires pour s’assurer que les semences certifiées mises en place pour les victimes des inondations sont effectivement distribuées aux vrais bénéficiaires.  Engrais. La réception des engrais commandés (4 600 tonnes d’engrais dont 3 100 tonnes d’engrais NPK MgO et 1500 tonnes d’Urée pour les deux campagnes agricoles (2013 -2014 et 2014-2015) au profit des victimes des inondations a débuté. Vu le retard accusé dans la livraison de ces engrais, leur distribution aux producteurs agricoles sinistrés des 26 communes ciblées ne peut s’effectuer qu’au cours de la contre saison 2013-2014 et de la campagne agricole 2014-2015 respectivement dans les zones méridionales et septentrionales. Les quantités d’engrais à utiliser au cours de la campagne prochaine (1500 tonnes de NPK MgO et 750 tonnes d’Urée) sont prévues pour être stockées par département dans des magasins identifiés et inspectés en conséquence.  Vaccins et déparasitants volaille et petits ruminants. Seul le Centre National des Produits Biologiques à usage vétérinaire détient l’aptitude légale et exclusive pour assurer l’approvisionnement et la distribution des produits à usage vétérinaire dans le pays. Mais pour la 2ème fois le marché de gré à gré sollicité auprès de la DNCMP a été refusé et d’autres alternatives sont envisagées pour y parvenir. Il est attendu la fourniture de 1 570 000 doses de vaccins ITA NEWS et de 200 000 doses de vaccin CAPRIPESTOVAX.  Noyaux de volailles. Le projet a porté à la connaissance de la mission que suite à la publication de l’avis à manifestation d’intérêt pour constituer la liste restreinte des fournisseurs potentiels, aucun soumissionnaire n’a répondu. Cependant, l’équipe de projet a préparé une liste des fournisseurs potentiels par région, leurs capacités de livraison ainsi que les coûts unitaires. La mission recommande au projet de soumettre une requête de non objection pour la signature par entente directe d’un contrat avec ces fournisseurs suivant leur capacité.  Alevins et provende pour poissons. Pour l’acquisition de 1 060 000 alevins de tilapia monosexe et de 400 000 alevins de silure noire à distribuer dans 17 communes au profit des pisciculteurs 3 sinistrés, quatre (04) fournisseurs ont été retenus pour être consultés après de sollicitation de manifestation d’intérêt. Le bon à lancer de la DNCMP est attendu en vue du lancement de l’appel d’offre national. L’ouverture et l’évaluation des offres suite à la manifestation d’intérêt pour la constitution d’une liste restreinte de fournisseurs n’a pas été concluante. Un appel d’offres national sera lancé pour la fourniture de 320 tonnes de provende extrudée pour tilapia monosexe et 400 tonnes de provende extrudée pour silure noire.  Pirogues, filets, nasses et cages flottantes : L’évaluation des offres pour l’acquisition d’équipements piscicoles (229 filets de pêche, 630 nasses à poisson et 70 pirogues) au profit des sinistrés a été finalisée. Les contrats des marchés ont été signés et la livraison du matériel est attendue pour fin décembre 2013. 13. Sous-composante 1.2. Trois volets se dégagent des activités ciblées par cette sous- composante notamment : (i) l’appui aux systèmes de multiplication ou de production des intrants biologiques, (ii) le renforcement des systèmes de distribution des intrants et (iii) le renforcement des capacités des producteurs et transformateurs de produits agricoles.  Pour l’appui aux systèmes de multiplication ou de production des intrants biologiques, l’approche adoptée est la suivante : (i) pour le riz, les préparatifs sont en cours pour la mise en place de 13 fermes écoles pour l’expérimentation du Système de Riziculture Intensive (SRI) sur toute l’étendue du territoire, en collaboration avec les CARDER ; la mission note que le nombre de fermes écoles pour le SRI pourra éventuellement être augmenté à condition que les sites répondent aux conditions minimales requises pour le SRI ; (ii) pour l’anacarde, la mission a été informée que la convention avec l’INRAB (pour la formation des pépiniéristes sur le greffage et la mise en place de quatre nouvelles pépinières pour la production de plants à haut rendement) n’a pas encore été signée, donc les activités n’ont pas été mises en œuvre ; (iii) pour l’ananas, des discussions ont été engagées avec le Laboratoire de Génétique et de Biotechnologie (LGB ) de l’Université d’Abomey Calavi en vue de la mise en place d’un partenariat pour la production de rejets de qualité par la technique de vitroplants ; l’appui du PADA portera sur le renforcement des capacités de 4 techniciens du LGB, la formation des pépiniéristes sur la production des rejets à partir des vitro plants et l’approvisionnement du LGB en matériels de travail. Aucun appui n’a été encore enregistré pour la pisciculture.  