Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  République de Madagascar Projet d’Appui à la Performance du Secteur Public (PAPSP-P150116) - Crédit N.5835-MG Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du 18 au 22 novembre 2019 AIDE MEMOIRE 1. Contexte 1. Une mission d’appui à la mise en œuvre du Projet d’Appui à la Performance du Secteur Public s’est tenue à Antananarivo du 18 au 22 novembre 2019.1 Les principaux objectifs de la mission étaient de : (i) faire la revue des activités principales du projet ; (ii) évaluer l’avancement de la réalisation des conditions de décaissement du projet, (iii) s’assurer de la finalisation des résultats et décaissements au titre de l’année 2019, et (iv) discuter et finaliser avec le Gouvernement les termes d’une restructuration dudit Projet. 2. La Mission tient à exprimer sa reconnaissance vis-à-vis de tous les homologues au sein du Gouvernement de Madagascar (GoM)) pour leurs collaborations et les échanges au cours de la mission. La mission remercie également le PREA pour son assistance dans l’organisation des réunions.  2. Principaux constats 3. La mission a permis d’apprécier l’évolution actuelle du projet à 7 mois de la date de clôture. La mission note en particulier : • Un taux de décaissement de 46,09% au 20 novembre 2019 qui reste bas à 6 mois de la clôture du projet. • Une projection de taux de décaissement cumulé de 58.5% prévue en janvier 2020 après décaissement sur les DLIs atteints pour la période Janvier – Décembre 2019 (3 DLI sur 5 : le système intégré de gestion des impôts, le taux de confirmation des transactions suspectes à la douane, et la mise en place des contrats de performance DGI/Douane). • Des efforts ont été déployés par le gouvernement en faveur d’une amélioration du cadre de gestion de projet, notamment sur les aspects fiduciaires qui avaient grevé le projet pendant plus de 6 mois. Ont donc été recrutés : le Responsable Administratif et Financier, la Personne Responsable des Marchés Publics, le Responsable Passation des Marchés). Le recrutement du coordonnateur de projet est également en cours. • La réception d’une lettre d’engagement de prise en charge des dépenses inéligibles d’un montant de MGA 60,000,000 par le gouvernement. • La réception d’une lettre du gouvernement demandant la restructuration du projet incluant une demande d’extension de la date de clôture du projet et un réajustement du cadre de résultats du projet.                                                              1  L’ équipe a été conduite par Monsieur Tiago Carneiro Peixoto (Spécialiste principal en administration publique et chargé de  projet)  et  composée  de  Mesdames  et  Messieurs  Heriniaina  Mikaela  Andrianasy  (Spécialiste  en  Administration  publique,  Co‐ chargé  de  projet),  Lira  Rajenarison  (Spécialiste  en  Secteur  publique),  Paul‐Jean  Feno  (Spécialiste  Senior  en  Sauvegarde  Environnementale),  Ellena  Rabeson  (Chargée  des  opérations),  Hasina  Tantelinirina  Ramarson(Spécialiste  en  Développement  Social), Maharavo Ramarotahiantsoa (Spécialiste en Gestion Financière), Miarana Razaf (Spécialiste en Passation de Marché),  Hajarivony Andriamarofara (Consultant en Administration publique et Gouvernance), Herilala Axel Fanomezantsoa (Consultant  en Innovation dans le secteur public), Domoina Andrianasolomalala (Consultante en Gestion Financière),  Rondro Rajaobelison  (Assistante de programme), et Nadia Razakamandimby (assistante)  1 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  4. Le présent aide-mémoire présente les résultats de la mission. En accord avec le Gouvernement, il a été convenu que cet aide-mémoire soit rendu public. 3. Résultats atteints 3.1. Objectif de développement du projet 5. Pour rappel, l’Objectif de Développement du projet est : “d’améliorer la gestion des revenus ainsi que la prestation de services locaux au niveau national et dans le secteur de l’éducation dans des régions sélectionnées.” 