REPUBLIQUE CENTRAFRICAINE =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-= MINISTERE DES TRAVAUX PUBLICS ET DE L’ENTRETIEN ROUTIER (MTPER) ------------------------- PROJET DE GOUVERNANCE DE RESSOURCES NATURELLES Financement IDA N° D-2230 ---------------------------------------------- RAPPORT DE RECOMMANDATIONS POUR LA PERIODE ALLANT DU 15 NOVEMBRE 2017 AU 31 DECEMBRE 2018 --------------------- VERSION DEFINITIVE Septembre 2019 1 SOMMAIRE : I. SUIVI DES RECOMMANDATIONS FORMULEES PAR LA MISSION DE SUPERVISION DE LA BANQUE MONDIALE ........................................................................................................................... 5 II. NOUVEAUX POINTS DE RECOMMANDATIONS ........................................................................ 8 NOTE 1 : LES CONTRATS DES CONSULTANTS NE SONT PAS SYSTEMATIQUEMENT ENREGISTRES DANS LE LOGICIEL TOM²PRO ................................................................................... 8 NOTE 2 : NON PRELEVEMENT DU PRECOMPTE SUR LES HONORAIRES DES CONSULTANTS .. 9 NOTE 3 : GESTION DE LA SAUVEGARDE DU SYSTEME D’INFORMATION ................................ 10 NOTE 4 : LES IMPUTATIONS COMPTABLES NE SONT PAS ANNEXEES AUX PIECES COMPTABLES ...................................................................................................................................... 11 NOTE 5 : ABSENCE DE MISE EN RESEAU DU LOGICIEL TOM²PRO ............................................. 12 NOTE 6 : ABSENCE DE NUMERO D’INDENTIFICATION FISCALE (NIF) SUR CERTAINES FACTURES ............................................................................................................................................ 13 NOTE 7 : LE PGRN FONCTIONNE SUR UN MANUEL DE PROCEDURE GENERIQUE ................. 14 2 MONSIEUR LE COORDONNATEUR DU PROJET DE GOUVERNANCE DES RESSOURCES NATURELLES Monsieur le Coordonnateur, Dans le cadre de l'examen des comptes du Projet de Gouvernance des Ressources Naturelles (PGRN), nous avons procédé, conformément aux normes de révision comptable généralement admises sur le plan international, à l'évaluation du système de contrôle interne et du système comptable mis en place au sein du PGRN. L'objectif de la revue des procédures consiste à formuler des recommandations constructives destinées à pallier les faiblesses décelées au cours de notre intervention, en vue de l'amélioration des procédures administratives, comptables et financières du PGRN. Nous devons vous signaler que, conformément aux normes de révision comptables généralement admises sur le plan international, notre examen s'appuie sur des sondages et ne constitue pas une revue exhaustive des opérations réalisées par le PGRN au cours de l’exercice sous revue. Il ne vise pas à révéler toutes les anomalies et fraudes, notamment celles qui ne sont pas couvertes par nos sondages du fait de leur faible matérialité relative. Néanmoins, nous portons à votre connaissance toutes les anomalies et fraudes que nous avons relevées lors de nos contrôles. Nous devons rappeler que PGRN a l'entière responsabilité de la mise en place et du fonctionnement du système de contrôle interne et du système comptable dont il doit évaluer l'opportunité et l'efficacité dans le cadre de sa gestion. L'objectif assigné à un système de contrôle interne est de donner à la coordination, une assurance raisonnable, mais non absolue, que les actifs du PGRN sont 3 suffisamment protégés contre toute utilisation non autorisée ou frauduleuse et que les opérations sont exécutées conformément à ses instructions et comptabilisées correctement pour permettre la préparation d'états financiers réguliers et sincères. Le présent rapport, bien qu’il soit de nature critique, a un but constructif et ne vise aucun des membres du personnel du PGRN que nous remercions pour l’aide qu’ils nous ont apportée dans l’exécution de nos travaux. La présente lettre fera l’objet : - de suivi des recommandations antérieures ; - de nouveaux points de contrôle. Pour chacune des insuffisances relevées, la feuille de constat/recommandation est structurée comme suit : - Description du constat ; - Recommandations formulées ; - Commentaires et observations de PGRN. Nous restons à votre disposition pour toute précision que vous jugerez utile et vous prions d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de notre considération distinguée. Bangui, le 27 septembre 2019 Le Gérant Associé Alain Narcisse VA-KASSA Expert-Comptable Diplômé Commissaire aux Comptes Inscrit au Tableau tenu par la CEMAC Sous le n° 553 Inscrit aux Tableaux de l’Ordre de la RCA et Du Mali 4 I. SUIVI DES RECOMMANDATIONS FORMULEES PAR LA MISSION DE SUPERVISION DE LA BANQUE MONDIALE Au cours de notre intervention, nous avons effectué le suivi des recommandations formulées l’équipe de mission de supervision de la Banque Mondiale. Nous avons classifié les différents points de la manière suivante : NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE DE LA SIGNIFICATION RECOMMNDATION Le PGRN a suivi la recommandation ou mis en place une procédure de remplacement pour palier Exécutée –E la faiblesse qui a été mise en évidence. Le PGRN n’a apporté aucune amélioration à la faiblesse précédemment identifiée. Non Exécutée – NE Le PGRN a arrêté des mesures destinées à corriger les faiblesses énumérées par le précédent En cours d’exécution ECE auditeur. Le résumé sur le degré d’application des recommandations formulées dans les rapports précédents se présente comme suit : Nombre de points Exécutés Non Exécutés En cours d’Exécution soulevés 12 07 00 05 5 Niveau Constats relevés au cours des exercices Recommandations d’exécution Commentaires de l’audité antérieurs E ECE NE SUIVI DE RECOMMANDATIONS DES MISSIONS DE SUPERVISION DE LA BANQUE MONDIALE RAS La non-déclaration de la mise en vigueur de Publier la déclaration de mise en vigueur de X l’accord de don. l’Accord de Don. RAS La non-soumission des instruments de sauvegarde Soumission des instruments de sauvegardes pour X pour validation officielle par la banque mondiale. validation officielle par la Banque mondiale. RAS Absence de recrutement des 4 consultants pour S’assurer du recrutement du Coordinateur X renforcer l’unité technique du PGRN. Adjoint du PGRN et des 4 autres experts de l’Unité Technique du Projet. RAS Non soumission du PTBA 2019 à la banque Soumission du PTBA 2019 à la Banque mondiale X mondiale pour validation. pour non objection. RAS Logiciel TOM PRO non paramétré. Veiller au paramétrage du logiciel de X comptabilité TOMPRO. RAS La non-soumission du rapport de suivi financier du Soumission du RSF à la Banque mondiale du X 4è trimestre 2018 à la banque mondiale. 4ème trimestre 2018. RAS Absence de locaux du PGRN. Décision sur les locaux de l’équipe PGRN. X RAS Limites du PTBA du PGRN. Développement du PTBA du projet. X La non-finalisation des contrats de Terea et l’ONG Finalisation des contrats par entente directe avec La dernière version du contrat a Batali. Terea et l’ONG Batali pour la commune forestière X été partagée le 24 Septembre. Une vidéo conférence est de Lobaye. planifiée le 03 octobre en vue de 6 Niveau Constats relevés au cours des exercices Recommandations d’exécution Commentaires de l’audité antérieurs E ECE NE lever le dernier point de négociation concernant les frais de voyage sollicités par TEREA Le contrat de l’ONG BATALI ne sera opérationnel qu’en 2020. L’UT a fait le choix de travailler avec plusieurs ONG dont certaines vont démarrer seulement à partir de Novembre 2019 Ce contrat sera signé début Octobre après la vidéo conférence du jeudi 3 octobre La non-signature du contrat avec Tétra Tech. Signature du contrat avec Tétra Tech. X RAS Contrat signé le 30 aout et en cours d’exécution On n’est plus au stade des TDR. Absence de suivi sur le lancement en STEP des Faire le suivi sur le lancement en STEP des TDR sur L’AMI a été lancé et est revenu TDR sur la base de données et la politique minière. la base de données et la politique minière. X infructueux et a été relancé. Le processus de recrutement est en cours. La mise à jour sur STEP se fera dès les prochaines étapes c’est-à-dire le recrutement du cabinet. La non-finalisation de la ligne de base pour Finalisation de la ligne de base pour l’indicateur RAS l’indicateur traitant du renforcement des traitant du renforcement des capacités Version du scenario de référence X avait été transmise capacités institutionnelles de l’administration institutionnelles de l’administration forestière. communiquée la semaine forestière. passée à tout le monde. L’auditeur était en copie. 