Pour le renforcement des systèmes de distribution des intrants, la mission prend acte du fait qu’aucune action n’a pu être encore amorcée dans ce domaine en l’absence de conventions de partenariat avec les Directions Techniques du MAEP. Toutefois, le ProCAD est en discussion avec la DPQC pour la promotion des producteurs de semences certifiées. Une liste des producteurs agréés de semences de riz et de maïs a été mise à la disposition du Projet et une convention de partenariat est en cours d’élaboration pour formaliser les relations du projet avec la DPQC. La mission a insisté sur la nécessité que les activités du PADA soient en parfaite complémentarité avec celles du PPAAO en ce qui concerne les appuis à la multiplication des intrants biologiques.  Au titre du renforcement des capacités des producteurs et transformateurs de produits agricoles, il a été noté que 20 transformateurs et transformatrices de pomme de cajou (dont 17 femmes, soit 85%) ont bénéficié d’une formation sur les techniques de transformation des pommes de cajou en différentes boissons (jus frais de pomme de cajou, jus cuit de pomme (le cajuina), et cocktail cajou-ananas). Toutefois, la formation proprement dite des bénéficiaires qui devrait être organisée par les CARDER n’a pas encore démarré. Avec la signature des conventions de partenariat avec les CARDER, ces formations pourront enfin démarrer et la mission recommande que ces formations s’inscrivent dans le plan d’actions élaboré pour la promotion des filières ciblées. 4 14. Composante 2 : « Développement des infrastructures de production et de mise en marché ». La Composante 2 est structurée en 2 sous-composantes : (i) Développement/Réhabilitation des infrastructures d’irrigation et (ii) Développement des infrastructures de mise en marché. 15. Au titre de la sous-composante 2.1, la première tranche des travaux de réhabilitation/aménagement des périmètres démarrés dans toutes les régions est presqu’entièrement achevée sur les 130 sites retenus comme le montre le tableau 1 ci-dessous. Ces aménagements ont été réalisés au profit de 6634 producteurs dont 51,4% de femmes. La mission salue ce résultat satisfaisant et invite l’équipe à maintenir le même rythme pour l’exécution des travaux d’aménagement de la deuxième tranche (7501 hectares répartis sur 242 sites) dont l’aboutissement portera le taux d’exécution des objectifs initiaux à 130 % des prévisions de superficies (soit environ 11700 ha contre 9000 hectares initialement prévus). Tableau 1 : Niveau de réalisation de la 1ère tranche des travaux d’aménagement Nombre Superficie totale (Ha) Taux Régions de sites Prévue Réalisée d’exécution (%) Atacora-Donga 23 645 613 95 Atlantique-Littoral 11 130 125 96 Borgou-Alibori 20 1 240 1 240 100 Mono-Couffo 09 150 150 100 Ouémé-Plateau 33 2193 2193 100 Zou-Collines 34 920 911 99 Total national 130 5278 5232 99 La mission a noté avec satisfaction la signature du contrat avec ETD, l’ONG chargée de la promotion des ESOPs ainsi que le démarrage imminent de ses activités sur le terrain. La mission souligne la nécessité de veiller à ce que les aménagements dans les différents bassins, soient conduits de pair avec la promotion des petites, moyennes ou grandes unités industrielles de transformations de riz. 16. Pour la sous-composante 2.2, l’ASECNA a attribué un site pour la réalisation d’une chambre froide à l’aéroport de Cotonou au profit des exportateurs d’ananas. Il en est de même pour le centre de recherche-développement en aquaculture qui sera réalisé à l’Université d’Abomey-Calavi. Les études nécessaires seront poursuivies pour la mise en œuvre effective des infrastructures prévues sur ces sites. Pour la construction de 110 magasins pour les différentes filières au titre du PADA, les offres reçues en réponse à l’appel d’offres ont été entièrement dépouillées. Toutefois, les résultats de dépouillement des offres sont en cours de validation par la Direction Nationale du Contrôle des Marchés Publics (DNCMP) du Ministère de l’Economie et des Finances et la Banque Mondiale. 