6. L’état d’avancement des indicateurs de développement du projet est présenté ci-après : Situation octobre 2019 Indicateurs Valeur cible (Janvier 2019) (Résultats – avancement) Hausse du recouvrement des recettes fiscales 11,3% 10.33% (Rapport recettes fiscales /PIB) TPF Global TADAT PO-8 Au moins deux indicateurs ‘Gestion efficace des auront amélioré leur - recettes’ classement Score : 3.69 %, 42 des Communes ayant 71.7% avec un IGL >6 Ce score résume la tendance nationale Disponibilité de la nouvelle Indice de Gouvernance collecté sur 586 Communes répartis dans 17 situation de référence de Local régions l’IGL Le score maximum s’élève actuellement à 5.6 % pour la région Analamanga contre un score de 2.1% pour la région Androy Recensement des enseignants Rapport d’évaluation des offres reçues pour Mise en place de système achevé et mise en place du le recensement en cours de finalisation d’information du MEN mécanisme pour mise à jour annuelle 4. Composante 1 : Amélioration de la mobilisation de revenus 7. La mise en œuvre de cette composante est satisfaisante comme l’atteste l’atteinte de tous les indicateurs de décaissement pour 2019 (cf Annexe 2). Les administrations des recettes restent très engagées dans le processus de réforme, tout en continuant à assurer un effort de mobilisation important. DGI 8. Au niveau de la Direction Générale des Impôts (DGI), La transformation digitale de l’administration fiscale autour du Système Intégré d’Administration Fiscale (SAFI) se poursuit de manière satisfaisante. Le déploiement du SAFI a commencé avec un premier bureau des recettes fiscales (5ème arrondissement d'Antananarivo). Le module Télépaiement (E-hetra Payment) est opérationnel depuis le 14 octobre 2019 pour les grandes entreprises. Profitant de cette évolution majeure, la DGI a 2 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  annoncé l’adoption d’une nouvelle stratégie de digitalisation avec pour ambition la dématérialisation de toutes les procédures d’ici mars 2020. L’avancée sur la modernisation des systèmes d’information a fait ressortir des défis majeurs en matière de la gouvernance de systèmes d’informations et particulier sur les aspects liés à la sécurité des données, de gestion de projet, d’infrastructures technologiques, de gestion des compétences, notamment sur la maitrise des méthodes « agiles ». Aussi, les termes de référence pour la mobilisation d’une assistance à la maitrise d’œuvre et un plan de renforcement de capacité en matière d’approche agile ont été développés. La DGI a également sollicité un audit externe du SAFI dans son état actuel par la DGFIP France. Cet audit devrait aboutir à des recommandations concrètes en termes d’infrastructures prioritaires, de gouvernance des systèmes et d’approche sur la maitrise d’ouvrage du projet SAFI. 9. L’enregistrement de nouveaux contribuables dépasse largement les objectifs assignés de 290.000 pour l’année 2019 avec 377 415 contribuables enregistrés au NIF. Les actions de formalisation qui ont été conduites par la DGI, ont permis d’enregistrer 72,345 nouveaux contribuables cette année. Par ailleurs, la DGI reste engagée sur le déploiement des contrats de performance, sur l’ensemble des Directions régionales. 10. La mission note une diminution notable des budgets d’investissement de la DGI. Cette diminution tranche paradoxalement avec une projection ambitieuse de recettes fiscales avec un taux de pression fiscale de 15% en 2023, soit une augmentation annuelle de 1,5% à partir de 2020. Pour faire face à ce grand défi, le gouvernement a plus que jamais besoin d’appui pour atteindre cet objectif. Douanes 11. La Direction Générale des Douanes (DGD) est engagée sur un plan stratégique dans lequel la gestion du risque et la digitalisation occupe une place importante. Cette année, le taux de confirmation de transactions douanières suspectes (en cas d’inspection physique) s’élève à 24.62 %, pratiquement le double des12.5 % prévisionnels, démontrant à cet effet une bonne planification des besoins et structuration des activités du projet. La mission a été l’occasion de rappeler l’engagement de la Banque à appuyer les réformes permettant l’amélioration de la gestion de risques, sur la base d’un plan conforme aux normes internationales, et sur la base d’une coordination de l’intervention des partenaires technique et financiers. 12. Des réflexions ont été initiées pour déployer les contrats de performances au niveau de bureaux additionnels (Tuléar, Mahajanga, etc.) tout en faisant évoluer le modèle de contrat actuel. Toutefois, l’introduction de ces contrats nécessitera un niveau de dialogue élevé, en tenant notamment compte des conclusions des différentes évaluations, dont celle de la Cour des comptes. Le déploiement de ces contrats gagnerait également de la réalisation des enquêtes de satisfactions auprès du usagers. 13. La DGD fait aussi face à un défi de taille lié au faible budget d’investissement. Pour 2020, 2,15 milliards d’ariary de budget d’investissement sont alloués à la Douane contre 3007,2 milliards d’ariary de recettes attendues. Chaque ariary investi devrait rapporter 1399 fois en termes de recettes. Pour 2022, chaque ariary investi devrait rapporter 3349 fois en termes de recettes. La mission recommande une revue du budget d’investissement alloué à cette direction pour faire face aux objectifs de recette douanière fixés. 