-::-::-::-::-::-::-::-::-::-::-::-::-:-::-:-::-:-::-:-::-:-::-:-:-:-:-:-:-:-:-: RAPPORT D’AUDIT DE PASSATION DES MARCHE DU PROJET CENTRE D’EXCELLENCE AFRICAIN (CEA-2IE) Exercice clos le 31 décembre 2016 -:-:-:-::-::-::-::-::-::-::-::-::-::-::-::-:-:-:-:-:-:-:-:-:-::-:-::-:-::-:-: FINANCEMENT: BANQUE MONDIALE - CREDIT IDA N° 5420-BF BURKINA-FASO INSTITUT INTERNATIONAL D’INGENIERIE DE L’EAU ET DE L’ENVIRONNEMENT (2iE) 01 BP: 594 Ouagadougou 01 BURKINA FASO Tél. +226 25 49 28 00 / Fax: +226 25 49 28 01 E-mail : dg@2ie-edu.org Décembre 2017 //-) Monsieur le Directeur Général de l’Institut International d’Ingénierie de l’Eau et de l’Environnement (2iE) 01 BP 594 – Ouagadougou 01 Burkina-Faso LETTRE D’OPINION DE L’AUDITEUR SUR LE PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHES DU PROJET CENTRE D’EXCELLENCE AFRICAIN (CEA) Période allant du 1er janvier 2016 au 31 décembre 2016 Monsieur le Directeur Général, Conformément aux termes de références, nous avons réalisé la mission d’audit de la passation des marchés du Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) financé par le Crédit IDA N° 5420-BF. Le présent rapport fait l’état des constats, observations et recommandations sur le système et procédures de passation de marchés mis en œuvre par le Projet. L’objet de la mission qui nous a été confiée, concerne le contrôle de la régularité et la transparence du processus de passation des marchés publics au niveau de la fondation 2iE /CEA-BM. Elle vise donc à apprécier globalement la validité du processus de passation des marchés passés et le cadre institutionnel mis en place. Au cours de nos vérifications, nous avons conformément aux normes pour la pratique professionnelle mis en œuvre les diligences et tests jugés nécessaires, en mettant un accent particulier sur les préoccupations contenues dans les termes de référence de la mission. Des procédures ont été suivies et des renseignements probants ont été réunis, de manière suffisante et convenable, pour appuyer l'exactitude de la conclusion de l'audit. En effet, la mission a relevé que le plan de passation de marchés de 2016 est reparti sur deux périodes allant de Juillet 2015 à Juin 2016 et de Juillet 2016 à Juin 2017. Mais la plupart des marchés programmés pour 2016 ont été signés en 2017 et certains ne sont pas encore livrés à ce jour. Ainsi de l’examen des différents marchés (voir annexes) et sur la base des indicateurs décrits dans les tableaux ci-dessous, nous avons procédé à l’appréciation de la performance de l’unité de gestion sur les deux aspects suivants : - la capacité institutionnelle de 2iE à passer des marchés et ; - le respect des procédures de passation des marchés afin de pouvoir formuler les recommandations qui s’imposent. Projet d’Excellence Africain (CEA) – Volet 2iE 1. Conclusion de l’audit A l’issue de nos travaux, nous avons constaté que la capacité institutionnelle est satisfaisante et que le respect des procédures de passation des marchés est également satisfaisant. Cotonou, le 08 décembre 2017 Pour COFIMA, Jean-Claude AVANDE Expert-Comptable Associé Gérant Rapport d’audit de passation des marchés 3 Projet d’Excellence Africain (CEA) – Volet 2iE SOMMAIRE LETTRE D’OPINION DE L’AUDITEUR SUR LE PROCESSUS DE PASSATION DE DES MARCHES DU PROJET CENTRE D’EXCELLENCE AFRICAIN (CEA) Période allant du 1er janvier 2016 au 31 décembre 2016 ....................................................................................... 2 1. Conclusion de l’audit .......................................................................................................... 3 2. Constats d’audit .................................................................................................................. 5 3. SYNTHESE DES TRAVAUX D’AUDIT ET RECOMMANDATIONS ........................ 