17. Composante 3 : « Coordination des chaînes de valeur et financement agricole». La Composante 3 sur la coordination des chaînes de valeur et le financement agricole est structurée en 2 sous-composantes, chacune, s’occupant d’un des deux volets : coordination et financement. 18. Au titre de la sous composante 3.1 sur la coordination des chaînes de valeur, la mission a noté avec satisfaction la conduite à terme de l’exercice d’appui à l’organisation et à la structuration des filières qui a conduit aux résultats suivants : (i) caractérisation des acteurs et de leurs besoins en biens et services ; (ii) définition d’un modèle d’affaires visant à garantir l’accès des acteurs à ces biens et s ervices et l’amélioration de leurs performances; et (iii) adoption d’un plan d’actions pour la mise en œuvre de ce modèle pour les filières ananas, anacarde, riz, poisson et semences. Le défi au cours des prochains mois est de mettre effectivement en œuvre les activités découlant de ces plans d’action en veillant à leur cohérence par rapport aux actions déjà entamées. La faîtière des producteurs d’anacarde (FENAPAB) et ses démembrements ont bénéficié de l’appui du PADA en termes de recrutement et de mise à disposition du personnel technique et également pour la restructuration et le remembrement de leurs instances 5 dirigeantes conformément à la loi OHADA. Dans le cadre de l’amélioration de l’environnement institutionnel de la coordination des chaines de valeurs, il a été créé deux cadres de concertation (Plateforme de dialogue public-privé) des acteurs des filières anacarde et riz en collaboration avec le Programme d’Appui à l’Agriculture (ProAGRI) de la GIZ. 19. Appui à la filière Coton. La mission a noté que le projet a conduit des sessions de formation dans le cadre du renforcement des capacités du personnel technique des CARDER et des membres des bureaux des CVPC. Ainsi, 256 Cadres, 797 CPV (250 pour l’Atacora-Donga, 182 pour le Borgou, 225 pour l’Alibori et 140 pour le Zou-Collines) et 14 712 élus de 1226 CVPC ont vu leurs capacités renforcées. En outre, la mission a rencontré l’ONS et la SONAPRA pour échanger sur le déroulement de la campagne 2012/2013 et l’état d’avancement de la campagne 2013/2014 en cours, et les perspectives de la filière. Avec la suspension de l’Accord-cadre entre l’AIC et l’état, la campagne 2012-2013 a été gérée par les institutions étatiques, notamment la SONAPRA et l’ONS. La SONAPRA a assuré la gestion des flux physiques du coton graine y compris la vente de fibre et des graines, tandis que les flux financiers ont été gérés par l’ONS qui a été aussi l’emprunteur/interlocuteur du consortium des banques qui ont financé la campagne à hauteur de 82 milliards de F CFA. Selon ces deux institutions, bien que la production totale du coton-graine réalisée reste largement en deçà des prévisions initiales, la campagne a été globalement satisfaisante avec une production de 240.000 tonnes de coton-graine et de 105.000 tonnes de coton fibre pour un rendement d’égrenage de 43%. La vente de fibre s’élève à environ 90 milliards (export plus vente locale) avec environ 9.6 milliards de F CFA pour les graines vendues aux triturateurs locaux. Ces recettes ont permis de rembourser entièrement la dette (82 milliards de F CFA) du consortium des banques ; les producteurs ont été aussi entièrement payés. Les crédits intrants de 24 milliards F CFA et les 2 milliards de crédits de campagne aux producteurs ont été récupérés à hauteur de 99.73%. En ce qui concerne la campagne 2013-2014, sur une prévision d’emblavures de 425 223 ha, il a été réalisé au 20 août 2013, une superficie de 343 508,54 ha soit environ 81% de réalisation ; avec les conditions climatiques peu favorables, la production de coton- graine se situerait entre 300.000 et 340.000 tonnes. S’agissant des perspectives, le gouvernement entend entreprendre, après cette période de transition, de nouvelles réformes avec le zonage. Des discussions sont en cours sur les orientations à donner afin de préparer les termes de référence pour une étude sur le zonage. 