14. La mission a également été l’occasion de continuer les discussions sur l’approche à suivre pour développer les capacités en matière de preuves électroniques. Il a été convenu d’une approche impliquant une coordination avec le Ministère de la Justice, sous le leadership de la DGD, tout en prenant soin d’associer toutes les autres parties prenantes, telles que le SAMIFIN et les autres corps de contrôle. Cette approche inclut la révision du cadre juridique ainsi que le renforcement de capacité en matière d’investigation digitale. 3 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  15. Actions convenues : Actions DGI Deadline Lancer l’assistance technique pour déploiement du SAFI avec le recrutement d’un cabinet Fév.2019 pour la mise en œuvre et la mise en place de la gouvernance appropriée (AMOA Déployer les formations Agiles et techniques pour les informaticiens Jan 2020 Continuer le déploiement test du SAFI dans 2 ou 3 bureaux pour mieux évaluer Jan. 2020 l’expérience utilisateur Actions DGD Mise en place d’un groupe de travail devant statuer sur le cadre réglementaire en matière Fév. 2020 de preuves électroniques Initier les enquêtes de satisfaction auprès des usagers Fév. 2020 Adapter les contrats de performance en fonction des baselines de chaque bureau cible Déc. 2019 Organiser une séance de présentation de la cour des comptes sur l’évaluation des contrats Déc. 2019 de performance 5. Composante 2 : Amélioration de la prestation de services publics au niveau local. 16. Pour donner suite à une demande expresse du Ministre de l’Intérieur et de la Décentralisation liée au calendrier électoral, le transfert des subventions communales d’investissement pour l’année 2019 au titre du FDL n’a pas été effectif pour la deuxième année consécutive. L’atteinte du DLI 4.2 se trouve ainsi compromis. Par ailleurs, l’arrêté devant réglementer les dates de transferts n’a toujours pas été validé à fin novembre, ce qui entraine une difficulté pour l’établissement du « baseline » dans le cadre de la vérification de cet indicateur. Le FDL s’est organisé pour sécuriser les subventions de 2019 en les plaçant sur un compte séquestre au Trésor. Au cours de la mission, il a été convenu que le transfert 2019 serait effectif au plus tard le 31 janvier et celui de 2020 au premier trimestre 2020. 17. Sur la base du projet de Loi de Finances 2020, la mission a constaté que la dotation du FDL pour 2020 est inférieure à l’équivalent de 2 millions de USD, ce qui ne permettrait pas de maintenir une subvention équivalente à USD 5 000 pour les 400 communes cibles. La mission prend toutefois note de l’augmentation significative du programme décentralisation, avec notamment une dotation prévisionnelle de 5 milliards d’Ariary par Région. La mission recommande que les règles de transparence qui sont exigées au niveau de communes soient appliquées de façon équitable pour les régions. 14. La mission a pris note du souhait de la Présidence de la République d’allouer une subvention FDL à l’ensemble des communes pour 2020. Pour ce faire, une coordination des parties prenantes impliquées devra être mise en place afin d’entamer, dans un premier temps, des discussions en faveur d’une révision des dotations budgétaires en vertu du principe de fongibilité asymétrique des lignes budgétaires. 18. Les discussions pour faire évoluer les critères d’éligibilité au fond FDL ont repris au cours de la mission. Désormais, la mise en place des SLC et la publication des scores du test d’auto évaluation d’IGL sur un site web du gouvernement seront des conditions d’éligibilité. Actuellement, plus de 80 communes ont effectué cette auto évaluation et devraient la publier. La mission prend note des efforts entrepris pour la collecte et la saisie des données relatives aux états financiers des communes par l’Observatoire National de la Décentralisation et Développement Local. La mission constate une quasi absence d’implication des 4 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  STD (districts) et des Tribunaux Financiers ainsi qu’un manque de valorisation des outils qui ont été développés pour soutenir la gestion financière des communes à l’instar de l’application SIFCO pour la saisie des états financiers (au niveau des districts) ainsi que le nouveau logiciel de gestion des états financiers respectivement (au niveau des TF). Pour plus d’efficience, la mission recommande en premier lieu l’évaluation de la capacité des districts à coordonner l’effort de collecte des données financières des communes, en considérant entre autres une évaluation de leurs capacités d’interconnexions (incluant les matériels informatiques). 