8 Rapport d’audit de passation des marchés 4 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) 2. Constats d’audit 2.1 Capacité Institutionnelle Légende : S : Satisfaisant MS : Modérément satisfaisant I : Insatisfaisant Rapport d’audit de passation des marchés 5 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) Eléments vérifiés au N° niveau de l’unité de Résultats et Commentaires Appréciation passation de marchés Existence d’une unité De février à septembre 2016, le poste de 1 chargée de la spécialiste en passation des marchés est resté S passation de marchés vacant, le chargé de la logistique a assuré ce avec rôles et rôle, mais le poste a été pourvu par la suite responsabilités clairement définis Existence d’une Oui, le cadre affecté à ce poste a été recruté 2 description de poste et sur la base d’une description de poste S les profils requis pour ce poste Existence d’un Le spécialiste en passation des marchés a les S Personnel doté des qualifications requises et est appuyé par un 3 qualifications requises assistant qui a les compétences Existence de manuel Oui, 2iE dispose d’un manuel de procédures S de procédures 4 5 Mobilité du personnel Le personnel est mobile, pour ce faire, les MS capacités de l’assistant ont été renforcées pour mieux jouer ce rôle en cas de vacance. Existence d’une L’organisation mise en place au niveau de S 6 efficace organisation 2iE est jugée efficace interne du travail Effective vulgarisation Le manuel de procédures propre est mis à la 7 du personnel à disposition de tous les intervenants S propos de l’existence de cette documentation Existence d’un Le système d’archivage des documents est à système d’archivage parfaire, utiliser aussi des chemises et sous MS des documents, de chemises avec des boîtes archives 8 qualité Existence des Il n’existe pas de rapport sur la passation des rapports sur marchés, un tableau a été remis mais ne S 9 l’exécution de la renseigne pas sur les problèmes soulevés par passation de marchés la mise en œuvre du plan et les solutions envisagées Appréciation globale Satisfaisante Rapport d’audit de passation des marchés 6 Projet d’Excellence Africain (CEA) – Volet 2iE Quant au respect de la procédure de passation des marchés, 2iE s’est conformé aux dispositions du manuel de procédures. 2.2 Respect des procédures de Passation de Marchés Indicateurs 1 Conformité de l’entité de Oui S passation des marchés par rapport aux dispositions de l’Accord 2 Existence d’un plan de Oui S passation de marchés 4 Processus de passation de marché 4.1 Documents d’appel Les documents types Conformes au S d’offres/DP et demande de modèle de la Banque, cotation 4.2 Publication Oui, dans les journaux locaux et à S l’international 4.3 Evaluation/Attribution Elles sont faites conformément aux S dispositions du manuel de procédures 5 Publication des résultats Oui, la mission a eu les preuves S des appels d’offres 6 Qualité et exhaustivité du Oui, des modèles de la Banque sont S Contenu des marchés utilisés et les contenus exhaustifs 7 Gestion du Contrat 7.1 Existence des garanties Oui, mais elles sont gardées dans les MS requises documents de passation des marchés 7.2 Conformité des modalités OUI S de paiement par rapport aux marchés 7.3 Respect des délais de Oui en général, mais parfois non (en MS paiement des contractants fonction des disponibilités de trésorerie) Conformité des biens, La réception des biens faite et S 7.4 travaux et services par sanctionnée par un procès-verbal de rapport aux marchés réception signé par une commission Conclusion globale sur le respect Satisfaisant des procédures Rapport d’audit de passation des marchés 7 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) 3. SYNTHESE DES TRAVAUX D’AUDIT ET