20. Par rapport à la sous-composante 3.2 sur le financement agricole, les manuels de procédures des divers instruments financiers du projet ont été élaborés, validés par les acteurs et approuvés par la Banque mondiale. En outre, les actes administratifs de mise en place des différents organes de gestion dans les différents manuels de procédures ont été signés. En vue de les préparer à s’acquitter convenablement de leur mission, des ateliers d’internalisation des documents de gestion ont été organisés à l’intention des membres des divers organes de gestion des instruments financiers. Par ailleurs, le premier appel à propositions de microprojets a été lancé pour le fonds compétitif et le fonds à frais partagés avec la réception de six cent soixante-dix (670) dossiers à l’issue de l’appel à proposition, dont 381 dossiers au niveau national pour le Fonds compétitif et 289 dossiers au niveau des six régions pour les Fonds à frais partagés répartis comme suit : Atacora/Donga : 35 dossiers, Atlantique/Littoral : 39 dossiers, Borgou/Alibori : 23 dossiers, Mono/Couffo : 78 dossiers, Ouémé/Plateau : 99 dossiers, et Zou/Collines : 15 dossiers. L’évaluation des dossiers de microprojets soumis est en cours et la phase d’évaluation terrain devra suivre pour la présélection des microprojets qui seront portés à l’approbation du Conseil National d’Approbation (CNA) pour le fonds compétitif et des Comités Régionaux d’Approbation (CRA) pour le fonds à frais partagés. 21. Au niveau de la Composante 4 relative à la coordination du secteur et gestion du projet, les détails de la mise en œuvre sont résumés ci-après : 6  Suivi-évaluation. La mission a pris part à la présentation de l’exposé sur l’état d’avancement des études de référence du PADA et du PPAAO faite par l’équipe des consultants recrutés pour conduire lesdites études. La mission a fait remarquer : (a) la nécessité de préciser si les valeurs de référence par défaut ainsi que les valeurs cibles figurant dans le tableau du cadre des résultats du PADA, restent pertinents ou non, et s’il en était besoin, de proposer des valeurs correctives documentées ; (b) l’étude devra également proposer s’il en était besoin quelques nouveaux indicateurs complémentaires assortis d’un cadre de résultats spécifique ; (c) la nécessité que les données de référence sur les indicateurs d’impact relatifs aux conditions de vie des différentes catégories d’acteurs des filières ciblées ne devraient pas être uniquement qualitatives mai s également quantitatives et mesurables, de manière à faciliter plus tard la mesure des impacts. Enfin, le projet étant presqu’à mi -parcours de son exécution, la mission recommande au projet de prendre dès à présent, des dispositions pratiques pour réaliser des enquêtes évaluatives pouvant permettre de mesurer les effets immédiats des interventions du projet chez les bénéficiaires.  Appui global à la coordination du secteur. La mission a noté avec satisfaction l’appui apporté par le PADA à la DPP/MAEP pour l’organisation des revues régionales de suivi -évaluation au profit des CARDER qui contribuent à rendre disponibles les informations sur les producteurs encadrés. Tout en encourageant la poursuite de ces revues, la mission recommande au Projet de veiller à la remontée régulière des informations sur les différents groupes d’acteurs et filières appuyées. Revue des autres aspects de la mise en œuvre 22. Gestion financière. Le système de gestion financière du projet demeure modérément satisfaisant malgré la finalisation du paramétrage du logiciel comptable qui a permis de rattraper la saisie des opérations relatives à l’exercice 2012. Des progrès ont été notés en ce qui concerne l’évaluation et le renforcement des capacités des structures d’exécution mais ces activités ont été accomplies au détriment d’une supervision adéquate des tâches comptables. L’organisation comptable devrait être améliorée pour assurer la tenue à jour de la comptabilité du projet et l’optimisation de l’utilisation du logiciel comptabl e. Compte tenu de l’importance des activités dont la mise en œuvre incombe aux structures d’exécution et de l’insuffisance de la supervision des procédures convenues avec ces structures, la mission recommande le recrutement pour le ProCad d’un auditeur interne dont les activités devraient renforcer l’environnement de contrôle du projet et assurer un respect adéquat des procédures de gestion. 