7 II. NOUVEAUX POINTS DE RECOMMANDATIONS NOTE 1 : LES CONTRATS DES CONSULTANTS NE SONT PAS SYSTEMATIQUEMENT ENREGISTRES DANS LE LOGICIEL TOM²PRO Principe : Le logiciel TOM²PRO utilisé par le projet PGRN dispose d’un module « marchés et engagements » destiné à la saisie des marchés et contrats conclus entre le PGRN et les différents fournisseurs et prestataires de service. Constat : Nous avons constaté que les contrats ne sont pas saisis dans le logiciel TOM²PRO. Risque : L’absence de saisie de ces informations rend la base des données incomplète et ne permet pas une juste lisibilité de l’ensemble des informations du PGRN en cas de consultation. Cette situation peut compromettre le bon suivi des marchés en termes d’avance, de suivi des décomptes et de retenue de garantie. Recommandation : Nous recommandons au service compétent de l’Unité de gestion du Projet de saisir dans le logiciel les contrats conclus entre le PGRN et les différents consultants et fournisseurs. L’utilisation du module permettra de faire un bon suivi des marchés en termes d’avance, de suivi des décomptes et de retenue de garantie. Position de l’audité : L’Unité de Gestion du Projet prend bonne note de cette recommandation qui sera appliquée 8 NOTE 2 : NON PRELEVEMENT DU PRECOMPTE SUR LES HONORAIRES DES CONSULTANTS Principe : Suivant l’article 166 bis du code général des impôts, les prestations de service réalisées par des consultants locaux et étrangers, doivent subir un prélèvement à la source respectivement de 3% et 15%, et procéder au reversement auprès du trésor public à titre d’impôt sur le revenu. Constat : Nous avons constaté que lors du paiement des honoraires de décembre 2018, aucun prélèvement n’a été effectué sur les honoraires des consultants. Risque : Le non-respect de la loi fiscale est de nature à engendrer des dépenses imprévues et perturber le programme budgétaire défini en cas de passage des agents du fisc, car « Tout employeur qui n’a pas fait les retenues ou qui n’a opéré que des retenues insuffisantes, est responsable du paiement du montant des retenues non effectuées et est passible d’une pénalité d’égal montant » ; Art 162 du Code Général des Impôts. Recommandation : Nous recommandons le respect des dispositions fiscales en vigueur, applicable en République Centrafricaine. Position de l’audité : Cette recommandation sera appliquée sur tous les contrats en cours d’exécution. 9 NOTE 3 : GESTION DE LA SAUVEGARDE DU SYSTEME D’INFORMATION Principe : La bonne pratique en matière de gestion de système informatique recommande la pratique de sauvegarde période de ses données sensibles de sorte à être en mesure de les restaurer à l’issue d’un sinistre ou d’un dysfonctionnement du système. Constat : Le projet n’a pas mis en place un système de sauvegarde de ces données administratives, comptables, et financières. Risque : Cette situation peut entrainer des pertes de ces données sensibles en cas de sinistre ou de disfonctionnements des outils informatiques et perturber la continuité de service. Recommandation : Nous recommandons la mise en place d’un système de sauvegarde régulier des données du projet. Position de l’audité : Des dispositions sont prises pour une sauvegarde hebdomadaire, voire journalière. 