RECOMMANDATIONS Nous avons identifié des faiblesses et au vu des risques afférents, avons formulé les recommandations suivantes : Rapport d’audit de passation des marchés 8 Projet d’Excellence Africain (CEA) – Volet 2iE HR = Haut Risque MR = Moyen Risque Faiblesses identifiées Risques Niveau des Recommandations Délai de Commentaires Risques mise œuvre du Client Ouverture des offres vingt  Altération des offres  MR Ouvrir les offres quelques minutes Pour les jours après le dépôt prévu dans après le dépôt (10 à 30 mn marchés à le dossier  Non transparence dans le maximum) venir Acquisition d’équipements processus informatiques pour la pédagogie Contrat n° 074/2016/DG/AF Délai de passation des marchés  Retard dans la mise en œuvre du  MR Accélérer le processus de Pour les parfois trop long et de livraison Projet passation des marchés marchés à par les fournisseurs venir -Acquisition de deux mini bus au profit de la fondation 2IE Contrat n° 003/2017/DIM/AF - Acquisition d’équipements informatiques pour la pédagogie Contrat n° 074/2016/DG/AF Les pages de signature des  RM  Prévoir les signatures sur des Immédiat rapports d’évaluation et pages comportant au moins procès-verbaux ne portent pas quelques paragraphes du des indications sur le marché document signé ou prévoir au bas de document le titre du document signé Les garanties sont classées  Perte de garanties  RM Faire des copies des garanties et Immédiat comme des documents de ranger comme documents de passation de marchés passation des marchés et Rapport d’audit de passation des marchés 9 Projet d’Excellence Africain (CEA) – Volet 2iE conserver les originaux dans un coffre-fort au niveau de service financier Absence des factures et  Non suivi de l’exécution des  RM  Le Service des Acquisitions Immédiat preuves de paiement dans les marchés doit veiller au respect des documents de passation des modalités de paiement marchés inscrites dans les contrats et demander copies des factures et preuves de paiement Réduction de la quantité des  Non-respect des principes de la  RM  Se conformer aux dispositions biens commandés sans tenir concurrence du DAO ou annuler les lots compte du pourcentage retenu concernés et relancer en dans le DAO (20%) consultation de fournisseurs Conclusion RM Légende : RM : Risque modéré HR : Haut risque Rapport d’audit de passation des marchés 10 Projet d’Excellence Africain (CEA) – Volet 2iE Annexe 1 : LE PLAN DE PASSATION DES MARCHES Méthode Date prévue Date prévue Montant Pré de pour l’ouverture pour Code Intitulé estimé qualification Commentaire passation des offres l’attribution au (USD) de Marché (Oui/Non) plus tard Acquisition de deux bus au Attribué livré 1 130 000 AON Non 25/04/2016 25/05/2016 profit de la fondation 2iE Livraison poste SONABEL : Seule la Contrat signé et ENTENTE 2 renforcement de l’alimentation 200 000 Non Prior NA SONABEL a livré DIRECTE électrique le monopole Audit des comptes 2016-2017 et 3 60 000 SMC 17/10/2016 22/11/2016 2018 4 3 Maitrise d’œuvre de 25 000 ED NA NA conception pour la rénovation de bâtiments 5 Equipements pédagogiques et 400 000 AON Non Post 25/10/2016 31/12/2016 Contrat signé scientifiques Université de Ouagadougou (UO) 6 Equipements pédagogiques et 300 000 AOI 30/01/2017 30/03/2017 scientifiques Université de Tamalé* (UDS) 7 Equipements informatiques pour 120 000 AON Non 05/09/2016 03/11/2016 la pédagogie Rapport d’audit de passation des marchés 11 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) ANNEXE 2 : TABLEAU D’EXAMEN DES MARCHES ECHANTILLONNES Biens et travaux Date d’examen: 10/10/2017 Désignation et Numéro du Contrat Date de signature Méthode de passation des du Contrat: marchés : Consultation de Acquisition de deux mini bus au profit de la 19/06/17 Fournisseurs fondation 