PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 _________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT DES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________________ SIGLES ET ABBREVIATIONS ACCES Africa Clean Cooking Energy Solution AGR Activités Génératrices de Revenus ALE Agence Locale d'Exécution AQ Assurance de la Qualité BAD Banque Africaine de Développement BAP Bioversity Action Plan BM Banque Mondiale CARG Conseils Agricoles Ruraux de Gestion CC Cour des Comptes CDF Franc congolais CGPMP Cellule de Gestion des Projets et Marchés Publics CEP Cellule d’Exécution du Projet CES Conservation des Eaux et des Sols CFP Centre de Formation des Provinces CLD Comité Local de Développement CP Comité de Pilotage COMIFAC Commission pour les Forêts d'Afrique Centrale DDD Direction du Développement Durable DHR Direction d’Horticulture et Reboisement DIAF Direction des Inventaires et Aménagement Forestiers DP Demande de Propositions DRF Demande de Retrait des Fonds DRS Défense et la Restauration des Sols DSCRP-2 Document de Stratégie de Croissance et la Réduction de la Pauvreté, Deuxième génération ETD Entités Territoriales Décentralisées FA Foyers Améliorés FAD Fonds Africain de Développement FAO Food and Agriculture Organization FMI Fonds Monétaire International GES Gaz à Effet de Serre GES Gestion Environnementale et Sociale GIZ Deutsche Gesellsechaftfur Internationale Zusammenarbeit IDA/ AID Association Internationale de Développement IEC Information, Education, Communication IGF Inspection Générale des Finances INERA Institut National de Recherches Agronomiques ISA International Audit Standard ITIE Initiative pour la Transparence des Industries Extractives MECNT Ministère de l’Environnement, Conservation de la nature et Tourisme MRV Measurement, Reporting And Verification ODP Objectif de Développement du Projet Page 1 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 _______________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT DES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ OHADA Organisation pour l’Harmonisation du Droit des Affaires OMA Organisation des Mineurs Artisanaux OMD Objectifs du Millénaire pour le Développement ONG Organisation Non Gouvernementale PCGES Plan Cadre de Gestion Environnementale et Sociale PD Paiement Direct PFNL Produits Forestiers Non Ligneux PFCN Projet de Foresterie et de la Conservation de la Nature PGES Plan de Gestion Environnementale et Sociale PIB Produit Intérieur Brut PIF Programme d'Investissement de la Foret Projet Intégré de Réduction des Émissions dues à la Déforestation et à la Dégradation des PIREDD forêts PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement PPM Plan de Passation de Marchés PSG Plans Simples de Gestion PUT Plans d'Utilisation des Terres RAF Responsable Administratif et Financier RDC République Démocratique du Congo REDD Réduction des Émissions dues à la Déforestation et à la Dégradation des forêts RMP Revue à Mi-parcours du Projet RNA Régénération Naturelle Assistée S&E Suivi et Évaluation UNDB : United Nations Development Business ST S Soutien technique USD Dollar des Etats-Unis d'Amérique WWF World Wildlife Fund Page 2 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 _______________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT DES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ MONSIEUR LE COORDONNATEUR DE L’UC- PIF PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) KINSHASA Monsieur Le Coordonnateur, En exécution de la mission d’audit, nous avons l’honneur de vous présenter notre rapport sur les Etats financiers du Projet de Gestion Améliorée des Paysages Forestiers (PGAPF), au titre de la période allant du 1er Janvier 2017 au 31 Décembre 2017 tel que prescrit par les termes de référence. Notre rapport d’audit, dont l’objet est de porter à votre connaissance nos principales conclusions, prend en compte les informations et justifications dont nous avons eues connaissance et/ou communication conformément à l’objet de notre contrat, comprend :  Notre opinion sur les états financiers (situation patrimoniale, tableau de ressources - emplois) ;  Les commentaires sur les états financiers ;  Relevé du compte Désigné ouvert pour recevoir le financement IDA ;  Commentaires éventuels sur le compte désigné. L’examen des comptes a comporté : - Le contrôle du caractère acceptable des principes comptables adoptés et leur permanence dans le temps ; - La vérification de la correcte imputation des actifs et des dépenses du PGAPF, notamment en ce qui concerne l’affectation dans les catégories budgétaires prévues dans l’Accord de Don IDA, TF 016869 ; - La vérification que toutes les dettes du PGAPF enregistrées sont réelles et justifiées, qu’elles représentent bien l’intégralité des dettes, et qu’elles sont inscrites sous les rubriques adéquates au passif du bilan ; - La revue des Etats Financiers pour s’assurer qu’ils sont conformes aux exigences légales et à celles des bailleurs de fonds. - La vérification des états certifiés de dépenses (ECD) conformément aux procédures de l’Association Internationale de Développement et des dispositions de l’Accord de Don ; - L’examen de toutes les pièces justificatives relatives aux états certifiés des dépenses, et la vérification de l’éligibilité desdites dépenses. Nos principales observations relatives au contrôle interne, figurent dans une section subséquente de notre rapport. Page 3 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ Veuillez agréer, Monsieur Le Coordonnateur, l’assurance de notre considération distinguée. Pour AUDIREX, (é) Fidèle MOUKAM Expert-Comptable Diplômé Associé Directeur Général Douala, le 18 Juin 2018 République du Cameroun Page 2 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ Sommaire A - ETATS FINANCIERS 1- RAPPORT DE l’AUDITEUR INDEPENDANT 2 - BILAN, TABLEAU DE RESSOURCES ET EMPLOIS PAR CATEGORIES 3 - NOTES SUR LE BILAN 4 - COMPTE DESIGNE ET ETAT CERTIFIES DE DEPENSES  Notes de synthèse de l’auditeur  Relevé du compte désigné  Commentaires sur le compte désigné B - CONTROLE INTERNE Page 3 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ A - ETATS FINANCIERS Page 4 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 1 –RAPPORT DE L’AUDITEUR NDEPENDANT Page 5 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ RAPPORT DE L’AUDITEUR INDEPENDANT A MONSIEUR LE COORDONNATEUR DE L’UC-PIF PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) KINSHASA Rapport sur l’audit des états financiers 1- Opinion Nous avons effectué l’audit des états financiers du Projet de Gestion Améliorée des Paysages Forestiers (PGAPF), qui comprennent la situation patrimoniale, le Tableau des ressources et emplois pour la période allant de Janvier 2017 au 31 Décembre 2017, ainsi que les notes annexes , y compris le résumé des principales méthodes comptables. A notre avis, à l’exception du problème concernant la spécialisation des exercices décrit dans la section « Fondement de l’opinion avec réserve » de notre rapport, les Etats Financiers tels que présentés, donnent dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière des ressources et emplois du Projet de Gestion Améliorée des Paysages Forestiers (PGAPF), au 31 Décembre 2017, ainsi que sa performance financière et de ses flux de trésorerie pour l’exercice clos à cette date conformément aux dispositions contenues dans l’Accord de Don DON TF 016869 et au Système Comptable OHADA. 2-Fondement de l’opinion avec réserve Le Bilan au 31 Décembre 2017 fait apparaitre les dépenses en attente de justificatifs pour un montant de 42 628,10 USD. Ces dépenses sont constituées essentiellement des frais de mission. Elles ont été entièrement justifiées et enregistrées en 2018 alors qu’elles auraient du être imputées sur l’exercice 2017, conformément au PTBA validé par l’IDA. Notre mission a été effectuée selon les normes internationales d’audit ISAs et sur la base des procédures convenues, résumées dans les procédures et directives de l’IDA ainsi que l’Accord de Don, et applicables en la matière Les responsabilités qui nous incombent en vertu de ces normes sont plus amplement décrites dans la section « Responsabilité de l’auditeur pour l’audit des états financiers » du présent rapport. Nous sommes indépendants du PGAPF, conformément au code de déontologie des professionnels comptables du conseil des normes internationales de déontologie comptable, ainsi qu’aux règles de déontologie qui s’appliquent à l’audit des états financiers avec les principes du Système Comptable en vigueur en République Démocratique du Congo., et nous nous sommes acquittés des autres responsabilités déontologiques qui nous incombent selon ces règles et le code de l’IESBA. Nous estimons que les éléments probants que nous avons obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion d’audit. Page 6 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 3 - Questions clés de l’audit Les questions clés de l’audit sont les questions qui, selon notre jugement professionnel, ont été les plus importantes dans l’audit des états financiers de la période sous revue. Ces questions ont été traitées dans le contexte de notre audit des états financiers pris dans leur ensemble et aux fins de la formation de notre opinion. Outre le problème décrit dans la section « Fondement de l’opinion avec réserve », nous avons déterminé que les questions décrites ci-après constituaient les questions clés de l’audit à communiquer dans notre rapport: a. Le système de traitement comptable du PGAPF prévoit une clôture informatique par an, celle- ci est faite après l’audit externe financier de fin d’année. Par conséquent, des écritures comptables sont susceptibles d’être modifiées durant toute l’année. Ce qui est contraire au droit comptable OHADA. b. Faiblesse dans le suivi du budget. Il ressort de l’examen de l’état d’exécution budgétaire (PTBA) de la période sous revue, que les dépenses de la composante 4 « Gestion de connaissance et Coordination du Projet » sont en dépassement de 102 628,89 USD c. Absence de manuel de procédures spécifiques après la migration de la comptabilité manuelle à la comptabilité informatisée avec le logiciel QUICKBOOK, logiciel utilisé par les Agences Locales d’Exécution (ALEs) de la composante 3. 4 - Responsabilité de l’Unité de Coordination du Projet de Gestion Améliorée des Paysages Forestiers (PGAPF relative à l’établissement des états financiers L’Unité de Coordination du Projet de Gestion Améliorée des Paysages Forestiers (PGAPF ) est responsable de la préparation et de la présentation fidèle des états financiers conformément aux normes ISA, ainsi que du contrôle interne qu’elle considère comme nécessaire pour permettre la présentation d’états financiers exempts d’anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d’erreurs. Lors de la préparation des états financiers, c’est à l’UC-PGAPF qu’il incombe d‘évaluer la capacité du projet à poursuivre son exploitation, de communiquer le cas échéant les questions relative à la continuité d’exploitation. Il incombe aux responsables de l’UC-PGAPF de surveiller le processus d’information financière du l’Unité de coordination. 