23. Passation des marchés. La mission a examiné l’état de mise en œuvre du Plan de Passation de Marchés (PPM) du PADA ainsi que celui du volet urgence. La passation des marchés sur le projet est jugée satisfaisante (S).  Etat d’avancement de la mise en œuvre du plan de passation des marchés : les procédures de passation de marchés ont été engagées pour environ 65% des marchés de fournitures et 64% des contrats de services ; le taux général est estimé en moyenne à 64%. Le taux de mise en œuvre du plan de passation de marchés 2013 du PADA a connu une amélioration par rapport à la période d’avril 2013. Cependant, le taux global demeure toujours en dessous de la moyenne. Par ailleurs, les problèmes rencontrés et discutés au cours de la mission se présentent comme suit :  Vaccination et déparasitage des petits ruminants : La mission recommande au projet de discuter avec la Direction de l’Elevage (DE) en vue d’envisager la possibilité de signature d’une convention avec la DE pour la mise en œuvre de cette activité ; et  Marchés signés et non encore exécutés : Le projet a fait à la mission le point des cinq (5) marchés signés et notifiés depuis le 24 mai 2013 pour un délai de 90 jours dont la livraison des matériels n’est toujours pas intervenue à ce jour. Ces marchés sont déjà 7 arrivés normalement à l’expiration mais trois (3) des cinq (5) fournisseurs ont pris l’engagement sur de nouvelles dates. La mission rappelle au projet qu’il doit veiller à l’avenir sur l’exécution des contrats. Tout marché dont le délai d’achèvement arrive à expiration devient caduc et ne devrait plus être exécuté. Si un contrat devrait continuer à courir, un avenant devrait être pris pour proroger la date d’achèvement. Au regard des explications fournies par le projet, la mission lui recommande de :  notifier à chacun des fournisseurs que leur contrat est déjà arrivé à expiration et que s’ils n’arrivent pas à livrer au plus tard le 30 novembre 2013, le projet considérera qu’ils n’ont pas pu respecter leur engagement et leur contrat deviendra caduc ;  porter à l’attention de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) le cas des entreprises qui se conforment dans leur offre au délai d’exécution fixé par le Maître de l’Ouvrage pour gagner les marchés et qui n’arrivent pas à exécuter ces contrats dans le délai, en vue de la prise à leur encontre des sanctions prévues par les dispositions du code des marchés publics en vigueur.  Problèmes systémiques affectant la passation des marchés : le principal problème évoqué est celui relatif au long délai d’évaluation des offres en raison des difficultés de prise de note de service désignant les membres de la commission d’évaluation des offres. La mission recommande au projet d’actualiser le manuel d’exécution du projet pour tenir compte des nouveaux organes de passation de marchés prévus par le code des marchés publics en vigueur. Le manuel devra préciser déjà la composition des membres du comité d’évaluation des offres.  Contrat de personnel avec les agents ayant déjà fait valoir leur droit à la retraite : La mission a été informée que sa recommandation antérieure concernant ce type de personnel a connu des difficultés de mise en œuvre en raison de certains aspects qui n’ont pas été clarifiés. Une séance de travail a été tenue entre la mission et l’équipe du projet. A l’issue de la réunion, il a été retenu ce qui suit : (i) Laisser courir les contrats actuels de ces agents qui expirent en mars 2014 ; (ii) Verser les prélèvements déjà effectués sur la base du mode de calcul accepté d’accord partie au cours de la réunion ; et (iii) Revoir, au renouvellement, le type de contrat (contrat de consultant plutôt que contrat de travail) de ses agents, le mode de calcul de leur cotisation sociale en se conformant aux dispositions du code de travail en vigueur.  Responsabilité en matière de passation de marchés : La mission a constaté que les marchés de la contrepartie nationale sont passés au niveau de la Direction Administrative et Financière au point où certains marchés prévus sur le plan de passation des marchés des ressources extérieures sont passés sur les fonds de contrepartie. La mission rappelle que, pour les projets, le spécialiste en passation de marchés du ProCAD a la responsabilité entière de toute la passation des marchés aussi bien sur les fonds des ressources extérieures que sur les fonds de la contrepartie nationale. La mission recommande au Coordonnateur de prendre les dispositions nécessaires en vue de (i) séparer la fonction de gestion financière et la fonction de passation de marchés et (ii) de soumettre simultanément le plan de passation de marchés de la contrepartie et le plan de passation de marchés des ressources extérieures. 