2IE Contrat n° 003/2017/DIM/AF Nature du Marché: Biens Montant du Contrat : 71 600 000 FCFA HT/HD Noms et Adresses des Titulaires des Marchés CFAO MOTORS 01 BP 23 OUAGADOUGOU 01 Tél : 00 226 50 49 88 00 Eléments vérifiés au Résultats et Commentaires niveau de la gestion du processus de passation et de l’exécution du marché Existence du marché Oui (PPM 2016) reporté sur 2017 dans le PPM Approbation du dossier N/A par la banque Publication du dossier Date de publication : 17/01/2017 d’Appel d’Offres Date limite de dépôt des offres : 15/02/2017 Qualité du DAO : conforme au modèle de la banque Délai accordé pour la Quatre (04) semaines soumission des offres Vérification de Nombre de soumissionnaires ayant déposé une offre : Trois (03) l’existence des offres; DIACFA AUTOMOBILE : 69 860 000 FCFA HT/HD Noms des SEA-B : 80 677 966 FCFA HTVA soumissionnaires et CFAO MOTORS : 71 602 400 FCFA HT/HD montants des offres Ouverture des offres Date limite de dépôt : 15/02/2017 date d’ouverture des offres : 21/02/2017 Evaluation des offres Date d’évaluation des offres : 22/03/2017 L’évaluation est- elle basée sur les critères du dossier : oui rapport d’évaluation signé Qualité du rapport d’évaluation : rapport explicite Approbation du rapport N/A d’évaluation par la Banque Rapport d’audit de passation des marchés 12 Projet d’Excellence Africain (CEA) – Volet 2iE Contrat signé Date de signature du contrat : 19/06/2017 Date de démarrage : 19/06/2017 Qualité du contrat : conforme au modèle de la Banque mondiale Le délai de livraison prévu : 2 mois après l’ordre de service Durée de la passation Environ : 5 mois de marchés Délai de passation un trop long pour une consultation de fournisseurs, le processus a démarré le 17/01/2017, après un appel d’offres revenu infructueux et la notification est intervenue le 19/06/2017 Réception provisoire 05/10/2017 Facture et date de Date de la facture : réception et de Facture : paiement Montant : Date de réception : Date de paiement : Délai de paiement Coût des items : Coûts raisonnables Supérieur ils aux coûts de marché Y a t- il des plaintes NON Commentaires Processus de passation des marchés conforme, mais délai trop long, spécifiques sur des Le processus d’Appel d’offres a commencé depuis 2016 et est fautes concernant la revenu infructueux, des diligences devraient être faites pour passer procédure et l’exécution le marché par consultation de fournisseurs. du marché Rapport d’audit de passation des marchés 13 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) Date d’examen: 12/10/2017 Désignation et Numéro du Contrat Date de signature du Méthode de Acquisition d’équipements Contrat: 13/01/2017 passation des informatiques pour la pédagogie marchés : AON Contrat n° 074/2016/DG/AF Nature du Marché: Biens Montant du Contrat : Lot 1 : 54 655 064 FCFA HT/HD Lot 2 : 13 858 928 FCFA HT/HD Nom et Adresse du Titulaire du Marché E-SERVICES 01 BP 6652 OUAGADOUGOU 01 Tél : 50 37 36 30 eservicesa@eservicessa.com Eléments vérifiés au Résultats et Commentaires niveau de la gestion du processus de passation et de l’exécution du marché Existence du marché Oui (PPM) dans le PPM Approbation du dossier N/A par la banque Publication de la Date de publication : 12/07/2016 Demande de cotation Date limite de dépôt des offres : 16/08/2016 Qualité du DAO : conforme au modèle de la Banque Délai accordé pour la 35 jours soumission des offres Vérification de Nombre de soumissionnaires ayant déposé une offre : Trois l’existence des offres; (03) Noms des CONFI-DIS INTERNATIONAL –SA : 93 000 000 FCFA HT soumissionnaires et (lot 1) montants des offres E-SERVICES : 64 563 212 FCFA HT (lot 1) : 29 548 212 FCFA HT (lot 2) SOFNET : 66 293 220 FCFA HT (lot 1) Ouverture des offres Date limite de dépôt : 16/08/2016 