5 - Responsabilité de l’auditeur relative à l’audit des états financiers Nos objectifs sont d’obtenir l’assurance raisonnable, que les états financiers pris dans leur ensemble, ne comportent pas d’anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d’erreurs et de délivrer un rapport de l’auditeur contenant notre opinion. L’assurance raisonnable correspond à un niveau élevé d’assurance, qui ne garantit toutefois pas qu’un audit réalisé conformément aux normes ISA permettra toujours de détecter toute anomalie significative qui pourrait exister. Les anomalies peuvent résulter des fraudes ou d’erreurs et elles sont considérées comme significatives lorsqu’il est raisonnable de s’attendre à ce qu’individuellement ou Page 7 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ collectivement, elles puissent influer sur les décisions économiques que les utilisateurs des états financiers prennent en se fondant sur ceux-ci. Pour AUDIREX, (é) Fidèle MOUKAM Expert - Comptable Diplômé Associé Directeur Général Douala, le 18 Juin 2018 République du Cameroun Page 8 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 2 – ETATS FINANCIERS Page 9 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 2.1 – SITUATION PATRIMONIALE AU 31 DECEMBRE 2017 – ACTIF En Dollars US 31 DECEMBRE NOTES 31 DECEMBRE 2017 Libellé 2016 Brut Amort Net Net CHARGES IMMOBILISEES ET IMMOBILISATIONS INCORPORELLES FRAIS DE FONCTIONNEMENT 4 990 901,44 4 990 901,44 2 170 145,38 LOGICIELS 18 100,00 . 18 100,00 8 400,00 *** TOTAL CHARGES IMMOBILISEES ET IMMOBILISATIONS 321 5 024 088,86 5 024 088,86 2 178 545,38 INCORPORELLES *** IMMOBILISATIONS CORPORELLES AGROFORESTERIE-ALES 12 055 472,21 12 055 472,21 5 106 108,58 IMMOBILISATIONS GESTION DU 2 915 313,81 2 915 313,81 1 810 707,61 PROJET AGROFORESTERIE FERMIERS 55 980,00 55 980,00 PORTEURS PROJETS CONSTRUCTIONS EN COURS 280 476,30 280 476,30 *** TOTAL IMMOBILISATIONS 322 15 307 242,32 15 307 242,32 6 916 816,19 CORPORELLES *** IMMOBILISATIONS FINANCIERES GARANTIE LOCATIVE 33 900,00 33 900,00 33 900,00 *** TOTAL IMMOBILISATIONS 33 900,00 33 900,00 33 900,00 FINANCIERES *** ACTIF CIRCULANT FOURNISSEURS DEBITEURS 60 327,58 60 327,58 208 995,26 PERSONNEL 34 809,10 34 809,10 DEBITEURS DIVERS 139 650,44 139 650,44 80 491,96 *** TOTAL ACTIF CIRCULANT *** 323 234 787,12 234 787,12 289 487,22 TRESORERIE BANQUE 864 311,31 864 311,31 826 295,25 CAISSE 317,53 317,53 2 434,91 *** TOTAL TRESORERIE *** 324 864 628,84 864 628,84 828 730,16 TOTAL GENERAL 21 464 647,14 21 464 647,14 10 247 478,95 Page 10 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 2.2 – SITUATION PATRIMONIALE AU 31 DECEMBRE 2017- PASSIF 31 DECEMBRE 31 DECEMBRE Libellé NOTES 2017 2016 CAPITAUX PROPRES FONDS RECUS IDA 325 21 442 204,39 10 240 628,41 AUTRES RESSOURCES *** TOTAL CAPITAUX PROPRES *** 21 442 204,39 10 240 628,41 PASSIF COURANT 22 442,75 6 850,54 FOURNISSEURS ET 326 22 442,75 6 850,54 CREDITEURS DIVERS TOTAL GENERAL 21 464 647,14 10 247 478,95 Page 11 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 2.3 – TABLEAU DES RESSOURCES ET EMPLOIS Désignation NOTES 31 DECEMBRE 2017 Cumulatif DISPONIBLES Banques 826 295,25 Caisses 2 434,91 Sous-Total Solde d'ouverture 828 730,16 RESSOURCES DOTATIONS IDA 11 201 575,98 21 442 204,39 Avance Initiale 2 000 000,00 DRFs Payées 10 366 827,78 17 956 081,19 Demande de Paiement Direct 834 748,20 1 486 123,20 AUTRES DOTATIONS DECOUVERTS BANCAIRES Total RESSOURCES 12 030 306,14 21 442 204,39 EMPLOIS PAR CATEGORIE Trav, Biens, Fournit, Consultations 10 811 052,95 20 178 859,00 Incitations et Investissements Bases 354 624,35 398 716,55 S/Performance Total EMPLOIS PAR CATEGORIE 11 165 677,30 20 577 575,55 Solde de clôture compte spécial Banques 864 311,31 864 311,31 Caisses 317,53 317,53 Total des SOLDES DE CLOTURE 864 628,84 864 628,84 Page 12 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 3 – NOTES SUR LES ETATS FINANCIERS Page 13 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 31 – ACTIVITES ET ORGANISATION DU PROJET I. Objectifs du projet L'objectif de développement du projet est d'améliorer les moyens de subsistance des populations et la gestion du paysage forestier par des méthodes novatrices de financement, tout en réduisant les émissions de GES dues à la déforestation et la dégradation des forêts dans les zones sélectionnées (Kinshasa, Bandundu et Bas-Congo). Spécifiquement, le projet vise :  la diminution du taux de déforestation et de dégradation des forêts ;  le développement durable de la filière bois-énergie et  la sécurisation foncière et la promotion d’alternatives à l’abattis brûlis. Les principales interventions devront générer des résultats mesurables en termes de réduction des émissions de GES. II. Composantes Ce projet est organisé en quatre composantes ci - après :  Appui au PIREDD Plateau (14,2 millions USD) ;  Facilitation des activités du secteur privé pour réduire les émissions liées au bois énergie (8 millions USD) ;  Promotion des systèmes agro forestiers à petite échelle pour réduire les émissions dues à l’agriculture sur brulis (10,5 millions USD) ;  Gestion du projet (4,2millions USD). 2.1. COMPOSANTE 1 : APPUI AU PIREDD PLATEAU (14,2 MILLIONS USD) Cette composante a pour objectif de couvrir une grande entité territoriale et d'appliquer la réduction des émissions de manière systématique en identifiant les différentes causes d'émissions de carbone et en collaborant avec les autorités locales dans tout le district administratif ainsi que toutes les parties prenantes impliquées dans la déforestation. Elle pilotera également une approche de la territoriale cohérente et coordonnée pour lutter contre la déforestation. Les différents piliers de la stratégie nationale REDD+ impliqués dans la déforestation sont les suivants :  les autorités locales aux pouvoirs accrus organiseront l’aménagement du territoire des communautés villageoises ;  les services de vulgarisation technique formés et motivés surveilleront et soutiendront la gestion communautaire des forêts ;  l’appui fourni pour l'élaboration de plans de gestion simples au milieu agricole de la région ;  la formation et l’appui des forestiers à petite échelle seront fournis ; Page 14 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________  et enfin la diffusion des techniques agricoles pour accroître les rendements et les revenus de la population rurale. Cette composante comprend également des sous composantes. 2.2 COMPOSANTE 2 : FACILITATION DES ACTIVITES DU SECTEUR PRIVE POUR REDUIRE LES EMISSIONS DUES AU BOIS ENERGIE. (8 MILLIONS USD) Cette composante est subdivisée en deux sous-composantes : a) appui aux projets d'agroforesterie initiés par des organismes privés ; b) Diffusion des foyers améliorés dans Kinshasa. 2.3 COMPOSANTE 3 : PROMOTION DES SYSTEMES AGROFORESTIERS A PETITE ECHELLE POUR REDUIRE LES EMISSIONS DUES A L’AGRICULTURE SUR BRULIS.(10,5 MILLIONS USD) Le budget de cette composante est fixé à 10,5millionsUSD. Les zones ciblées comprennent les provinces du Kongo central et Bandundu le long de l'autoroute N°1 (route nationale1), s'étendant sur 100 km de chaque côté de la N°1 fortement dégradées et couvertes de savanes. La population de la zone d'approvisionnement est d'environ 11 millions d’habitants dans les villes de BOMA, MATADI, MBANZA -NGUNGU, KISANTU, KINSHASA, KENGE, KIKWIT ET MASIMANIMBA. L’équipe de PIF assignera aux ALEs. Le mandat d'appuyer les projets d'agroforesterie communautaire de petite et moyenne taille. Ces ALEs seront choisies parmi celles qui possèdent déjà des équipes techniques avec une expérience dans l'agriculture, assurant une formation effective et ciblée, dans l’organisation des ateliers, dans l’entretien et l’exploitation des machines agricoles telles que les tracteurs, ainsi que des preuves de l'engagement en agroforesterie et des connaissances des nouvelles techniques avancées et ayant des installations d'hébergement. Un audit préalable organisationnel et financier des ALEs sera fait avant leur sélection définitive. Ces opérateurs seront engagés sur une base négociée par le PGAPF en vue de la diffusion de pratiques agro forestières dans leurs zones. Ces interventions seront effectuées sur plusieurs niveaux :  Renforcement des capacités et formation par le biais de campagnes de sensibilisation, émissions de radio communautaire et appui pour améliorer les techniques de carbonisation ;  Création d'un environnement favorable au niveau communautaire par le biais de la mise en place de structures communautaires, organisations de producteurs et clarification du mandat ;  Facilitation de fourniture de matériel : sacs, charrettes à traction animale et outils ;  Création de la pépinière des essences forestières et espèces d’arbres fruitiers afin de favoriser le développement de l'agroforesterie, cultures pérennes, mais aussi de fournir une source complémentaire de la nutrition et la diversification des revenus de la ferme par le biais de la production d'huiles essentielles ;  Fourniture de services spécifiques pour les charges communes avec l'investisseur comme la main d’œuvre, le traitement, le matériel agricole et la commercialisation des produits. Page 15 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 2. 4. COMPOSANTE 4 : GESTION DU PROJET L'objectif de cette composante est la présentation du programme, la gestion des relations institutionnelles, la supervision de l'ensemble du programme, la gestion des appels d'offres et de propositions, la signature des contrats avec les partenaires, le contrôle financier de l'ensemble du programme, le suivi et l'évaluation, le financement pour les leçons apprises, l'organisation de l'interaction et la mise en œuvre d'un plan de communication, la synergie de projets de la banque et des autres opérateurs dans leurs sphères d'activité tout en assurant la conformité aux programmes du projet et de la COMIFAC (Commission pour les Forêts d'Afrique Centrale). III. FINANCEMENT DU PROJET Le coût total du projet, est estimé 21 500 000 DTS à 36,9 millions USD. La durée du projet est de 5 ans. Le tableau ci-dessous indique les catégories de dépenses à financer sur l’accord de don TF016869 du 08 Octobre 2014. (1 DTS = 1,84 USD) Montant du financement Pourcentage des Catégories IDA alloué (exprimé en dépenses à imputer US$) (taxes comprises) Biens, services d'experts-conseils (y compris les 34,4 M 100 % audits), sous-projets et les coûts d'exploitation du projet Incitations et investissements basés sur la 2,5 M 100% performance MONTANT TOTAL 36,9 M 100 % Ce Don est entré en vigueur le 29 Avril 2015. IV. ANCRAGE INSTITUTIONNEL DU PROJET 4.1. MINISTERE DE L’ENVIRONNEMENT, CONSERVATION DE LA NATURE ET TOURISME (MECN-T) Le Ministère de l’Environnement, Conservation de la Nature et Tourisme qui a dans ses attributions les forêts et les aires protégées est chargé de la mise en œuvre du projet. 