24. Mesures de sauvegarde environnementale et sociale. Le screening environnemental des sites d’aménagement et les activités de renforcement de capacités pour la mise en œuvre de mesures de sauvegarde environnementale et sociale se poursuivent. La mission réitère la nécessité pour les conventions de financement, au titre des microprojets en cours de sélection, de comporter des clauses obligatoires de respect des mesures environnementales et sociales. 25. Communication. Sur le plan de la communication, la mission a noté que plusieurs activités ont été réalisées, et ont contribué à améliorer la visibilité du PADA. Il s’agit en l’occurrence du lancement 8 officiel du site web du projet depuis le 18 octobre 2013 et du film institutionnel. La mission se réjouit des avancées sur les aspects liés à la communication et recommande d’accélérer les travaux en vue du partenariat avec les radios rurales. 3. SYNTHESE DES RECOMMANDATIONS ET PROCHAINES ETAPES 18. Les progrès réalisés, bien que notables, sont en dessous des projections attendues et les valeurs de beaucoup d’indicateurs du cadre de résultats sont encore inférieures aux cibles annuelles. Pour rattraper le retard, il est donc nécessaire d’accélérer la mise en œuvre des activités du projet et d’améliorer davantage le taux de décaissement en prélude à la revue à mi-parcours. La mission a formulé un certain nombre de recommandations dans ce sens et le détail des principaux accords obtenus ainsi que le plan d’actions pour les prochaines étapes sont résumés dans le plan d’action à l’Annexe 2. 4. ACCES A L’INFORMATION 19. Dans le cadre de la Politique de la Banque mondiale en matière d’Accès à l’Information, en vigueur depuis le 1er juillet 2010, les aide-mémoires relatifs aux projets peuvent être rendus publics, si l’emprunteur et la Banque en conviennent. La Banque et le Gouvernement de la République du Bénin confirment leur compréhension de cette Politique et leur accord à divulguer publiquement cet aide- mémoire lors de la réunion de synthèse, présidée par M. Olivier Vigan, Secrétaire Général du MAEP qui a eu lieu le 30 octobre 2013, au Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche à Cotonou. Listes des Annexes Annexe 1 : Liste des personnes rencontrées Annexe 2 : Plan d’actions pour la mise en œuvre des recommandations Annexe 3 : Cadre de résultat du PADA au 31 octobre 2013 9 Annexe 1 : Liste des personnes rencontrées NOM ET PRENOMS FONCTION STRUCTURE 1. LAOUROU Rigobert Directeur de Cabinet MDAEP 2. VIGAN Olivier Secrétaire Général MAEP 3. ASSOGBA Hodonou DPP MAEP AMEDJICO Gaston C/DBM MDAEP 4. BAKO Idrissou Directeur Général SONAPRA 5. DELIDJI Adrien Directeur Général ONS 6. ADJANOHOUN Adolphe Directeur CNS-Maïs INRAB 7. BANKOLE Camille Point Focal/ CNS-Maïs INRAB 8. HOUNYOVI Apollinaire Chef Service Appui Conseil DICAF Agricole 9. GLELE Mellon Responsable WASP WASP/PPAAO 10. CAPO-CHICHI Y. Janvier Coordonnateur ProCAD 11. ICHOLA Jacob Chef Projet PADA 12. ASSOGBA MIGUEL Virginie Chef Projet PPAAO 13. HOUNSOU-VE Guillaume R/Suivi-Evaluation ProCAD 14. ANATO Paulin RAF ProCAD 15. OUENDO Maxime SPM ProCAD 16. AKONDE Pierre Assistant Chef Projet PPAAO PPAAO 17. AGBODEMAKOU Toussaint Assistant R/SE /PPAAO PPAAO 18. OSSENI Sofiath R/Com/ProCAD PPAAO 19. SEKO-DENIS Sylvain Assistant R/SE/PADA PADA 20. ACHIGAN DAKO Eric Enseignant Chercheur FAST/UAC 22. ADJE Charlotte Chercheur FAST/UAC 23. SENOU Victorin Technicien FAST/UAC 24. LALEYE Philippe Enseignant Chercheur FSA/UAC 30. AHOHOUENDO Alain Chercheur FSA/UAC 31. KOSSOKO Djalal Chercheur FSA/UAC 10 Annexe 2 : Plan d’action pour la mise en œuvre des recommandations N° Description des actions Responsable Echéance Actions au niveau des composantes Composantes 1& 2 1. Signer le reste des conventions avec notamment les C/PADA 15 mars 2014 faitières des OP ainsi que les contrats avec les partenaires de mise en œuvre du PADA 2. Améliorer la complémentarité et la