10 NOTE 4 : LES IMPUTATIONS COMPTABLES NE SONT PAS ANNEXEES AUX PIECES COMPTABLES Principe : L’imputation comptable est une étape nécessaire dans le processus de comptabilisation. Il facilite le contrôle de l’exactitude des comptes engagés, mais aussi la saisie des pièces comptables. Constat : Nous avons constaté que les imputations ne sont ni effectuées, ni contrôlées par la hiérarchie avant la saisie dans le logiciel. Après l’enregistrement elles ne sont pas annexées aux pièces comptables. Risque : L’absence d’imputation sur les pièces justificatives présente le risque d’avoir des comptes mouvementés inexacts et le rend le travail de contrôle des comptes saisies plus fastidieux. Recommandation : Nous recommandons au service compétent de l’Unité de Gestion du Projet de procéder aux imputations préalablement aux saisies et d’imprimer les bordereaux de saisis pour les annexer aux pièces comptables. Position de l’audité : L’Unité de Gestion du Projet prend bonne note de cette recommandation qui sera appliquée 11 NOTE 5 : ABSENCE DE MISE EN RESEAU DU LOGICIEL TOM²PRO Principe : Le logiciel de gestion financière et comptable en usage au PGRN est TOMPRO qui est un progiciel conçu pour les projets. Il peut au besoin, être mis en réseau et permet non seulement un échange facile des informations entre l’équipe, est une opportunité de sauvegarde aisée dans une base collective de données. Constat : Nous avons constaté que ce logiciel de gestion n’est pas installé en réseau. Le logiciel est installé en mono poste sur l’ordinateur portable du comptable. Risque : L’absence de réseau ne favorise pas un travail en équipe. Le retard pris dans la tenue régulière de la comptabilité ne sera pas vite déceler par hiérarchique. Recommandation : Nous recommandons la mise en réseau du logiciel TOM²PRO en vue de faciliter le travail en équipe. Position de l’audité : L’Unité de Gestion du Projet prend bonne note de cette recommandation qui sera appliquée dès que les conditions seront réunies par la réhabilitation du bâtiment mis à disposition de l’Unité de Gestion des Projets par le Ministère des Travaux Publics. 12 NOTE 6 : ABSENCE DE NUMERO D’INDENTIFICATION FISCALE (NIF) SUR CERTAINES FACTURES Principe : Les dispositions de l’article 342 du code général des impôts, stipulent qu’une facture établie entre professionnels assujettis, pour être régulière, doit impérativement comporter le numéro d’identification fiscale du fournisseur. Constat : Nous avons constaté que les factures de certains fournisseurs ne portent pas le numéro d’identification fiscale. Risque : Non-respect des dispositions fiscales en vigueur peut entrainer des amendes et pénalités fiscales Recommandation : Nous recommandons au service compétent du projet d’effectuer les transactions avec les fournisseurs ayant une personnalité juridique fiscalement reconnue en respect à la loi fiscale. Position de l’audité : L’Unité de Gestion du Projet prend bonne note de cette recommandation qui sera appliquée. Un accent particulier sera mis sur toutes les questions d’ordre fiscal sur les transactions financières du Projet. 13 NOTE 7 : LE PGRN FONCTIONNE SUR UN MANUEL DE PROCEDURE GENERIQUE Principe : Le manuel précise l’organisation, les principes de gestion, les tâches et les procédures à appliquer dans le cadre de la mise en œuvre de la mission d’une entité. Il vise les objectifs suivants :  Décrire l’organisation de l’entité, fixer les tâches et niveaux de responsabilité des différents agents et entités impliqués dans la mise en œuvre des opérations ;  Fournir des instruments adaptés et formalisés pour la rédaction, la transmission, le contrôle et le traitement des documents administratifs comptables, et financiers ;  Décrire les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du système de gestion mis en place. Le manuel de procédures a pour objectif de fixer et de définir les règles de gestion et les domaines d’action de chaque intervenant du projet, dans le respect des mesures prises dans l’accord de financement. Constat : Le manuel de procédures utilisé dans le cadre du PGRN est un manuel générique, qui ne prend pas en compte les différentes particularités par rapport au dispositif institutionnel du projet. Risque : Il se pose un problème d’inadéquation de certains aspects du manuel de procédure ceux du projet. Recommandation : Nous recommandons à l’équipe du projet d’engager les procédures en vue de l’élaboration d’un manuel de procédures adéquat au projet. Position de l’audité : L’Unité de Gestion du Projet prend bonne note de cette recommandation pour en échanger avec la Banque Mondiale sur l’opportunité de cette recommandation. 14