4.2. COMITES DE PILOTAGE NATIONAL ET PROVINCIAL Le comité de pilotage national : Au niveau national, le projet est piloté par le Comité National REDD+ avec des pouvoirs d'orientation et de prise de décision. Les responsabilités de ce Comité comprendront l'approbation et le contrôle des plans de travail de projet et des budgets annuels. Une équipe dédiée au Secrétariat général supervise la Coordination technique du projet. Le comité de pilotage provincial : le Comité de pilotage provincial est établi pour les provinces de Bandundu et du Kongo central. Il comprend des représentants du Gouvernement de la Province, l'Administration territoriale, les Services décentralisés des Ministères concernés Page 16 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ par le projet, le Point Focal Provincial REDD+, les Représentants du Secteur privé et la Société civile. Composition Selon les dispositions institutionnelles du document du Projet, le Comité de Pilotage est composé de (6) membres ci-après :  Le Ministre de l’ Environnement, Conservation de la Nature et Tourisme : Président ;  Le Ministre de l’Agriculture et du Développement Rural : Vice Président ;  Le Ministre des Affaires Foncières : Membre;  Le Ministre de l’Intérieur : Membre ;  Le Secrétaire Général/ECN : Secrétaire ;  Le Coordonnateur de PIF : Membre. Les autres Ministres interviennent au CP sur invitation ou lorsque celui-ci examine les questions de leurs secteurs respectifs. Compte tenu de l’importance de cet organe dans l’exécution du projet, les structures qui le composent devront être représentées par des personnes permanentes et ayant un pouvoir de décision pour éviter les blocages instantanés. V. ORGANISATION COMPTABLE Les Etats Financiers (Bilan et Tableaux de ressources et emplois) du Projet de Gestion Améliorée des Paysages Forestiers (PGAPF), ont été élaborés par l’Unité de Coordination du Projet (UC- PIF) en DOLLARS US, sur la base du système comptable OHADA. La balance générale informatisée a été générée par le logiciel TOMPRO. Immobilisations corporelles  Les immobilisations ont été comptabilisées à leur coût historique. Conversion monétaire  Toutes les opérations effectuées sur les fonds IDA sont enregistrées en Dollars US. Système comptable Le PGAPF tient une comptabilité d'engagement à partie double, (accrual basis accounting), afin de permettre une comptabilisation exhaustive de tous ses avoirs et obligations financières (dettes). 3.2 NOTES SUR LES ETATS FINANCIERS 321. CHARGES IMMOBILISES ET IMMOBILISATIONS INCORPORELLES 5 024 088,86 USD Ce compte se présente ainsi qu’il suit : Page 17 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ LIBELLES SOLDE AU SOLDE AU 31/12/2017 31/12/2016 Charges immobilisées /fonctionnement 5 005 988,86 2 170 145,38 Logiciels 16 100,00 8 400,00 TOTAL 5 024 088,86 2 178 545,38 Les dépenses de l’exercice s’élèvent à 2 845 543,48 USD, et se ventilent comme suit : LIBELLES MONTANT USD Charges immobilisées/Frais de fonctionnement 2 835 843,48 Autres Logiciels 9 700,00 TOTAL 2 845 543,48 1. Charges immobilisées 2 835 843,48 USD N° COMPTE DESIGNATION MONTANT en USD 604100 Matières consommables (sachets en polyéthylène) 121 370,00 604 150 Location tracteurs, travaux labour et hersage pour les ALEs 538 969,31 604200 Carburant et lubrifiant 12 835,00 604300 Produits d’entretien bureau et de cafétéria 39 355,00 604400 Fournitures informatiques 82 373,00 604700 Fournitures de bureau 112 492,00 605600 Petits matériels et outillages 14 716,00 613000 Frais de transport pour le compte des tiers 2 000,00 618000 Indemnités de transport 9 000,00 618100 Voyage et déplacement (Titres de voyage) 15 723,11 618300 Courses de service 20,00 622000 Loyer de bureau 165 900,00 624100 Entretien et réparation véhicules 12 254,42 624101 Entretien bureaux 4 797,00 624200 Entretien et réparation des biens mobiliers 150,00 624301 Entretien matériels informatiques 11 430,00 624800 Autres entretiens et réparations 125,00 625200 Primes d’assurances véhicules 141 918,16 627100 Frais d’annonce et insertion 4 180,00 627200 Frais d’impression, affiches, dépliants 52 663,85 627500 Frais de publication 2 850,00 627700 Frais de colloques, Séminaires, conférences et Ateliers 16 812,50 627800 Autres charges de publicité (chanson de vulgarisation) 28 449,22 628100 Frais de communication téléphonique 4 650,00 628800 Internet 28 580,00 628801 Autres frais de télécommunication (abonnement SAT) 5 200,00 631100 Frais et commissions bancaires 131 784,32 632400 Honoraires des consultants 72 797,50 633000 Frais de formation du personnel 18 673,60 Page 18 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 634000 Activités MOD ALE 27 462,50 637200 Rémunérations Personnel Administration Publique 4 960,00 638000 Autres charges externes 14 500,00 638100 Frais de recrutement du personnel 505,00 638400 Frais de mission 210 640,83 651500 Pertes sur autres débiteurs 70,96 661100 Honoraires personnel national 421 476,71 661500 Autres honoraires 490,00 662100 Honoraires personnel non national 137 500,00 663800 Indemnités forfaitaires 2 020,00 668400 Soins médicaux 38 125,00 TOTAL 2 835 843,48 COMMENTAIRES Commentaires  Honoraires personnel national : 421 476,71 USD Le Personnel National est composé des agents ci-après - Un Expert en Gestion Financière - Un Auditeur Interne - Un Comptable - Un Expert en passation des marchés - Un Expert en SIG - Une Experte en communication - Un Expert en sauvegardes environnementales - Un Logisticien caissier - Un Expert en Passation de Marché à temps ponctuel - Un Assistant administratif et opérateur de saisie - Un Assistant administratif en Passation de marché - Un Assistant du Coordonnateur - Trois chauffeurs - Une réceptionniste  Honoraires personnel non national : 137 500,00 USD Il s’agit de la rémunération de l’unique Assistant Technique International du projet.  Assurances 141 918,16 USD Il s’agit de l’assurance de la flotte du PGAPF assurée par la SONAS et qui se détaille ainsi qu’il suit :  Véhicules utilitaires  Camions  Canots rapides  Tracteurs et  Motos. Page 19 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ Les différentes factures ou notes de débit de la SONAS se présentent ainsi qu’il suit : DESIGNATION MONTANT EN USD Note de débit n°12/12/2016 pour 71 motos 5 122,00 Note de débit n°30/2017 pour 10 tracteurs 7 106,00 Note de débit n°12/04/2017 pour 1 moto/BEGEAD 101,00 Note de débit n°58/2017 pour 1 Toyota Land cruiser de WWF 7 770,00 Note de frais n°27/2017 pour la Toyota Prado 8 568,00 Note de débit n°041/2017 pour 09 Camions 47 025,00 Régularisation de la quote-part des assurances 2017 23 286,89 Régularisation de la quote-part l’Exercice 2017 29 108,61 Régularisation de la quote-part des Assurances pour 2017 13 830,66 TOTAL 141 918,16  Pertes sur autres débiteurs : 70,96 USD Ce montant est constitué des pertes de 12,00 USD et de 58,96 USD enregistrées sur 2 opérations d’accréditation non abouties respectivement en faveur des porteurs des projets ADIL et ADUS.  Indemnités forfaitaires : 2 020,00 Ce montant concerne les indemnités journalières versées aux personnes extérieures au projet invitées aux commissions d’analyse et d’attribution des marchés. OBSERVATION Ces dépenses représentent les différentes charges récurrentes concernant le fonctionnement normal du PGAPF. A la clôture de l’exercice, ces charges ont été annulées des comptes de charges et transférées au débit du compte 20 intitulé « charges d’immobilisées ». Conformément au système OHADA, les charges immobilisées sont neutralisées à la fin de l’exercice comptable, en utilisant le compte 20 charges immobilisées par le crédit du compte 78 transfert des charges. 2. Immobilisations incorporelles/Autres logiciels : 9 700,00 USD Il s’agit du Logiciel ArcGis qui concerne le Système d’Information Géographique/SIG suivant facture n°FAC/ASF/R_ArcGis :10.3/IT/09/2017 de ACIT LEARNING SOLUTIONS. 322. IMMOBILISATIONS CORPORELLES 15 003 357,82 USD Ce solde se détaille ainsi qu’il suit : LIBELLES SOLDE AU SOLDE 31/12/2017 AU 31/12/2016 Agroforesterie ALE 12 055 472,21 5 106 108,58 Immobilisations Gestion du Projet 2 915 313,81 1 810 707,61 Page 20 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ Agroforesterie Porteurs des Projets 55 980,00 0,00 Constructions en cours 280 476,30 0,00 TOTAL 15 307 242,32 6 916 816,19 Les acquisitions de l’exercice s’élèvent à 8 086 546,63 USD :  Agroforesterie ALE : 6 949 363,63  Immobilisations Gestion de Projet : 1 104 606,20  Agroforesterie Porteurs des Projets : 55 980,00  Constructions en cours : 280 476,30 ________________ TOTAL 8 390 426,13 1. Agroforesterie ALE 6 949 363,63 USD Ce montant est ventilé comme suit : N° COMPTE DESIGNATION MONTANT EN USD 201001 Actualisation des politiques de sauvegarde 8 600,00 201102 Mise à jour cadre REPALEF 38 495,96 201106 Recherche de développement des îles du Fleuve 145 648,53 201200 Rémunérations de la Composante 1 119 051,44 224100 Plantations pour Agroforesterie (Achat plantules) 112 000,37 224110 Plantations pour Agroforesterie/MOD 3 513 344,30 224120 Plantations pour Agroforesterie/Rémunérations 1 423 502,43 224130 Plantations pour Agroforesterie/Porteurs des Projets 1 234 096,25 224800 Plantations liées aux PSE 354 624,35 TOTAL 2017 6 949 363,63 COMMENTAIRES Ce volet se concentre sur la promotion de l'agroforesterie et des systèmes de production novateurs comme alternatives à l'agriculture sur brulis et comme source durable de bois de chauffe des organisations paysannes dans le bassin d'approvisionnement de Kinshasa. Actuellement, les zones ciblées (à la fois au Bas-Congo et Bandundu le long de la route N°1) sont les zones d'approvisionnement majeures pour le bois de chauffage et le charbon de bois pour Kinshasa. 2. Agroforesterie des Porteurs des projets 55 980,00 USD Ce montant concerne les honoraires et les frais de mission payés aux 14 Experts dans le cadre d’accompagnement et de renforcement des capacités des porteurs des projets de la composante 2A 3. Immobilisations gestion de projet, 1 104 606,20 USD Les détails des acquisitions sont repris dans le tableau ci-après : Page 21 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ N° DE DESIGNATION MONTANT USD COMPTE 244100 Matériels de bureau 894,00 244200 Matériels informatiques 53 384,00 244400 Mobiliers de bureau 6 880,00 245100 Matériels roulants (véhicules) 976 008,20 245800 Vélos Motos 12 000,00 245801 Autres matériels et équipements 30 210,00 248000 Matériels spécifiques 25 230,00 TOTAL 1 104 606,20 COMMENTAIRES  Matériel roulant 976 008,20 USD Il s’agit des acquisitions suivantes :  Neuf( 09) camions évalués à 927 808,20USD suivant facture n°1701/08/2017/CFAO MOTORS RDC du 04 Août 2017.  Un véhicule Land Cruiser pour WWF évalué à 48 200,00 USD, suivant facture N°FVN07026 du 31/05/2017 de CFAO MOTORS RDC.  Matériels informatiques : 53 384,00 USD Ils sont constitués des acquisitions ci-après : LIBELLE MONTANT 02 ordinateurs portables MACK BOOK PRO, suivant facture N°512 de IT- 2 200,00 COM ; 04 ordinateurs portables HP ENVY PROCESSEUR C17, suivant facture 4 800,00 N°12961 de SMARTECH ; 02 GPS DE 240 PIXELS, suivant facture N°0321/2017 du 09/05/2017 de 1 200,00 PINNACLE-HARD ; 01 Serveur de l’Administration suivant facture SNBS. 29 700,00 04 ordinateurs portables HP PROBOOK 450 G4, suivant facture N°25495 du 5 400,00 07/09/2017 de l’ETS COMPUTECH. 01 Rack de 18 unités pour le serveur de la comptabilité, suivant facture 1 450,00 N°022/SNBS/10/17 du 05/10/2017 de SNBS 02 rétroprojecteurs à USD, suivant facture N°2466/17 du 27/10/2017 de 2 400,00 SOLUTIONS INFORMATIQUES 01 imprimante HP 5225DN LASER COULEUR, suivant facture N°11523 du 08/11/2017 de SMARTECH. 01 imprimante, suivant facture N°1802-0131/A du 10/11/2017 de CANOKIN 234,00 Page 22 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 02 rétroprojecteurs MULTIFONCTIONS 160X5.0.M, suivant facture N°0418/17 de MA MAISON VERTE. TOTAL 53 384,00  Les autres matériels et équipements : 30 210,00 USD Ils sont constitués de : - 6 téléphones satellitaires THURAYA à 9 000,00 USD, suivant facture N°24365 du 24/02/2017 de COMPUTECH - 8 GPS pour les 14 Experts devant accompagner les porteurs des projets à 3 560,00 USD, suivant facture N°0278 du 08/03/2017 de TECHNOLOGY AFRICA - Des matériels et équipements divers à 5 650,00 USD, suivant facture N°069/2017 du 13/04/2017 de NEW GLOBAL SYSTEME SUPPORT. - 1 moteur hors-bord du canot rapide de CCPN à 12 000,00 USD suivant facture KIN/A/2017/00412 du 08/05/2017 de PRODIMPEX.  Les matériels spécifiques : 25 230,00 USD Ils sont constitués des éléments suivants : - 2 appareils photos avec accessoires à 3 830,00 USD suivant facture N°1559/SM/2017 de HB TRADING ; - 25 GPS pour ALE évalués à 21 250,00 USD achetés chez BUROTOP IRIS suivant facture TF A16454 du 16/11/2017 ; - 2 baffles pour sons des vidéoprojecteurs à 150,00 USD suivant facture n° TFA16902 du 22/11/2017 / BUROTOP IRIS.  