date d’ouverture des offres : 05/09/2016 Evaluation des offres Date d’évaluation des offres : 03/11/2016 L’évaluation est- elle basée sur les critères du dossier : OUI rapport d’évaluation signé Qualité du rapport d’évaluation : EXPLICITE Rapport d’audit de passation des marchés 14 Projet d’Excellence Africain (CEA) – Volet 2iE Approbation du rapport N/A d’évaluation par la Banque Contrat signé Date de signature du contrat : 13/01/2017 Date de démarrage : 23/01/2017 reportée à 13/04/2017 Qualité du contrat : conforme au modèle de la banque Le délai de livraison prévu : 2 MOIS Durée de la passation Environ : six (06) mois de marchés Réception provisoire 10/05/2017 réception définitive Facture et date de Lot 1 réception et de Date de la facture : 26/05/2017 paiement Facture : FCA N° 170031 MONTANT : 54 655 064 FCFA HT Date de réception : 31/05/2017 Date de paiement : 30/06/2017 Lot 2 : Date de la facture : 26/05/2017 Facture : FCA N° 170029 MONTANT : 13 858 928 FCFA HT Date de réception : 02/06/2017 Date de paiement : 24/07/2017 Délai de paiement Lot 1 : 30 JOURS - (délai raisonnable) Lot2 : 52 jours (délai un peu long) Coût des items : Coûts raisonnables Supérieur ils aux coûts de marché Existence des Garanties OUI Garantie de bonne fin d’exécution et caution de retenue de garantie, mais les originaux sont classés dans les documents de passation des marchés Y a-t-il des plaintes Non Commentaires Processus conforme, mais ouverture des plis a eu lieu vingt spécifiques sur des jours après le dépôt des offres, risque d’altération des offres, fautes concernant la processus peu transparent. procédure et l’exécution du marché Rapport d’audit de passation des marchés 15 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) Date d’examen: 12/10/2017 Désignation et Numéro du Contrat Date de signature du Méthode de Acquisition d’équipements contrat : 31/03/2017 passation des pédagogiques et scientifiques pour marchés : AOI l’UDS de Tamalé Contrat: n° 110/2016/DG/AF Nature du Marché: Biens Montant du Contrat : 307 126,67 Euros HT/HD Nom et Adresse du Titulaire du Marché NEO TECH Parc Industriel de Hauts-Sarts, Zone 3, Route de Liers 142 à 4041 Milmort Belgique Eléments vérifiés au Résultats et Commentaires niveau de la gestion du processus de passation et de l’exécution du marché Existence du marché Oui (PPM 2016) dans le PPM Approbation du dossier N/A par la banque Publication de la Date de publication : 01/12/2016 Demande de cotation Date limite de dépôt des offres : 24/01/2017 Qualité du DAO : conforme au modèle de la Banque Délai accordé pour la 7 Semaines (raisonnable) soumission des offres Vérification de Nombre de soumissionnaires ayant déposé une offre : Quatre l’existence des offres; (04) Noms des NEO TECH : 307 126, 67 euros HT soumissionnaires et SERVACO PPS : 970 540, 75 $USD TTC montants des offres ACIA : 283 771 097 FCFA TTC EGF Sarl : 283 771 097 FCFA TTC Ouverture des offres Date limite de dépôt : 24/01/2017 date d’ouverture des offres : 24/01/2017 Evaluation des offres Date d’évaluation des offres : 15/02/2017 L’évaluation est- elle basée sur les critères du dossier : OUI rapport d’évaluation signé : Oui Qualité du rapport d’évaluation : conforme au modèle de la Banque mondiale et est explicite. Rapport d’audit de passation des marchés 16 Projet d’Excellence Africain (CEA) – Volet 2iE Approbation du rapport N/A d’évaluation par la Banque Contrat signé Date de signature du contrat : 31/03/2017 Date de démarrage : 15/05/2017 Qualité du contrat : conforme au modèle de la banque Le délai de livraison prévu : 2 MOIS Durée de la passation Environ : 4 mois de marchés Réception provisoire Non encore livrés Réception définitive Facture et date de Date de la facture : réception et de Facture : paiement