19. Dans une optique d’amélioration de la mobilisation des ressources financières locales, la nouvelle direction de la DGI s’est engagée à accélérer le processus de versement de la part des impôts synthétiques qui revient de droit aux communes. Ainsi, la DGI s’engage à publier de façon régulière les rapports des impôts transférés aux communes (IS) et à revoir l’approche sur leadership fiscal avec l’INDDL. 20. Actions convenues Actions MID Deadline Intégrer dans les conditions d’éligibilités FDL l’auto-évaluation IGL et SLC Déc. 2019 Redéfinir l’approche du leadership fiscal en tenant compte des recommandations de la DGI Déc. 2019 Evaluation des infrastructures d’interconnexion des districts et développement d’un plan d’action pour Mars. 2020 la décentralisation des états financier en 2020 (Etat financier 2020) en partenariat avec les TF 6. Composante 3 : Amélioration des mécanismes de gouvernance dans le secteur de l’Education 25. La mise en œuvre des activités liées à cette composante a accusé un certain retard. Ce retard est imputable non seulement aux divers changements d’interlocuteurs clés intervenus au cours de l’année au sein du Ministère et ayant nécessité une adaptation dans le dialogue, mais également au retard de passation de marché. Toutefois, tel que discuté au cours de la mission, les activités prioritaires de cette composante devraient pouvoir être finalisées au plus tard au mois de juin 2020. 26. La mission note un résultat relativement positif sur la mise en place des FEFFI. Pour cette année 2019, il est estimé que 65% des écoles dans les zones d’intervention ont mis en place leur FEFFI. A la demande du Ministère de l’Education, il a été convenu au cours de la mission que le projet PAPSP prendrait en charge l’évaluation de l’effectivité du rôle des FEFFI selon les textes qui les régissent. L’évaluation aura pour objectif d’identifier les défis liés à l’appropriation des FEFFIs de leurs missions, mais également les bonnes pratiques afin de pouvoir proposer des recommandations permettant d’asseoir effectivement leurs mandats, notamment à travers la révision des textes en vigueur, si besoin est. Ces recommandations pourraient également porter sur l’uniformisation des approches de mise en place des FEFFI par les différents Partenaires Techniques et Financiers, avec notamment la proposition d’un modèle qui serait réplicable tout en tenant compte des adaptations nécessaires en fonction des structures et du niveau d’implication des communautés. 27. Le Décret instituant le système unique de gestion des ressources humaines de l’Etat constitue le référentiel auquel le MEN devra se conformer pour l’activité de recensement des enseignants. Pour alimenter ce système, le recrutement d’un cabinet devant conduire le recensement des enseignants est en cours de finalisation au niveau du PREA. L’objectif est de finaliser le recensement vers fin Avril 2020. Toutefois, un travail d’amélioration d’AUGURE s’avère nécessaire et est en cours de discussion compte tenue des limitations du système notées au cours des dernières évaluations. Une révision d’AUGURE en concertation avec les ministères utilisateurs est nécessaire pour assurer la sécurité et l’utilisabilité des données y insérées. 5 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  28. Le recrutement du cabinet pour l’étude PETS est en cours. Il est aussi important de finaliser le recrutement et de lancer les activités dans les plus brefs délais afin de respecter la date de finalisation des activités en juin 2020. 29. Concernant l’appui à l’amélioration du contrôle interne du ministère de l’Education, il a été discuté au cours de la mission la possibilité d’appuyer le recrutement d’un consultant qui effectuera le diagnostic et fera des recommandations de réformes. Toutefois la mission a été informée plus tard d’activités similaires financées par l’Union Européenne. Ainsi, il est important de coordonner dans ce sens. 30. Actions convenues : Actions MEN Deadline Relance de l’atelier triangulation des données des enseignants Janv. 2020 Recrutement du cabinet de recensement des enseignants et lancement des activités Fin Déc, 2019 Recrutement du cabinet de collecte de données PETS Janv. 2020 Recrutement d’un AT chargé de l’évaluation des FEFFI (MEN doit formuler des TDR et coordonner Janv. 2020 avec les autres PTFs pour la prise en charge d’autres dépenses : atelier, communication… Recrutement d’un AT pour la coordination du contrôle interne, attente de la confirmation du besoin Janv. 2020 par le Ministère compte tenu des activités similaires