Les vélos et motos : 12 000,00 USD Ces acquisitions concernent l’achat d’une moto et de 4 moteurs hors-bords chez PRODIMPEX, suivant facture n° A317/2017 du 27 mars 2017. 4. Construction en cours 280 476,30 USD Ce montant représente les dépenses engagées dans le cadre de la construction de deux édifices :  bâtiment du PIREDD/Plateaux  bâtiment des DPO pour surveillance des travaux. Ces dépenses se détaillent ainsi qu’il suit :  BAJAC CONSTRUCT/Construction bâtment à Bolobo : 94 253,10  BAJAC CONSTRUCT/Construction bâtiment à Yumbi : 85 030,20  KABEYA LOSI Davi/DPO de Kwamouth : 3 600,00  NSILULU LUKUZI Dieudonné/DPO de Yumbi : 1 800,00  SICCO/Construction bâtiment à Mushie : 50 121,68  SICCO/Construction bâtiment à Kwamouth : 42 071,32  LUKUBAMA KALUNZODI Myke/DPO de Mushie : 900,00 Page 23 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________  LUMBWENAZO SUKAMA Achille/DPO de Bolobo : 2 700,00 ____________ TOTAL 280 476,30 COMMENTAIRES 1. A la clôture de l’exercice ces constructions n’étaient pas achevées. Il convient de noter que ces bâtiments ont été réceptionnés en 2018. 2. Suivant note d’instruction d’inventaire N° 245 du 15 Décembre 2017, les inventaires physiques des immobilisations ont commencé le 15 Décembre 2017 et le rapport final devrait parvenir à la coordination au plus tard le 31 Décembre 2017. Un état de conciliation a été fait avec les états comptables. 323. ACTIF CIRCULANT 234 787,12 USD Ce chapitre se présente ainsi qu’il suit : LIBELLES SOLDE AU SOLDE AU 31/12/2017 31/12/2016 Fournisseurs débiteurs 60 327,58 220 811,06 Personnel 34 809,10 0,00 Débiteurs divers 139 650,44 68 676,16 TOTAL 234 787,12 289 487,22 1. Fournisseurs débiteurs : 60 327,58 USD Ce montant représente le solde des avances restant à récupérer auprès des ALEs  WWF pour un montant de : 29 762,87  ACODED pour un montant de : 3 645,00  ADEI pour un montant de : 5 429,00  ADEV pour un montant de : 2 561,00  CCPN pour un montant de : 6 599,70  CEDEF pour un montant de : 4 590,00  CRAFOD pour un montant de : 4 249,00  CADIM : 3 491,01 ____________ S/TOTAL 60 327,58 2. Personnel 34 809, 10 USD Ce montant est constitué des rubriques suivantes :  Avances sur honoraires au personnel 3 660,00  Provisions à justifier de 31 149,10 ---------------------- Total 34 809,10 Page 24 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ a. Avances sur honoraires au personnel 3660,00 USD NOMS ET PRENOMS MONTANT EN USD BUKASA KALONDA Jean Paul 160,00 UMBA KANONGE Désiré 1 000,00 TEDIKA VIANGA Patrick 1 500,00 KUFINU DIAMATONDO 1 000,00 Total 3 660,00 Toutes ces avances ont été régularisées en 2018. b. Provisions à justifier 31 149,10 USD Il s’agit pour l’essentiel des frais de missions payés au mois de Décembre 2017, et dont le détail se présente ainsi qu’il suit : Nom et Prénoms Montant SASA KIUKA Jolly 6 000,00 LENGE BULAMBO Jean Richard 1 460,00 DIAMBU MALANDA Noel 1 571,00 MAYASI KISENGWA Ferdy 4 050,00 MVUMBI MAVUNGU Willy 5 00,00 VANGU LUTETE 9 230,00 YENGE BOMBA ALEX 6 938,10 UMBE KANONGE Désiré 1 400,00 Total 34 809,00 COMMENTAIRES - DIAMBU MALANDA Noël Prosper : 1 571,00 USD Pour achat Visa et assurance santé et frais de participation à la formation au séminaire de formation sur le logiciel TOMPRO à Paris. - SASA KIUKA Jolly : 6 000,00 USD Pour mission de partage d’expérience entre ALE de la composante 3. - LENGE BULAMBO Jean Richard : 1 460,00 USD Pour mission de contrôle et vérification des dépenses engagées par les ALE de la composante 3. - MAYASI KISENGWA Ferdy : 4 050,00 USD ème Pour 2 mission de suivi des travaux de construction des bâtiments PIREDD/Plateaux. - MVUMBI MAVUNGU Willy : 500,00 USD Pour mission d’audit des plantations après 9 mois de mise en œuvre auprès des porteurs des projets. - VANGU LUTETE Clément : 9 230,00 USD Page 25 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ Pour mission de participation à la 2ème réunion du Comité Provinciale de Pilotage de la composante 1 à Inongo. - YENGE BOMBA Alex : 6 938,10 USD Pour mission de participation à la réunion du Comité Provincial de Pilotage de la composante 3 à Matadi. - UMBA KANONGE Désiré : 1 400,00 USD Pour provision achat produits d’entretien bureau (1 000,00 USD) et achat cartes de communication en faveur du Staff UC-PIF (400,00 USD). A la date de notre passage en Mai 2018, il restait à régulariser 1 571,00 USD. 3. Débiteurs divers 139 187,12 USD Ce montant se ventile ainsi qu’il suit : Libellé Montant Avances payées aux fournisseurs divers 115 858,06 Autres débiteurs divers 23 792,38 Total 139 787,12  Avances payées aux fournisseurs divers 115 858,06 USD Nom et Prénoms Montant BAJAC CONTRUCTION 2 605,70 BAJAC CONTRUCTION 4 401,90 BEGEAD/ILES DU FLEUVE 11 916,70 BERD 56 761,73 KABEYA LOSI DAVID 250,00 NSILULU LUKUSI Dieudonné 450,00 SICCO/ CTR 12 059,92 SICCO/ CTR 115 15 596,31 STANDARD COMPAGNIE 11 815,80 Total 115 858,06 COMMENTAIRES  Autres débiteurs divers 23 792,38 USD NOMS ET PRENOMS MONTANT EN USD CIFOPE 8 742,38 MAYASI FERDY 3 050,00 UMBA Désiré 10 000,00 VANGU Clément 2 000,00 Total 23 792,38 Page 26 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________  CIFOPE : 8 742,38 USD Ce sont les frais pédagogiques et connexes pour la participation de Mr DIAMBU Noël au Séminaire de formation sur le Logiciel TOMPRO à Paris.  MAYASI FERDY : 3 050,00 USD C’est la provision pour mission de suivi à mi-parcours des travaux de construction des bâtiments du PIREDD/Plateaux.  UMBA Désiré : 10 000,00 USD C’est la provision pour achat des colis de fin d’année en faveur du personnel de l’UC- PIF.  VANGU Clément : 2 000,00 USD Il s’agit du solde sur préfinancement pour soins médicaux en faveur du Coordonnateur de l’UC-PIF. A la date de notre passage en Mai 2018, il ne restait que les frais de formation non encore justifiés étant donné cette n’est pas encore reprogrammée. 324. TRESORERIE 864 628,84 USD LIBELLES SOLDE AU SOLDE AU 31/12/2017 31/12/2016 Banque BCDC 864 311,31 826 295,25 Caisse 317,53 2 434,91 TOTAUX 864 628,84 828 730,16 1. Banque BCDC 864 628,84 USD Les états de conciliation bancaires sont régulièrement faits. A la clôture de l’exercice les chèques en instance de paiement s’élèvent à 96 739,30 USD. DATE LIBELLES MONTANT 20/12/2017 OV38002375 POUR 6ème TRANCHE 8 000,00 26/12/2017 OV38002750 POUR PYT DU SOLDE DE 3 960,00 28/12/2017 OV38002405 POUR PYT FA/007 DE LA 8 000,00 28/12/2017 OV38002752 PYTFA/1512/17 DES FRAIS 900,00 28/12/2017 OV38002753 POUR PYT DE LOYER 32 900,00 28/12/2017 OV38002754 POUR PYFA/003 DU MNT DE 4 035,00 28/12/2017 OV38002755 POUR TRAVAUX 34 494,30 28/12/2017 OV38002757 POUR PYT DES FRAIS 4 450,00 TOTAUX 96 739,30 A la date de notre passage en Mai 2017, tous ces chèques ont été payés par la BCDC. 2. Caisse 317,53 USD L’inventaire de caisse a été fait à la clôture de l’exercice. Les contrôles inopinés sont régulièrement faits dans l’année. Page 27 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 325. FINANCEMENTS 21 442 204,39 USD Ce chapitre s’analyse ainsi qu’il suit : LIBELLES SOLDE AU SOLDE AU 31/12/2017 31/12/2016 Avances par le compte désigné 20 607 456,19 9 589 253,41 Paiement direct 834 748,20 651 375,00 TOTAL 21 442 204,39 10 240 628,41 Au titre de l’exercice 2017, le décaissement s’établit à 11 201 575,98 USD, et se détaille ainsi qu’il suit :  Avance au Compte désigné 10 366 827,78  Paiement direct 834 748,20 __________________ TOTAL 11 201 575,98 1. Avance au Compte désigné 10 366 827,78 USD N° LIBELLES MONTANT EN USD 01 DRF 016 439 359,68 02 DRF 017 681 877,96 03 DRF 018 1 382 228,01 04 DRF 019 874 951,83 05 DRF 020 880 901,87 06 DRF 021 842 227,58 07 DRF 022 913 063,44 08 DRF 025 900 347,00 09 DRF 026 394 189,50 10 DRF 027 577 653,50 11 DRF 028 1 091 034,50 12 DRF 029 1 388 992,96 TOTAL 10 366 827,78 Toutes les DRF soumises en 2017 ont été remboursées. 2. Paiements directs 834 748,20 USD Il s’agit de l’unique paiement direct qui concerne le solde de la facture de CFAO MOTORS RDC de 834 748,20 USD en date du 23 Août 2017, et dont l’objet est l’acquisition de 9 Camions Renault Trucks de type Midlum 240.15 4x4 avec Benne à ridelle et Arceaux. Le montant global de cette facture s’élevait à 927 808,20 USD. Une avance de démarrage de 10%, soit 93 060,00 USD avait été payée en date du 11 Janvier 2017. Page 28 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 326. FOURNISSEURS ET CREDITEURS DIVERS 22 442,75 USD Ce montant se ventile comme suit : N° DE DESIGNATION MONTANT EN USD COMPTE 401103 Autres fournisseurs 100,00 401700 Garantie de bonne exécution /Travaux de 13 573,81 471100 Débiteurs divers 5 538,40 471200 Créditeurs divers 3 230,54 TOTAL 22 442,75 COMMENTAIRES 1. AUTRES FOURNISSEURS 100,00 USD Ce montant représente le solde sur le loyer du 1er trimestre 2018 à payer à IMMO SERKAS suite à une erreur de facturation. 2. GARANTIE DE BONNE EXECUTION 13 573,81 USD Ce montant concerne les garanties de bonne exécution retenues sur les différentes factures des fournisseurs des travaux, BAJAC CONSTRUCT et SICCO et se détaille comme suit : - Garantie de bonne exécution sur factures de BAJAC CONSTRUCT, Contrat n° 0115 pour travaux de construction des bâtiments à Bolobo ; 4 712,65 USD - Garantie de bonne exécution sur factures de BAJAC CONSTRUCT, Contrat n° 0116 pour travaux de construction des bâtiments à Yumbi ; 4 251,51 USD - Garantie de bonne exécution sur factures de SICCO, Contrat n° 0113 pour travaux de construction des bâtiments à Mushie ; 2 506,08 USD - Garantie de bonne exécution sur facture de SICCO, Contrat n° 0114 pour travaux de construction des bâtiments à Kwamouth ; 2 103,57 USD 3. DEBITEURS DIVERS 5 538, 40 USD Ce montant se ventile ainsi qu’il suit : - 1 500,00 USD au porteur des projets ADUS pour une opération d’accréditation non aboutie - 572,00 USD à BUKASA KALONDA Jean Paul comme solde sur perdiems pour mission - 710,40 USD à DIAMBU MALANDA Noël comme solde sur perdiems pour mission - 196,00 USD à SASSA KIUKA MAYIKA Jolly comme solde sur perdiems pour mission - 572,00 USD à KUFINU Affermi comme solde sur perdiems pour mission - 516,00 USD à LENGE Jean Richard comme solde sur perdiems pour mission - 84,00 USD à LEONARD comme solde sur perdiems pour mission Page 29 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ - 516,00 USD à MABIALA Guélord comme solde sur perdiems pour mission - 300,00 USD au PIREDDMBKIS - 572,00 USD à YENGE BOMBA ALEX comme solde sur perdiems pour mission 4. CREDITEURS DIVERS 3 230,54 USD Ce montant est détaillé comme suit : - 1 630,54 USD, solde à rembourser à la COMIFAC - 1 600,00 USD , solde des perdiems restant à payer à l’Architecte MAYASI. Ce montant correspond au reliquat de la facture de la caution sur loyer préfinancée par le COMIFAC suivant facture N° FC KIN000134 du 01/10/2016 d’un montant de 24 183,69 EUROS. Page 30 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 4 – COMPTE DESIGNE ET ETATS CERTIFIES DE DEPENSES Page 31 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 1. NOTES DE SYNTHÈSE DE L’AUDITEUR Nous avons procédé à l’audit du Compte Désigné du Projet de Gestion Améliorée du Paysage Forestier (PGAPF) financé par l’Association Internationale de Développement suivant l’Accord de Don IDA TF 016869. Un (01) compte Désigné a été ouvert par le Ministère des Finances auprès de la Banque Commerciale du Congo (BCDC) intitulés MINISTERE DES FINANCES MIN FIN/PGAPF/PIF/BM/RDC/MECNT sous le numéro 00011-00101-0000 1182561-23 / USD. Sur la base de nos travaux et des procédures d’audit mises en œuvre, nous estimons que les éléments que nous avons examinés sont suffisants pour former notre opinion. LE PLAN DE TRAVAIL ET DE BUDGET ANNUEL 1. Le Plan de Travail et de budget Annuel (PTBA) de l’année 2017 d’un montant de 16 907 286,00 USD, a été élaboré par composantes du projet. Suivant les arrangements institutionnels, ce document aurait du être soumis au Comité de Pilotage National avant son implémentation par le PGAPF. Cela n’a pas été fait. Cependant, les comités de pilotage provinciaux concernant les composantes se sont tenus au cours de l’année 2017.  