synergie avec le PADA C/PADA Activité notamment dans le domaine des semences et de la diffusion permanente des technologies améliorées Composante 3 3. Mettre effectivement en œuvre les activités découlant de ProCAD en liaison 15 mars 2014 des plans d’actions filières élaborés à l’aide de l’approche avec le DPLR, les MANGO en veillant à la cohérence avec les actions déjà CeRPA, la DICAF entamées 4. Accélérer la sélection des microprojets au titre du fonds ProCAD 30 avril 2014 compétitif et du fonds à frais partagé et lancer le recrutement de l’opérateur technique et de l’opérateur financier (pour le fonds de garantie) Composante 4 ProCAD/DPP 5. Elaborer et faire approuver par le Comité National de C/PADA 31 décembre 2013 Pilotage et la BM au plus tard fin décembre 2013, le PTBA 2014 ainsi que le PPM du projet. 6. Actualiser le manuel d’exécution du projet pour tenir C/PADA/SPM 15 mars 2014 compte des nouveaux organes de passation de marchés prévus par le code des marchés publics en vigueur. Plan d’actions pour renforcer la gestion financière 7. Spécialiste en Procéder au rattrapage de la saisie des écritures comptables Fin mai 2013 sur l’exercice 2013 gestion financière et chef comptable 8. Soumettre mensuellement des demandes de Spécialiste en Chaque mois réapprovisionnement sur tous les comptes désignés des gestion financière projets Actions au niveau de la passation des marchés Responsable Echéance 9. Accélérer la mise en œuvre du PPM à travers l’élaboration C/PADA et SPM Continu à bonne date des termes de référence et des spécifications techniques à mettre à la disposition du spécialiste en passation de marchés du projet 10. Tenir des réunions hebdomadaires ou mensuelles pour le C/PADA et SPM Continu suivi des activités prévues au plan de passation de marchés ; Organiser une session de formation d’une semaine environ C/PADA/Banque 15 février 2014 en passation des marchés au profit des acteurs impliqués mondiale dans la mise en œuvre du projet Actions au niveau de la communication 11. Accélérer la mise en place du partenariat avec les radios Spécialiste 15 février 2014 rurales à travers : identification des média, formation des Communication animateurs, conception de fiches techniques simplifiées et élaboration des programmes / émissions à diffuser 11 Annexe 3 : Cadre de résultats du PADA au 31 octobre 2013 Valeurs Cumulative de l’Objectif Valeurs Code OPD Résultats Base 2009- Sources des données Responsabilité de Description Unité de mesure réalisées au 31 Fréquence clé Indic des Indicateurs * 2010 / Méthodologie collecte des données (indicateur etc.) mars 2013 Année 1 (2012) Année 2 (2013) Riz : 0 6 12 6 634 dont 51,4% de femmes Ac : 0 15 30 0 Unité de Gestion du pour le riz Bénéficiaires Nombre Missions de Programme (PMU)- Données en cours de OPD.I1 directs, dont 40% C An : 0 2 4 0 Annuel supervision et '(1000) Unité d’évaluation et de compilation pour de femmes évaluation annuelle P:0 0,2 0,4 0 Suivi l’anacarde, l’ananas et le poisson M:0 30 40 R : 50 10 20 0 Unité de Gestion du Quantité production Missions de Mille tonnes (R, Programme OPD.I2 transformée (zone C Ac : 0 - 1,0 0 Annuel supervision et A, An) et Cadre(PMU)- Unité du projet) évaluation annuelle d’évaluation et de Suivi An : 0 - 6 0 Ac : 25 28 32 0 Quantité exportée, Unité de Gestion du Missions de d’anacarde et Programme OPD.I3 C Mille tonnes Annuel supervision et d’ananas (zone du Cadre(PMU)- Unité évaluations annuelle projet) d’évaluation et de Suivi An : 20 25 26 0 P : 2.8 3 4 0 Maïs : 1.2 1,3 1,4 0 Unité de Gestion du Missions de Rendements Programme OPD.I4 Productivité Riz : 4.0 4,2 4,44 0 Annuel supervision et (tonne/ha) Cadre(PMU)- Unité évaluations annuelle Ac : 0.45 0,5 0,55 0 d’évaluation et de Suivi An : 50 51 53 0 RESULTAT INTERMEDIAIRE Résultat Intermédiaire (Composante 1) : adoption des technologies améliorées et restauration de la productivité Composant 1.1 : Restauration de la productivité 12 Valeurs Cumulative de l’Objectif Valeurs Code OPD Résultats Base 2009- Sources des données Responsabilité de Description Unité de mesure réalisées au 31 Fréquence clé Indic des Indicateurs * 2010 / Méthodologie collecte des données (indicateur etc.) mars 2013 Année 1 (2012) Année 2 (2013) R:0 3 6 0 ménages ayant M:0 30 40 0 Unité de Gestion du Missions de bénéficié des Nombre de