avec l’Union Européenne 7. Composante 4 : Amélioration des Contrôles et du Suivi de la Performance : Société civile 33. La mission a discuté de la possible relance des activités de suivi mené par la société civile dans le cadre du projet après le règlement des litiges fiduciaires impliquant la plateforme Rohy et le PREA. Une des potentielles activités concernerait l’extension des appuis aux activités liées à la transparence budgétaire, notamment la continuation des débats publics et la discussion des budgets citoyens. Les appuis dans ce sens seront discutés avec Rohy et la DGFAG. Un suivi des transferts aux communes en collaboration avec les TF peut aussi être envisagé et appellerait à une coordination des parties prenantes sur l’approche et les outils à adopter. La mission a par ailleurs conclu suite à cette première expérience que dans le futur, le cadre de collaboration avec les organisations de la société civile doit être clarifié, en particulier sur les aspects de gestion fiduciaires. Corps de contrôle 34. Des membres du personnel de la Cour des Comptes et de l’IGE ont participé à une Formation/certification en “Fraud Examiner”. Les avantages de la formation ont été présentés par les bénéficiaires et les autres membres d’OCFP ont formulé la demande de pouvoir prendre part à la prochaine formation prévue au premier trimestre de l’année 2020. 35. La Cour des Comptes a mené un audit de performance sur les contrats de performance de la DGI et DGD. L’audit devrait capitaliser les bonnes pratiques et adresser les éventuels points d’amélioration identifiés auprès des deux institutions une session de présentation des résultats est prévue en début d’année. Par ailleurs, il été convenu que le projet appuierait la présentation du rapport public de la Cour des Comptes pour la période 2018-2019, notamment l’édition et diffusion de la session sur les chaines nationales et au des sessions de présentation au niveau régional. Avec la présentation de ce rapport, la Cour des Compte est maintenant à jour dans la production de ses rapports qui en 2016 accusait encore un sérieux retard. 6 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  36. L’équipe de la Cour des Comptes a sollicité le renouvellent de l’appui de Transtec dans la conduite des missions de vérification. Il a été convenu que la Cour des Comptes formulerait les besoins précis en termes de renforcement de capacités qu’elle attend du Cabinet pour pouvoir prendre en main de manière indépendante les prochaines missions de vérification des indicateurs du projet. Ainsi, la mission a convenu qu’un avenant serait apporté au contrat du Cabinet Transtec. Il a ainsi été convenu de deux missions de vérification jusqu’en Juin 2020 : (i) une cinquième mission portant sur le 4ème et le 5ème DLI à réaliser en Décembre et (ii) une sixième mission portant sur l’ensemble des DLI et dont le rapport de vérification doit être validé à la fin avril 2020 au plus tard. Autres besoins formulés 37. Compte tenu de l’utilisation de l’instrument de financement basé sur les résultats dans divers projets, appuyés par la Banque, des besoins d’appui ont été formulés à différents niveaux. Au niveau de la Direction de la dette publique, la demande porte notamment sur le renforcement de compétences et la mise en place de manuel de procédure de gestion au niveau de ladite direction. D’autres acteurs tels la Cour des Comptes ou encore la Direction Générale du Trésor ont formulé un besoin similaire en renforcement de capacités qui devrait être coordonné pour être le plus inclusif dans la mesure du possible et impliquer à la fois les acteurs budgétaires, les acteurs comptables et les entités de vérification. Ces besoins doivent en outre être reflétés dans le PTA 2020 du projet. 38. Actions convenues Actions OCFP Lead Deadline Organisation de la mission de 5e vérification à entamer courant Décembre 2019 CC Dec. 2019 Préparation d’une note sur l’appui à Préparation des infrastructures informatiques en vue CNM Jan. 2020 de la mise en place de l’e-procurement Préparation d’une note sur une deuxième Formation et Examen Certification ACFE pour IGE Janv. 2020 les OCFP Préparation d’une note sur la formation en Audit de base pour les OCFP avec des formations DBIFA Janv. 2020 locales pour la DBIFA Préparation d’une note sur la formation en investigation pour la DBIFA DBIFA Janv 2020 Certification IFACI pour la DGAI DGAI Mar. 2020 Mission conjointe recette et prévention/formation au niveau des communes (inclure le TF Janv. 2020 Ministère de la Décentralisation) Formation de mise en place du manuel de procédure DGCF DGCF Janv. 2020 Formation en RBF: inclure