Composante 1(une session)  Composante 3(deux sessions) 2. Après plusieurs échanges de correspondances, l’IDA a donné un avis de non objection sur le PTBA et le PPM de l’année 2017 en date du 05 Mai 2017. 3. Il ressort de l’examen de l’état d’exécution budgétaire (PTBA) de la période sous revue, que les dépenses de la composante 4 « Gestion de connaissance et Coordination du Projet » sont en dépassement de 102 628,89 USD. DRF - ETATS RECAPITULATIFS DE DEPENSES 4. Au cours de l’année 2017, neuf (09) Demandes de Remboursement de Fonds (DRF) ont été soumises à l’IDA pour un montant de 10 272 222,12 USD. Toutes les DRF soumises en 2017 ont été intégralement remboursées. 5. Les DRF ont été établies à des intervalles réguliers, cependant, certains DRF ont été transmis à l’IDA avec un retard, Le PGAPF a fait recours au découvert bancaire auprès de la BCDC pour financer ses activités en Octobre 2017. Cette pratique génère des intérêts et agios non prévus dans le PTBA. 6. Dans le cadre du financement et de la mise en œuvre des activités déléguées, les ALEs perçoivent des fonds en rapport avec leurs prévisions trimestrielles telles que reprises dans le PTBA. Tous les rapports trimestriels présentés par les ALEs pour le refinancement ont été validés. Aucun procès verbal ne nous a été présenté au titre de validation. Page 32 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ Etant donné que le logiciel QUICKBOOK est utilisé depuis janvier 2017 pour la tenue des comptabilités des ALEs, il y avait lieu d’exiger également en annexe du rapport trimestriel, les états comptables générés par le logiciel QUICKBOOK. Sous les remarques et commentaires ci-dessus, les demandes de retrait de fonds(DRF) présentées par le projet pour les décaissements, sont conformes aux dispositions de l’accord de Don TF 016869 et au Manuel de décaissement de l’IDA. A notre avis, Les ressources mises à la disposition du PGAPF par l’IDA, ont été utilisées conformément aux dispositions de l’Accord de Don TF 016869. Le Relevé du compte désigné, BCDC N° 00011-00101-0000 1182561-23 / USD pour recevoir les fonds IDA, le solde dudit compte au 31 Décembre 2017, ainsi que, les états certifiés des dépenses (ECD) y relatifs sont conformes aux Directives de l’Association Internationale de Développement. Page 33 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 2. RELEVE DE COMPTE DESIGNE INTITULE MINISTERE DES FINANCES MIN FIN/PGAPF/PIF/BM/RDC/MECNT OUVERT A LA BANQUE COMMERCIALE DU CONGO SOUS LE NUMERO 00011-00101-0000 1182561-23 / USD FONDS IDA DATE LIBELLES NOTES MONTANT EN USD SOLDE AU 1er JANVIER 2017 830 155,25 ENCAISSEMENTS 09/01/2017 VIREMENT IDA 439 349,68 27/01/2017 VIREMENT IDA 681 867,96 16/02/2017 VIREMENT IDA 1 382 218,01 31/03/2017 VIREMENT IDA 874 951,83 08/05/2017 VIREMENT IDA 880 901,87 16/06/2017 VIREMENT IDA 842 227,58 29/06/2017 VIREMENT IDA 913 063,44 05/09/2017 VIREMENT IDA 900 347,00 02/10/2017 VIREMENT IDA 394 189,50 11/10/2017 VIREMENT IDA 577 653,62 25/10/2017 VIREMENT IDA 1 091 034,45 07/12/2017 VIREMENT IDA 1 388 992,96 21/12/2017 VERSEMENT EN ESPECES TOTAL DES ENCAISSEMENTS 10 366 797,90 DECAISSEMENTS 14/02/2017 DRF 18 1 382 228,01 28/03/2017 DRF 19 874 951,83 04/05/2017 DRF 20 880 901,87 15/06/2017 DRF 21 842 227,58 27/06/2017 DRF 22 913 063,44 01/09/2017 DRF 25 900 347,00 28/09/2017 DRF 26 394 189,50 10/10/2017 DRF 27 577 653,62 25/10/2017 DRF 28 1 091 034,45 06/12/2017 DRF 29 1 388 992,96 DRF 30 415 906,04 DRF 31 610 725,82 TOTAL DES DECAISSEMENTS 10 272 222,12 SOLDE THEORIQUE 924 731,03 SOLDE SUR RELEVE AU 31/12/2017 961 050,61 ECART 01 -36 319,58 Page 34 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 3. Commentaires sur le compte désigné ET LE PTBA A. COMPTE DESIGNE NOTE 01 ; ECART JUSTIFIE - 36 319,58 USD Ces dépenses sont constituées pour l’essentiel des avances accordées au personnel et qui ne peuvent pas faire l’objet d’une reconstitution de fonds. B. LE PLAN DE TRAVAIL ET DE BUDGET ANNUEL (PTBA) 1. Le Plan de Travail et de budget Annuel (PTBA) de l’année 2017 d’un montant de 16 907 286,00 USD se présente comme suit par composante : Projets/ Composantes ALLOCATION DON IDA Budget /PTBA 2017 USD USD Composante 1 : Projet Intégré REDD pour le 14 200 000,00 5 344 584,00 District du Plateau Composante 2: Appui aux Investissements Agro-forestiers et Renforc secteur des Foyers 8 000 000,00 5 541 900,00 améliorés Composante 3: Promotion du Système Agro- 10 500 000,00 4 601 036,00 forestier Composante 4 : Gestion de connaissance et 4 200 000,00 1 419 766,00 Coordination du Projet Total 36 900 000,00 16 907 286,00 Page 35 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 2. Suivant les arrangements institutionnels, ce document aurait du être soumis au Comité de Pilotage National avant son implémentation par le PGAPF. Cela n’a pas été fait, cependant, les comités de pilotage provinciaux concernant les composantes se sont tenus au cours de l’année 2017.  Composante 1(une session)  Composante 3(deux sessions) 3 Après plusieurs échanges de correspondances, l’IDA a donné un avis de non objection sur le PTBA et le PPM de l’année 2017 en date du 05 Mai 2017. 3. L’état d’exécution budgétaire 2017 se présente comme suit par composante : Réalisations du Taux de 1/01/2017 au réalisation PTBA Budget /PTBA 31/12/2017 2017 Composantes 2017 USD USD % Composante 1 : Projet Intégré REDD pour 5 344 584,00 3 629 435,08 67,91 le District du Plateau Composante 2: Appui aux Investissements Agro-forestiers et Renforc secteur des 5 541 900,00 1 677 343,94 30,27 Foyers améliorés Composante 3: Promotion du Système 4 601 036,00 4 336 603,39 94,25 Agro-forestier Composante 4 : Gestion de 1 419 766,00 1 522 394,89 107,23 connaissance et Coordination du Projet 66,04 Total 16 907 286,00 11 165 777,30 5. L’état d’exécution budgétaire a été fait par composante et par lignes budgétaires. 6. Les dépenses de la composante 4 « Gestion de connaissance et Coordination du Projet » sont en dépassement de 102 628,89 USD. Page 36 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ B. DRF ET ETATS CERTIFIERS DE DEPENSES 7. Au cours de l’année 2017, neuf (09) Demandes de Remboursement de Fonds (DRF) ont été soumises à l’IDA pour un montant de 10 272 222,12 USD, et se ventilent ainsi qu’il suit : DATE LIBELLE MONTANT 14/02/2017 DRF 18 1 382 228,01 28/03/2017 DRF 19 874 951,83 04/05/2017 DRF 20 880 901,87 15/06/2017 DRF 21 842 227,58 27/06/2017 DRF 22 913 063,44 01/09/2017 DRF 25 900 347,00 28/09/2017 DRF 26 394 189,50 10/10/2017 DRF 27 577 653,62 25/10/2017 DRF 28 1 091 034,45 06/12/2017 DRF 29 1 388 992,96 30/11/2017 DRF 30 415 906,04 31/12/2017 DRF 31 610 725,82 TOTAL DES DECAISSEMENTS 10 272 222,12 Toutes les DRF soumises en 2017 ont été intégralement remboursées. 8. Les dépenses encourues des mois de Novembre et décembre dont le montant total s’établit à 1 026 631,86 USD ont été soumises en 2018. LIBELLES Montant en USD DRF 30 415 906,04 DRF 31 610 725,82 TOTAL 1 026 631,86 9. Les DRF sont établies à des intervalles réguliers, pour des raisons de retard dans la transmission des documents à l’IDA, le compte désigné a présenté des soldes créditeurs pendant la période allant de 25 Septembre 2009 au 11 Octobre 2017. DATE LIBELLE Montant payé Solde Solde créditeur débiteur 13/10/2017 OV37694091 POUR PYT 23 400,00 13 302,11 FA/001/12/01/2017 DE 10% DE COFINACEMENT DU PIF AUX IVTS AGROFORESTIERS GI AGRO 13/10/2017 OV37694092 POUR PYT 5 691,22 7 610,89 FA/002B/2016/AN2 DES Page 37 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ REMUNERATIONS POUR LE T2 ANNEE 2 ADEV 13/10/2017 OV37694094 POUR PYT DE 23 760,00 16 149,11 10% DE COFINACEMENT DU PIF AUX IVTS AGROFORESTIERS FERME OSMAN 13/10/2017 OV37694095 POUR PYT 7 800,00 23 949,11 FA/0018/AAD/PA/2017 DE 10% DE COFINACEMENT DU PIF AUX IVTS AGROFORESTIERS AAD 13/10/2017 OV37694097 POUR PYT 9 000,00 32 949,11 FA/001/OC/2017 DE 10% DU COFINACEMENT DU PIF AUX IVTS AGROFORESTIERS OCEA 13/10/2017 OV37694098 POUR PYT DE 3 000,00 35 949,11 10% DU COFINACEMENT DU PIF AUX IVTS AGROFORESTIERS FONDATION LIBATE 13/10/2017 CH5471350 DE PYT DE 1 500,00 37 449,11 L'AVANCE SUR HONORAIRES DE JANVIER 2017 A KABASELE FREDERIC 18/10/2017 CH5471351 DE PYT DE 1 500,00 38 949,11 L'AVANCE SUR HONORAIRES A DESIRE UMBA 18/10/2017 CH5471352 POUR ACHAT 372,00 39 321,11 BILLET D'AVION A/R KINSHASA-INONGO- KINSHASA LISALISI BOSHIEWA SERVICES/KABASELE 18/10/2017 OV37694100 POUR PYT DE 20 100,00 59 421,11 10% DU COFINACEMENT DU PIF AUX IVTS AGROFORESTIERS SOCORES 20/10/2017 OV37694099 POUR PYT 21 000,00 80 421,11 FA/001/FICA/2016 DE 10% DE COFINACEMENT DU PIF AUX IVTS AGROFORESTIERS FICA 20/10/2017 OV37694101 POUR PYT 6 603,75 87 024,86 FA/12/PGAPF/CCPN/2017 DES REMUNERATIONS POUR LE T2 ANNEE 2 CCPN 10. Dans le cadre du financement et de la mise en œuvre des activités déléguées, les ALEs perçoivent des fonds en rapport avec leurs prévisions trimestrielles telles que reprises dans le PTBA. Les documents suivants sont requis pour le décaissement des fonds :  Le TER suivant ligne budgétaire ; Page 38 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________  Etat d’exécution budgétaire ;  Relevé du compte bancaire de la période ;  Etat de rapprochement bancaire ;  Livre de caisse de la période, ainsi que le PV de caisse. Tous les rapports trimestriels présentés par les ALEs pour le refinancement ont été validés. Aucun procès verbal ne nous a été présenté au titre de validation. A notre avis, étant donné que le logiciel QUICKBOOK est utilisé depuis janvier 2017 pour la tenue des comptabilités des ALEs, il y a avait lieu d’exiger également en annexe du rapport trimestriel, les états comptables générés par le logiciel QUICKBOOK Par ailleurs, nous recommandons de concevoir et formaliser un document interne du PGAPF pour la validation des rapports. 11. Au titre de l’année 2017, les ALEs de la composante 3 ont reçu au total la somme de 2 499 900,43 USD et dont la ventilation se présente ainsi qu’il suit : N° LIBELLE ACTIVITES REMUNERATION TOTAL 1 ADEI 254 425,25 25 016,00 279 441,25 2 CCPN 289 302,80 19 371,50 308 674,30 3 ADEV 195 315,73 21 596,96 216 912,69 4 ACODED 270 842,25 32 400,00 303 242,25 5 CADIM 464 946,50 29 436,00 494 382,50 6 CRAFOD 312 632,00 30 622,00 343 254,00 7 CEDEF 522 553,44 31 440,00 553 993,44 TOTAL 2 310 017,97 189 882,46 2 499 900,43 12. Au cours de l’année 2017, deux missions de suivi financier et comptable auprès des Agences Locales d’Exécution de la composante 3, ont été effectuées par le RAF et le Comptable du PGAPF :  Du 02 au 22 Décembre 2017 ;  Du 04 au 10 Avril 2018 . L’objectif global de la présente mission est de contrôler et vérifier les dépenses engagées par les ALEs. Les rapports ont été faits après la mission, les TDRs de la mission et les rapports sont classés dans le dossier. 13. Une session de formation en SIG et GPS de 14 Experts des Agences Locales d’Exécution de la composante 3 a été organisée par OSFAC (Observatoire Satelital des Forets d’Afrique Centrale) et le cout s’établit à 25 578,00 USD. Cette formation a été dispensée par le consultant LUMBUENAMO Raymond, recruté par entente directe L’avis de non objection de l’IDA n’est pas classé dans le dossier. 