MONTANT : Date de réception : Date de paiement : Délai de paiement ???????????? Coût des items : Coûts raisonnables Supérieur ils aux coûts de marché Existence des Garanties Non Y a-t-il des plaintes Non Commentaires Processus conforme, délai de passation des marchés spécifiques sur des raisonnable. fautes concernant la procédure et l’exécution du marché ----- Rapport d’audit de passation des marchés 17 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) Date d’examen: 12/10/2017 Désignation et Numéro du Contrat Date de signature du Méthode de Acquisition d’équipements de contrat : 25/09/2017 passation des laboratoire pour l’Ecole doctorale de marchés : AON l’Université de Ouagadougou Contrat: n° 123/2016/DG/AF Nature du Marché: Biens Montant du Contrat : Nom et Adresse du Titulaire du Marché Eléments vérifiés au Résultats et Commentaires niveau de la gestion du processus de passation et de l’exécution du marché Existence du marché Oui (PPM 2016) dans le PPM Approbation du dossier N/A par la banque Publication de la Date de publication : 21/12/2016 Demande de cotation Date limite de dépôt des offres : 07/02/2017 Qualité du DAO : conforme au modèle de la Banque Délai accordé pour la 47 JOURS soumission des offres Vérification de Nombre de soumissionnaires ayant déposé une offre : Sept l’existence des offres; (07) Noms des CTEL : 32 769 024 FCFA HT (lot3) soumissionnaires et DATSYS : 22 108 634 FCFA HT (lot3) montants des offres SYSMEX-FADASA : 370 924 588 FCFA HT ( lot 1) : 227 353 927 FCFA HT (lot 2) DIACFA : 39 000 000 FCFA HT (lot 3) Equipe Confort : 377 480 993 FCFA HT ( lot 1) : 193 004 618 FCFA HT ( lot 2) EGF : 357 015 800 FCFA HT (lot1) : 285 245 460 FCFA HT (lot2) : 80 908 320 FCFA HT (lot3) ACIA : 394 852, 15 euros HT (lot2) Ouverture des offres Date limite de dépôt : 07/02/2017 date d’ouverture des offres : 07/02/2017 Rapport d’audit de passation des marchés 18 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) Evaluation des offres Date d’évaluation des offres : Mars 2017 L’évaluation est- elle basée sur les critères du dossier : OUI rapport d’évaluation signé : Oui Qualité du rapport d’évaluation : conforme au modèle de la Banque mondiale et est explicite. Approbation du rapport N/A d’évaluation par la Banque Contrat signé Date de signature du contrat : 25/09/2017 Date de démarrage : en cours Qualité du contrat : conforme au modèle de la Banque me au modèle de la banque Le délai de livraison prévu : 2 MOIS Durée de la passation Environ : 9 mois de marchés Réception provisoire Non encore livrés Réception définitive Facture et date de Date de la facture : réception et de Facture : paiement MONTANT : Date de réception : Date de paiement : Délai de paiement ???????????? Coût des items : Coûts raisonnables Supérieur ils aux coûts de marché Existence des Garanties Non Y a-t-il des plaintes Non Commentaires Processus conforme, délai de passation des marchés trop long spécifiques sur des fautes concernant la procédure et l’exécution du marché Rapport d’audit de passation des marchés 19 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) ANNEXES  Plan de passation des marchés Rapport d’audit de passation des marchés 20 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) Rapport d’audit de passation des marchés 21 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) Rapport d’audit de passation des marchés 22 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) Rapport d’audit de passation des marchés 23 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) Rapport d’audit de passation des marchés 24 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) Rapport d’audit de passation des marchés 25 Projet Centre d’Excellence Africain (CEA-2iE) Rapport d’audit de passation des marchés 26