Programme C1.I1 Annuel supervision et activités de ménages (1000) Cadre(PMU)- Unité Elev : 0 80 150 0 évaluations annuelle réhabilitation d’évaluation et de Suivi P:0 0,5 0,8 0 Composante 1.2 : Adoption des technologies améliorées R:0 5 10 0 Superficie couverte Unité de Gestion du Missions de en technologies Programme C1.I1 C 1,000 Hectares Ac : 0 7,5 15 0 Annuel supervision et améliorées grâce Cadre(PMU)- Unité évaluation annuelle au projet d’évaluation et de Suivi An : 0 1 2 0 Producteurs : 0 0 40 0 Personnes utilisant Missions de Unité de Gestion du les technologies supervision et Programme (PMU)- C1.I2 améliorées C % Agro- Annuel transformateurs : 0 40 0 évaluation annuelle et Unité d’évaluation et de diffusées par le sondages agricoles Suivi Projet 0 Résultat Intermédiaire (Composant deux:) : Développement/réhabilitation de l’irrigation et du marché infrastructurel Composante 2.1 : Développement et réhabilitation des infrastructures d’irrigation Unité de Gestion de Missions de Programme PMU-Unité Superficie C2I1 C Hectares Sup aménagée : 0 750 679 Annuel supervision et de Suivi et Evaluation et 1055,6 aménagée évaluation annuelle spécialiste en infrastructure et 13 Valeurs Cumulative de l’Objectif Valeurs Code OPD Résultats Base 2009- Sources des données Responsabilité de Description Unité de mesure réalisées au 31 Fréquence clé Indic des Indicateurs * 2010 / Méthodologie collecte des données (indicateur etc.) mars 2013 Année 1 (2012) Année 2 (2013) équipement Sup réhabilitée : 0 2000 377 Composante 2.2 : Développement et réhabilitation des infrastructures du marché Unité de Gestion de Programme PMU-Unité Infrastructures Missions de de Suivi et Evaluation et C2.I2 construites ou Nombre 0 30 50 0 Annuel supervision et spécialiste en réhabilitées évaluation annuelle infrastructure et équipement Unité de Gestion de Quantités de R:0 5 10 0 Programme PMU-Unité Missions de produits collectés de Suivi et Evaluation et C2.I3 Mille tonnes M:0 5 5 0 Annuel supervision et et stockés dans la spécialiste en évaluation annuelle zone de projet infrastructure et Ac : 0 5 5 0 équipement Résultat Intermédiaire (Composante trois). Chaine de valeur de coordination et financement Composante 3.1 : coordination des chaines de Valeurs Unité de Gestion de Programme PMU- Nombre Missions de Unité de Suivi et C3.I1 d’interprofessions Nombre 0 0 1 0 Annuel supervision et Evaluation et créées évaluation annuelle spécialiste en Chaine de Développement valorisée % de CVPC Unité de Gestion de Rapports de AIC % Organisations (coopérative 0% des 1353 Programme PMU C3.I2 de producteurs villageoise de CVPC actuelles 100 100 0 Annuel de coton formés producteurs de sont formées Missions de coton) formées AIC supervision 14 Valeurs Cumulative de l’Objectif Valeurs Code OPD Résultats Base 2009- Sources des données Responsabilité de Description Unité de mesure réalisées au 31 Fréquence clé Indic des Indicateurs * 2010 / Méthodologie collecte des données (indicateur etc.) mars 2013 Année 1 (2012) Année 2 (2013) Composante 3.2 : Facilitation de l’accès au marché et financement agricole Bénéficiaires des R:0 1 1 0 Unité de Gestion de sous- projets Missions de A:0 1 1 0 Programme PMU- et C3.I3 innovants Pourcentage Annuel supervision et spécialiste en financés sur des P:0 1 1 0 évaluation annuelle financement rural fonds compétitifs An : 0 1 1 0 Remboursement Unité de Gestion de Missions de des prêts parmi Programme PMU- et C3.I4 Pourcentage 60 80 80 0 Annuel supervision et les bénéficiaires spécialiste en évaluation annuelle du projet financement rural Résultat Intermédiaire (Composante quatre) : Amélioration de la coordination du programme sectoriel de l’agriculture Composant 4.1 : Programme sectoriel de coordination projets suivis à Missions de MAEP travers le Donnée à actualiser C4.I1 C Pourcentage 55 60 65 77 Annuel supervision et système S-E du en fin d'année évaluation annuelle PMU MAEP Exécution financière du Missions de MAEP Donnée à renseigner C4.I2 programme C Pourcentage 45 50 55 Annuel supervision et en fin d'année sectoriel de évaluation annuelle PMU l’agriculture Composant 4.2 : Gestion du Projet Exécution physique et Missions de Donnée à actualiser C4.I3 financière des Pourcentage 0 70 80 19,42 Annuel supervision et PMU en fin d'année PTA élaborés et évaluation annuelle approuvés 15