14. Dans le cadre de la mise en œuvre de la composantes 2A, quarante trois (43) conventions ont été signée pour une superficie de 7 673 has avec les porteurs des projets pour co financement du Page 39 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ PGAPF à hauteur de 5 327 550,00 USD. Les différents paiements effectués en 2017 s’imputent sur ces conventions. Page 40 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ B - CONTROLE INTERNE Page 41 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ MONSIEUR LE COORDONNATEUR DE L’UC- PIF PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) KINSHASA Monsieur Le Coordonnateur, En exécution de la mission d’audit des comptes du Projet de Gestion Améliorée des Paysages Forestiers (PGAPF) pour l’exercice clos au 31/12/2017, nous avons l’honneur de vous présenter notre rapport sur l’évaluation du dispositif du contrôle interne et des autres procédures significatives. L’objet du présent rapport, est de porter à votre connaissance nos commentaires et observations sur les procédures de contrôle interne examinées durant l’audit. Notre rapport a en outre pour objet, de porter à votre connaissance les principales faiblesses décelées au cours de l’au dit, ainsi que les recommandations pour y remédier. Veuillez agréer, Monsieur Le Coordonnateur, l’expression de nos sentiments distingués. Pour AUDIREX, Fidèle MOUKAM Expert - Comptable Diplômé Associé Directeur Général Douala, le 18 Juin 2018 République du Cameroun Page 42 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ I. GESTION FINANCIERE ET ADMINISTRATIVE CONSTATS RISQUES/CONSEQUENCES RECOMMANDATIONS COMMENTAIRES 1. L’état d’exécution budgétaire Suivi approximatif des dépenses Procéder à un suivi de l’exécution Les frais de fonctionnement ont été revus de l’année 2017 a été fait par du PTBA à travers des examens à la hausse lors de la revue mi-parcours en composante et par ligne trimestriels de manière à éviter les 2018 et cette situation a été corrigée. budgétaire suivant le PTBA. Les dépassements budgétaires. Des mesures sont mises en place pour dépenses de fonctionnement contenir les dépenses de fonctionnement. sont en dépassement de 102 628,89 USD. 2. Le PGAPF a fait recours au Intérêts et agios indument Etablir les DRF à intervalles Cette situation était due au problème de découvert bancaire auprès de la supportés par le projet. réguliers changement de signataire. Ce problème a BCDC pour financer ses été résolu depuis le mois d’octobre suite à activités en Octobre 2017. la signature conjointe du Coordonnateur Cette pratique génère des et du RAF intérêts et agios non prévus dans le PTBA. 3. Le Bilan au 31 Décembre Non-respect du principe Rattacher les charges à l’exercice Le bilan été arrêté par anticipation pour 2017 fait apparaitre les comptable relatif à la de leur naissance. préparer la revue à mi-parcours. Le TTL dépenses en attente de spécialisation des exercices. avait besoin de la situation réelle pour justificatifs pour un montant faire les réallocations éventuelles. Ces de 42 628,10 USD. Ces dépenses justifiées en janvier 2018 nous dépenses sont constituées avaient échappé lors de la préparation du essentiellement des frais de bilan. mission et, ont été entièrement justifiées et imputées sur l’exercice 2018 alors qu’elles auraient dû être imputées sur l’exercice 2017, conformément au PTBA validé par l’IDA. Page 43 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 4. Le système de traitement Possibilité d’insertion intercalaire Le système de traitement L’UC-PIF va contacter TOMATE (qui est comptable du PGAPF prévoit des enregistrements après comptable doit prévoir une le concepteur du logiciel TOMPRO) afin une clôture informatique par l’émission des RSF. procédure périodique dite « de permettre cette option. an, celle ci est faite après clôture informatique par trimestre l’audit externe financier de qui suit la fin de chaque période fin d’année. Par conséquent, considérée. des écritures comptables sont susceptibles d’être modifiées durant toute l’année. 5. Les avis de non objection de Transférer les emails concernant - Par principe, les avis de non l’IDA ne sont pas les avis de non objection au objection sont bel et bien classés systématiquement classés dans département financier et dans les pièces justificatives. Paiement des dépenses non les pièces justificatives des comptable ; - Les cas d’omission ont été dépenses surtout pour ce qui est validées par l’IDA régularisés. des dépenses de Classer les avis de non objection au fonctionnement non prévus titre des pièces justificatives dans le PTBA. 6. le logiciel QUICKBOOK Utilisation insuffisante de la L’UC-PIF doit élaborer un manuel - Les utilisateurs sont à leur 1ère est utilisé depuis janvier 2017 capacité du logiciel de procédures comptable année d’utilisation du logiciel et pour la tenue des comptabilités QUICKBOOK. spécifique pour l’utilisation du l’implémentation est progressive des Agences Locales logiciel QUICBOOKS - Ce manuel est en cours d’Exécution (ALEs.) Quelques d’élaboration pour le moment insuffisances ont été relevées dans l’utilisation de ce logiciel par les ALE. Page 44 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 8. Dans le cadre du suivi des Suivi approximatif des Ouvrir un classeur pour classer Le fichier des immobilisations existe ; immobilisations corporelles du immobilisations du projet toutes les factures d’acquisitions nous allons y joindre les factures projet, il est nécessaire de des immobilisations. d’acquisition. constituer un fichier d’immobilisation au niveau de l’UC-PIF accompagné des copies des factures et par année pour l’ensemble des immobilisations détenues par l’UC-PIF y compris celles détenues par les ALE. 9. Dans le cadre du financement Masquer les insuffisances des Formaliser les critères retenus pour - Désormais nous allons formaliser et de la mise en œuvre des ALEs la validation des rapports des ALEs la validation des rapports activités déléguées, les ALEs financiers des ALE à priori. perçoivent des fonds en rapport avec leurs prévisions trimestrielles telles que reprises dans le PTBA. . Les documents suivants sont requis pour le décaissement des fonds :  Le TER suivant ligne budgétaire ;  Etat d’exécution budgétaire  Relevé du compte bancaire de la période ;  Etat de rapprochement bancaire ;  Livre de caisse de la période, ainsi que le PV Page 45 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ de caisse Tous les rapports trimestriels présentés par les ALEs pour le refinancement font l’objet d’une validation avant leur refinancement. Aucun procès verbal ne nous a été présenté au titre de validation. II. PASSATION DES MARCHES CONSTATS RISQUES/CONSEQUENCES RECOMMANDATIONS COMMENTAIRES 1. Recrutement d’un expert Non intérêt et disponibilité du Procéder à une vérification de la 1. La passation des marchés charge de la conception, de la consultant pour la mission Suivi disponibilité et de l’intérêt des reconnaît que le consultant a été mise du système d’information approximatif des contrats consultants pour la mission par des invité à la négociation sans lettre SIG échanges de courriels. de notification dument signé par le Coordonnateur. L’observation est prise en compte et sera corrigée 1. La lettre de convocation du 2. L’observation est pertinente et sera candidat sélectionné pour la prise en compte systématiquement négociation du contrat n’est pas 3. Les bases des données sont classée dans le dossier alimentées sur base des meilleurs CV issues des Avis à manifestation 2. Les CV des consultants sont d’intérêt (AMI), des dépôts des tirés d’une base de données candidatures que certains détenue par l’UC-PIF. le candidats déposent au PIF ainsi consultant n’est pas informé de que des meilleurs CV issue des l’utilisation de son CV par le AMI des autres projets. projet. Page 46 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 3. En prenant les CV à partir des bases de données. Il se dégage deux questions ;  Est-ce que ces bases de données sont régulièrement mises à jour ?  Comment sont elles alimentées ? 2. Recrutement d’un expert en Non intérêt et disponibilité du Procéder à une vérification de la 1. L’observation est pertinente et sera charge de l’actualisation des consultant pour la mission disponibilité et de l’intérêt des prise en compte systématiquement outils de sauvegardes du PIF en consultants pour la mission par des lors des prochains recrutements. vue de leur extension a la zone échanges de courriels. 2. Cfr point précédent d’intervention du PIREDD/mai-ndombe 1. Les CV des consultants sont tirés d’une base de données détenue par l’UC-PIF. le consultant n’est pas informé de l’utilisation de son CV par le projet. . 2. En prenant les CV à partir des bases de données. Il se dégage deux questions ;  Est-ce que ces bases de données sont régulièrement mises à Page 47 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ jour ?  Comment sont elles alimentées ? 3. Acquisition, installation et Suivi approximatif des contrats Classer toute la documentation configuration d’un serveur pour dans le dossier de marché. La passation des marchés a pris en compte les bureaux de L’UC-PIF; l’observation du Consultant et vérifiera régulièrement le classement des documents liés au marché. 1- La lettre de convocation du soumissionnaire SNBS retenu pour la signature du contrat. III- CONTROLE DES AGENCES LOCALES D’EXECUTION A. OBSERVATIONS GENERALES SUR LES ALEs Points forts 1. Toutes les dépenses sont dument autorisées par le Chef de projet. Les prévisions de trésorerie sont régulièrement faites avant le décaissement de fonds qui se fait suivant le principe de la double signature :  Le Chef de projet et  Le Comptable 2. Les justificatifs de dépenses existent dans les classeurs Page 48 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ Points faibles 1. En 2017, l’UC-PIF a acquis le logiciel QUICKBOOK pour permettre aux ALEs de tenir une comptabilité informatisé et de produire des états informatiques trimestriels pour la justification des fonds reçus du PGAPF. Il s’agit d’une comptabilité de caisse structurée autour de deux journaux :  Banque RAWBANK,  Caisse En 2017, ce logiciel est utilisé par toutes les ALEs de la composante 3. L’UC PIF a mis à la disposition des comptables des écritures types. Mais, nos contrôles ont mis en évidence quelques insuffisances qui nécessitent la mise en place d’un manuel de procédures spécifiques pour la tenue de comptabilité des ALEs. 2. Le personnel ne prend pas de congé annuel. B. DETAIL DES CONTROLES PAR ALE 1 ADEV CONSTATS RISQUES/CONSEQUENCES RECOMMANDATIONS COMMENTAIRES A. ORGANISATION COMPTABLE 1. Absence de manuel de procédures Difficultés comptables liées à L’UC-PIF doit élaborer un Le manuel est en cours après la migration de la comptabilité l’utilisation du logiciel. manuel de procédures d’élaboration manuelle à la comptabilité informatisée comptable spécifique pour sur le logiciel QUICBOOK l’utilisation du logiciel QUICBOOKS 2. Aucune preuve de saisie Omission de saisie de pièces Utiliser un cachet pour indiquer Recommandation acceptée informatique de la pièce comptable. comptables. les documents saisis sur Page 49 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ QUICKBOOK 3. Les avis de non objection de l’UC- Ce classement a été reconstitué PIF ne sont pas systématiquement Paiement des dépenses non validées Classer les avis de non objection classés dans les pièces justificatives des de l’UC-PIF avec les pièces dépenses. justificatives. C. ADMINISTRATION 4. Il est difficile de déterminer la date a Perte ou retard dans le traitement de documents.  Enregistrer les Recommandation acceptée laquelle les factures ou les courriers documents reçus dans sont réceptionnés par ADEV, il n’existe pas de registre de courrier le registre : “courrier arrivé. arrivé” et affectation d’un numéro d’ordre ;  Transmission du courrier au Chef de projet pour prise de connaissance et cotation 5. D’une manière générale, le Baisse de rendement et risque de Chaque employé doit prendre personnel de ADEI ne prend pas de surmenage ses congés après douze mois de Un calendrier de congé devra congé annuel tel que stipulé dans le Non respect du manuel de service être établi et appliqué à partir Manuel de procédures de l’UC-PIF. procédures en vigueur de 2018 Cependant, ils bénéficient uniquement de la longue trêve de fin d’année due aux fêtes de noël et de nouvel an. Page 50 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 2. ACODED CONSTATS RISQUES/CONSEQUENCES RECOMMANDATIONS COMMENTAIRES A. Organisation comptable 1. Absence de manuel de procédures Difficultés comptables liées à L’UC-PIF doit élaborer un Le manuel est en cours après la migration de la comptabilité l’utilisation du logiciel manuel de procédures d’élaboration manuelle à la comptabilité comptable spécifique pour informatisée sur le logiciel l’utilisation du logiciel QUICBOOK QUICBOOKS 2. Aucune preuve de saisie Omission de saisie de pièces Utiliser un cachet pour indiquer Recommandation informatique de la pièce comptable comptables les documents saisis sur acceptée sur QUICKBOOK QUICKBOOK 3. Les avis de non objection de l’UC- Ce classement a été PIF ne sont pas systématiquement Paiement des dépenses non validées Classer les avis de non objection reconstitué classés dans les pièces justificatives de l’UC-PIF avec les pièces des dépenses justificatives. C Administration 4. En général, les employés de Baisse de rendement et risque de Chaque employé doit prendre Un calendrier de congé devra ACODED ne prennent pas de surmenage ses congés après douze mois de être établi et appliqué à partir de congés annuels, ils bénéficient service 2018 uniquement de la longue trêve de fin d’année due aux fêtes de noël et de nouvel an. 5. les chéquiers et les espèces sont Perte ou vol des documents ou des Acquérir un coffre fort pour la conservés dans un tiroir du espèces en caisse. conservation et la sécurisation Logisticien. ACODED ne dispose des documents importants. pas d’un coffre fort, Page 51 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 3. ADEI CONSTATS RISQUES/CONSEQUENCES RECOMMANDATIONS COMMENTAIRES A. ORGANISATION COMPTABLE 1. Absence de manuel de procédures Difficultés comptables liées à L’UC-PIF doit Elaborer un après la migration de la comptabilité l’utilisation du logiciel manuel de procédures Le manuel est en cours manuelle à la comptabilité comptable spécifique pour d’élaboration informatisée sur le logiciel l’utilisation du logiciel QUICBOOK QUICBOOKS 2. Aucune preuve de saisie Omission de saisie des pièces Utiliser un cachet pour attester Recommandation acceptée informatique de la pièce comptable comptables sur QUICKBOOK C ADMINISTRATION GENERALE 2. D’une manière générale, le Baisse de rendement et risque de Chaque employé doit prendre Le calendrier de congés devra personnel de ADEI ne prend surmenage ses congés après douze mois de être élaboré et appliqué à partir pas de congé annuel tel que Non respect du manuel de service de 2018 stipulé dans le Manuel de procédures en vigueur procédures de l’UC-PIF. Cependant, ils bénéficient uniquement de la longue trêve de fin d’année due aux fêtes de noël et de nouvel an. 4. l est difficile de déterminer la date a  Perte de documents.  Enregistrer les laquelle les factures ou les courriers Recommandation acceptée  Retard dans le traitement documents reçus dans sont réceptionnés par ADEI, il des dossiers le registre : courrier n’existe pas de registre de courrier arrivé , puis affecter Page 52 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ arrivé. un numéro d’ordre ;  Transmettre le courrier au Chef du projet . 4. CCPN CONSTATS RISQUES/CONSEQUENCES RECOMMANDATIONS COMMENTAIRES A. ORGANISATION COMPTABLE 1. Absence de manuel de procédures Difficultés comptables liées à L’UC-PIF doit Elaborer un après la migration de la comptabilité l’utilisation du logiciel manuel de procédures Ce manuel est en cours manuelle à la comptabilité comptable spécifique pour d’élaboration informatisée sur le logiciel l’utilisation du logiciel QUICBOOK QUICBOOKS 2. Aucune preuve de saisie Omission de saisie de pièces Utiliser un cachet pour attester Recommandation acceptée informatique de la pièce comptable comptables sur QUICKBOOK 3. Les avis de non objection de l’UC- Paiement des dépenses non Ce classement a été reconstitué PIF ne sont pas systématiquement Classer les avis de non objection classés dans les pièces justificatives des validées de l’UC-PIF avec les pièces dépenses justificatives. C ADMINISTRATION 4. D’une manière générale, le Baisse de rendement et risque de Chaque employé doit prendre Le calendrier de congés devra personnel de la CCPN ne prend pas surmenage ses congés après douze mois de être élaboré et appliqué à partir Page 53 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ de congé annuel tel que stipulé dans le Non respect du manuel de service de 2018 Manuel de procédures de l’UC-PIF. procédures en vigueur Cependant, ils bénéficient uniquement de la longue trêve de fin d’année due aux fêtes de noël et de nouvel an. 5. Il est difficile de déterminer la date  Perte de documents.  Enregistrer les a laquelle les factures ou les courriers Recommandation acceptée  Retard dans le traitement documents reçus dans sont réceptionnés par CCPN, il des dossiers le registre : courrier n’existe pas de registre de courrier arrivé. arrivé , puis affecter un numéro d’ordre ;  Transmettre le courrier au Chef du projet . IV SUIVI DES RECOMMANDATIONS DE L’AUDIT EXTERNE FINANCIER 2016 CONSTATS RESPONSABLE DELAI ETAT D’EXECUTION 1. L’état d’exécution budgétaire de l’année 2016 a été fait. RAF 2017 Réalisé Cependant, ce document n’est pas accompagné d’une note explicative pouvant justifier des éventuels dépassements ou économies réalisés sur certaines rubriques du budget ; 2. Au cours de l’année 2016, le Suite à une faute lourde, le contrat de l’auditeur département d’audit interne a 2017 interne a été résilié le 13 juin 2017. Le processus produit des rapports qui ont été pour son remplacement est en cours. transmis à l’IDA. Cependant nous avons relevé que le plan Page 54 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ d’audit interne de l’année 2016 n’a pas été respecté dans la mesure où le rapport annuel de synthèse n’a pas été fait. 3-Il ressort de l’examen des 2017 Réalisé opérations de caisse et banque que les pièces justificatives de paiement ne sont pas annulées ou estampillées. 4. Dans le cadre de Situation régularisée depuis le 18 novembre 2016. l’identification des sites pour la construction des bureau du PIREDD-District des plateaux , M Juvin AKIAK BUMA , l’Expert de suivi des impacts socio environnementaux de l’UC PIF a séjourné du 04 Février 2016 au 15 Février 2016 dans les plateaux MUSHIE KWAMOUTH, BOLOBO et YUMBI. Le coût de la mission s’établit à 11 330 ,00 USD et se ventile ainsi qu’il suit ;  Billet d’avion et perdiems 1 882,00  Provisions à justifier 9 448,99 Page 55 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ ----------------------- Total 11 330,00 L’avis de non objection de l’IDA n’est pas classé dans le dossier. Cette dépense a été payée sur le compte spécial le 15 Février 2016 et elle a été reconstituée sur la DRF de Mars 2016. alors que les pièces justificatives ont été produites après le mois de Juin 2016. 5. Le suivi de l’accord de Don se fait actuellement en Dollars alors 2017 Cette situation est suivie en extra que le taux de fluctuation du dollar par rapport au DTS est récurent. D’où la nécessité de faire le suivi de l’accord de Don par rapport à la monnaie de référence qui est le DTS. 6. Dans le cadre du suivi des 2017 immobilisations corporelles du En cours de réalisation projet, il est nécessaire de constituer un fichier d’immobilisation au niveau de l’UC-PIF. Ce fichier sera accompagné des copies des factures et par année pour l’ensemble des immobilisations détenues par l’UC-PIF y compris Page 56 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ celles détenues par les ALE. V - SUIVI DES RECOMMANDATIONS DE LA BANQUE MONDIALE, MISSION DU 11 AU 15 AVRIL 2017 N° RECOMMANDATIONS ECHEANCE ENTITE ETAT D’EXECUTION RESPONSABLE SUIVI ET EVALUATION 1 Finaliser la contractualisation de la FAO 15 Mars BM Encore en cours 2 Finaliser le recrutement des consultants en charge de Fin Mars UC-PIF Réalisé l’indicateur sur l’augmentation des revenus monétaires et non monétaires des communautés locales COMPOSANTE 1 3 Proposer des mesures pour mettre en cohérence les Fin Mars UC-PIF, WWF, Réalisé documents d’aménagement du PGRN et les activités des EGIS PSE 4 Mettre en place la numérisation systématique des Fin Juin WWF Réalisé. Le GLOBILL du WWF est documents de projet et examiner la faisabilité encore en expérimentation d’utiliser la plateforme GLOBILL 5 Convenir des modalités financières et pratiques de Fin Mars UC-PIF, WWF, En cours l’extension du contrat de WWF EGIS COMPOSANTE 2A 6 Proposer des possibilités d’amélioration du Mi- Avril UC-PIF Réalisé mécanisme de soutien au secteur privé 7 Décider de la faisabilité du renforcement de l’appui aux Mi- Avril UC-PIF, BERD Réalisé. Des avenants d’augmentation investissements des concessionnaires ayant déjà des superficies ont été signés démontré une bonne performance COMPOSANTE 2B 9 Définir les mesures du plan de soutien à l’entreprise Mi- Avril UC-PIF, BERD Avenant signé et assortis d’une stratégie BNB pour l’année 2018 permettant d’améliorer ses de commercialisation viable performances de commercialisation 10 Partager les informations pertinentes et l’expérience Mi-Mars BM Page 57 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ d’autres projets Banque mondiale sur la structuration de la filière FA. COMPOSANTE 3 11 Proposer des actions de sensibilisation pour la Fin Avril UC-PIF Réalisé. Des missions de visites durabilité des systèmes promus par le projet d’échanges à Mampu et Ibi ont été planifiées par les ALE et réalisées avec restitution dans le milieu d’origine des participants. 12 Proposer des mesures correctives auprès du Fin Avril UC-PIF Réalisé fournisseur des tracteurs quant au contrat d’entretien 13 Rencontrer l’Unité de Coordination du projet PDAC Fin Avril UC-PIF Réalisé. Une réunion a été présidée par afin d’identifier les opportunités de coordination le Ministre Provincial EED pour servir de plate-forme d’harmonisation permanente pour tous les projets mis en œuvre au Kongo Central sur financement extérieur GESTION FINANCIERE 14 Réviser le système d’ordonnancement des missions Fin Mars UC-PIF, MEDD Non réalisé 15 Procéder à un suivi de l’exécution des activités du Trimestriel UC- PIF Réalisé PTBA à travers des examens trimestriels 16 Analyser l’impact budgétaire du retard des projets BAD Mi-Avril UC- PIF pour l’UC-PIF 17 Transmettre la version finale du manuel des Fin Mars UC- PIF Réalisé procédures à la Banque mondiale. 18 Finaliser le processus de recrutement de l’auditeur Fin Février UC- PIF En cours de finalisation avant mi-juin interne 2018 19 Remboursement des montants octroyés au précèdent 15 Mars UC- PIF, MEDD Réalisé. Sauf les honoraires Spécialiste en sauvegardes 20 Transmettre le rapport d’audit externe de l’exercice 30 Juin UC- PIF Réalisé 2017 à la Banque PASSATION DES MARCHES 21 Transmettre à la Banque mondiale le PPM actualisé UC-PIF Fin Mars Réalisé Page 58 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ pour non-objection 22 Mener la mission de suivi de la mise en œuvre des BM, UC-PIF 13 -18 Mars Réalisé sauvegardes 23 Améliorer l’opérationnalisation du Mécanisme de UC-PIF Fin Avril Réalisé Gestion des Plaintes et Recours. Page 59 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ DETAIL DE CONTROLES DES DOSSIERS DE MARCHE Nous avons sélectionné et examiné cinq (03) contrats :  Deux (02) contrats de consultant  Un contrat de fournitures, équipements ; Contrats de consultant  Recrutement d’un expert charge de la conception, de la mise du système d’information SIG ;  Recrutement d’un expert en charge de l’actualisation des outils de sauvegardes du PIF en vue de leur extension a la zone d’intervention du PIREDD/mai-ndombe. Contrats de fournitures, équipements  Acquisition, installation et configuration d’un serveur pour les bureaux de L’UC-PIF ; Page 60 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ A- SERVICES DE CONSULTANTS 1-NATURE DE L’INTERVENTION : RECRUTEMENT D’UN EXPERT EN CHARGE DE LA CONCEPTION, DE LA MISE EN ŒUVRE DU SYSTEME D’INFORMATION GEOGRAPHIQUE SIG Méthode de sélection : Comparaison de CV Revue a postériori Budget : 44 000,00 USD a - Elaboration des Termes de référence Les TDR ont été élaborées et transmises à l’IDA suivant correspondance de l’UC -PIF du 14 Mars 2017. L’avis de non objection de l’IDA sur les termes de référence est daté du 28 Mars 2017. b - Publication L’IDA a suggéré au PGAPF de se rapprocher de de M LUMBUENAMO Raymond en tant que ancien professeur d’université pour la constitution de la liste restreinte. c – Constitution de la liste restreinte Six (06) CV ont été obtenus à partir de la base de données UC-PIF : N° Soumissionnaires 1 Affermi KUFINU DIAMATONDO 2 Dave TENA TENA MATEN’S 3 Emmanuel KIKUMU MALEMEKO 4 Pascal OMOTOMBO TOKOKO 5 Zico MONSHEMOLOCK 6 Bardely MALONGA NKUNKU d- Evaluation des CV Les membres de la commission d’analyse sont composés de : N° Nom et Prénoms Fonction 1 Vincent CAPDEJELLE Assistant technique international Président UC-PIF 2 Eric LUTETE LANDU Expert OSFAC Membre 3 Serge MOBA EMBALI Expert DDD/SG-ECN-DD Membre 4 Germaine MUTOMBO MECN-DD Membre MUSUAMBA 5 Anaclet NSADISA MABWA Assistant Admi en passation des Secrétaire marchés Page 61 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ Les CV sont évalués le 13 Avril 2017 et les critères d’évaluation sont définis ainsi qu’il suit :  Etre titulaire d’un diplôme de niveau BACC + 5 ou supérieur en Géographie, Agronomie, Polytechnique, Foresterie, Environnement ou autres diplômes équivalents et une qualification pertinente dans les domaines ;  Avoir une expérience antérieure confirmée (4 ans au moins) dans une fonction d’Expert SIG et 07 ans en général ;  Avoir une bonne maitrise du logiciel SIG de télédétection (ArcGis, MapinfoQGIS) et photo interprétation et gestion des bases de données géographique (Access, Oracle, Excell) ;  Avoir une expérience de terrain sur les relevés GPS et leur intégration au SIG. A la suite de l’évaluation la commission d’analyse propose à la commission de s marchés d’inviter le candidat Affermi KUFINU DIAMATONDO pour la négociation du contrat. N° Soumissionnaires Rang 1 Affermi KUFINU DIAMATONDO 1er 2 Dave TENA TENA MATEN’S 2e 3 Emmanuel KIKUMU MALEMEKO 3e 4 Pascal OMOTOMBO TOKOKO 4e 5 Zico MONSHEMOLOCK 5e 6 Bardely MALONGA NKUNKU 6e e- Examen du rapport d’analyse des offres La commission des marchés est composée de : N° Nom et Prénoms Fonction 1 Clément VANGU LUTETE Coordonnateur du PIF Président 2 Georges ILUNGA Représentant de la Direction du Membre KAPONSOLA Développement Durable 3 Noel Prosper NDIAMBU Expert en gestion financière PIF Membre 4 Benjamin BAKADISULA Représentant de la direction de la Membre cellule juridique MEDD 5 Chico MUAMBA Assistant Technique du Secrétaire Membre Général MEDD 6 Angelo BAKAVUDI TUSOSA Expert en passation des marchés Secrétaire PGAPF Elle a siégé le 18 Avril 2017 et a enterriné la décision de la commission d’analyse des CV. e– Négociation du contrat Le procès verbal de négociation du contrat est daté du 20 Avril 2017. Page 62 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ f - Contrat Le contrat N° 099/IDA/PGAPF/UC-PIF/MEDDD/ EPM/BAK/2017/SC est signé le 05 Mai 2017 avec M Affermi KUFINU DIAMATONDO pour un montant annuel de 40 000,00 USD. E Suivi de l’exécution des contrats 1. La lettre de convocation du candidat sélectionné pour la négociation du contrat n’est pas classée dans le dossier 2 ; Les CV des consultants sont tirés d’une base de données détenue par l’UC -PIF. le consultant n’est pas informé de l’utilisation de son CV par le projet. 3. En prenant les CV à partir des bases de données. Il se dégage deux questions ;  Est-ce que ces bases de données sont régulièrement mises à jour ?  Comment sont elles alimentées ? 2-NATURE DE L’INTERVENTION : RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT EXPERT EN CHARGE DE L’ACTUALISATION DES OUTILS DE SAUVEGARDES DU PIF EN VUE DE LEUR EXTENSION A LA ZONE D’INTERVENTION DU PIREDD/MAI-NDOMBE Méthode de sélection : Comparaison de CV Revue a postériori a - Elaboration des Termes de référence Les TDR ont été élaborées et transmises à l’IDA suivant correspondance de l’UC-PIF. b- Publication c – Constitution de la liste restreinte Six(03) CV ont été obtenus à partir de la base de données de l’UC -PIF pour constituer la liste restreinte : N° Soumissionnaires 1 Felly BOKO LUTSU 2 Adonis KELLY MAWONDA KIKUNDJI 3 Clliste MBOSO MUZWAKI d- Evaluation des CV Les membres de la commission d’analyse sont composés de : N° Nom et Prénoms Fonction 1 Alex YENGE Expert en sauvegarde Président Environnementaliste UC-PIF Page 63 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ 2 Julien KABALAKO Expert au groupe de travail climat Membre REDD 3 Rubin RASHIDI BUKANGA Expert en sauvegarde Membre environnementale CN-REDD 4 Germaine MUTOMBO Membre de la CGMP au MEDD Secrétaire MUSUAMBA Les CV sont évalués le 13 Janvier 2017 et les critères d’évaluation sont définis ainsi qu’il suit :  Etre titulaire d’un diplôme de niveau BACC + 5 de formation socio économiste, sociologue pu statisticien démographique ou environnementaliste ;  Avoir une expérience d’au moins 7 années dans le domaine des études évaluation environnementales et sociales de la Banque Mondiale.  Avoir réalisé au moins 5 missions similaires plus particulièrement en élaboration des cadres de politiques de la Banque Mondiale ;  Avoir au moins trois expériences prouvées de travail avec les peuples autochtones et bonne connaissance de leurs traditions ;  Une bonne connaissance de la RDC et si possible de l’actuelle province de Mai Ndombe en particulier(Atout) une expérience de terrain sur les relevés GPS et leur intégration au SIG. A la suite de l’évaluation la commission d’analyse propose à la commission de s marchés d’inviter le candidat Felly BOKOLUTSU pour la négociation du contrat. N° Soumissionnaires Rang 1 Felly BOKO LUTSU 1er 2 Adonis KELLY MAWONDA 2e KIKUNDJI 3 Clliste MBOSO MUZWAKI 3e e- Examen du rapport d’analyse des offres Le rapport n’est pas classé dans le dossier e– Négociation du contrat Le procès verbal de négociation du contrat n’est pas classé dans le dossier. f - Contrat Le contrat N° 095/IDA/PGAPF/UC-PIF/MEDDD/ EPM/BAK/2017/SC est signé le 22 Janvier 2017 avec M Felly BOKO LUTSU pour un montant annuel de 40 000,00 USD. E Suivi de l’exécution des contrats  Les documents suivants ne sont pas classés dans le dossier  Avis de non objection de l’IDA Page 64 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________  Rapport de la commission des marchés  Procès verbal de négociation du contrat  La lettre de convocation du candidat sélectionné pour la négociation du contrat  Les CV des consultants sont tirés d’une base de données détenue par l’UC-PIF. le consultant n’est pas informé de l’utilisation de son CV par le projet.  En prenant les CV à partir des bases de données. Il se dégage deux questions ;  Est-ce que ces bases de données sont régulièrement mises à jour ?  Comment sont elles alimentées ? B – FOURNITURES 1- NATURE DE LA PRESTATION : ACQUISITION, INSTALLATION ET CONFIGURATION D’UN SERVEUR POUR LES BUREAUX DE L’UC-PIF Méthode de sélection : Consultation fournisseurs Revue a postériori Budget ; USD a - Demande de cotations La demande de cotation N° 0230/MEDD/PIF/DDD/CPM/06/ANM/2017 est datée du 27 Mai 2017. Le dossier de cotation a été transmis à cinq (05) fournisseurs suivant les cachets et émargements des prestataires. Les offres doivent parvenir à l’UC-PIF sous plis fermé au plus tard le 07 Juin 2017, soit plus de douze (12) jours après la diffusion :  SNBS ;  CENTIC ;  IT GROUP ;  SMARTECH ;  USTC. b - Ouverture des plis Le rapport d’ouverture est daté e du 07 Juin 2017 N° Soumissionnaires Montant de l’offre en USD 1 SNBS 29 000,00 2 CENTIC 31 200,00 4 IT-GROUP 31 600,00 c - Evaluation des offres Les offres sont évaluées le 08 Juin 2017 et la composition de la commission est la suivante : Page 65 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________ N° Nom et Prénoms Fonction Titre 1 Désiré UMBA KANONGE Logisticien Président 2 Germaine MUTOMBO Membre de la cellule de gestion des Membre marchés 3 Patrick TEDIKA Assistant comptable et Membre informaticien CN-REDD 4 Anaclet NDSADISA MABWA Assistant administratif en passation Secrétaire des marchés PGAPF Trois offres ont été reçues et évaluées : N° Soumissionnaires 1 IT GROUP 2 CENTIC 4 SNBS A l’issue de la vérification des offres, le classement est le suivant : N° Soumissionnaire Montant de Montant Montant Classement l’offre en de l’offre à adjuger USD corrigée 1 SNBS 29 700,00 29 700,00 29 700,00 1er 2 CENTIC 31 200,00 31 200,00 31 200,00 2e 4 IT GROUP 31 650,00 31 650,00 31 650,00 3e L’offre de SNBS est la moins disante pour un montant de 29 700,00 USD. La commission d’analyse propose à la commission des marchés d’attribuer le marché à SNBS pour un montant de 29 700,00 USD. d - Attribution du marché La commission des marchés a siégée le 12 Juin 2017 a attribué le marché à SNBS pour un montant de 29 000,00 USD. e - Signature de la lettre de marché La lettre de marché N° 110/IDA/PGAPF/UC-PIF/MEDD/EPM/BAK/2017/MF est signé le 03 Juillet 2017 avec SNBS pour un montant de 29 700,00 USD. f-Suivi de l’exécution du contrat Les documents suivants sont classés dans le dossier de marché :  La livraison a été faite le 04 juillet 2017 suivant le bon de livraison N°01 ;  Le rapport de réception sur la mise en place du système de gestion électronique et archives des données de l’UC-PIF a été fait le 27 Juillet 2017 ;  La facture N° 016 de SNBS de 17 820,00 USD du 04 Juillet 2017 ; Page 66 sur 69 PROJET DE GESTION AMELIOREE DES PAYSAGES FORESTIERS (PGAPF) DON IDA TF 016869 __________________________________________________________________________________________________________ RAPPORT D’AUDIT SUR LES ETATS FINANCIERS – EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE 2017 _________________________________________________________________________________________  La copie de l’ordre de virement de 17 820,00 USD. COMMENTAIRES La lettre de convocation du soumissionnaire SNBS retenu pour la signature du contrat. Page 67 sur 69