tous les départements concernés DDP Janv. 2020 Organiser un voyage d’échange RBF : pays à identifier DDP Mar. 2020 CC pour les OCFP Lancer manuel de procédures DDP à lancer Janv. 2020 8. Gestion de Projet Passation de marchés 38. La mission a constaté la situation du STEP du Projet comme suit (i) 29 Activités en retard d’exécution ; (ii) 37 Activités en retard de mise en œuvre Il était également constaté que : 7 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  - Le PRMP du PREA est recruté et se chargera de manière intérimaire comme RPM du PAPSP ; - Le recrutement du RPM du PAPSP est en cours de finalisation et sera opérationnel le 04 décembre 2019 - Le manuel du Projet n’est pas accessible au Public ; - Le Projet n’a pas encore répondu aux constats formulés lors du dernier Post revue ; - Le recrutement du Cabinet d’audit externe n’inclut pas les cabinets recommandés par la Banque ; - Des activités du Projet PRODIGY sont inscrites celles du PAPSP. Sur les marchés avec Transtec et Public Digital, des projets d’avenant sont nécessaires pour continuer les prestations. 39. Actions convenues Actions Passation de marché Deadline Mise à jour des éléments dans STEP Fin Dec. 2019 La PRMP télécharge sans délai les documents Fin Dec. 2019 Suivre scrupuleusement les recommandations de la Banque pour les audits Janv. 2020 externes Les activités relatives aux PRODIGY doivent être distinguées du PAPSP et Fin Déc. 2019 enlevées Organisation d’une session de formation des bénéficiaires du projet 1er Trimestre 2020 Le manuel du Projet doit être publié sur le site web du PAPSP Avant 31 Déc. 2019 Gestion financière 40. La performance de la gestion financière est passée de Modérément insatisfaisante à Modérément Satisfaisante du fait du remboursement des dépenses inéligibles et l’arrêt des paiements d’indemnités aux agents de l’Etat, une pratique non recommandée par la Banque à partir de décembre 2019. Toutefois nous rappelons l’existence de dépenses irrégulières s’élevant au total à 54 700 000MGA identifiées lors des précédentes missions de supervision et d’audit externe pour lesquelles la présentation de documentation de substitution sera requise. 41. La notation du risque de gestion financière est maintenue Substantiel. 42. Actions convenues Actions Gestion Financière Lead Deadline Audit externe et supervision S’assurer de l’effectivité du remboursement des Coordination 15 décembre 2019 dépenses irrégulières identifiées par les missions de supervision et l’auditeur externe Recruter l’auditeur externe pour l’exercice 2019 – Equipe 31 janvier 2020 2020 Administrative et Financière Contrôle interne et audit interne Se conformer aux dispositions de la note sur Coordination Immédiat et continu l’harmonisation pour la gestion des véhicules et la Equipe gestion des carburants Administrative et Financière 8 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  S’assurer de la régularité et la conformité des Equipe En continu justificatifs de dépenses Administrative et Financière Faire le suivi de la lettre d’engagement et du plan Coordination 20 décembre 2019 d’audit par le DGAI Budget Assurer le suivi budgétaire à partir du système Equipe Immédiat comptable Administrative et Financière Sauvegarde 21. La gestion des aspects de sauvegarde environnementale et sociale du projet est évaluée comme modérément satisfaisante. La mission a noté : (i) la disponibilité des documents de suivi de la gestion des risques et des impacts environnementaux jugés acceptable pour les sous projets financés par le projet ; et (ii) l'absence de manuel d'exploitation / entretien des infrastructures mises en place et la non-clarification des rôles des différents comités (entretien, suivi, réception des travaux, etc.) en place au niveau des communes. La mission a tenu à préciser que les installations connexes (points d'eau, latrines, etc.) font partie intégrante des normes d’hygiène et sanitaires des infrastructures et ne doivent pas être considérées comme des frais additionnels de mesures environnementales. 22. Arrangement institutionnel en sauvegarde : La mission reconnait l'effort entrepris par l'équipe actuelle pour se conformer aux exigences environnementales et sociales du projet. Toutefois, compte tenu de la charge de travail des responsables au sein de FDL, la mission est préoccupée par la capacité de l'entité assurer le suivi des aspects de sauvegarde de toutes les communes d'intervention. 23. Le mécanisme de gestion de plaintes (MGP) du projet fonctionne partiellement. Le mécanisme de gestion de plaintes est en place mais la remontée des données y relatives en vue de leur consolidation au niveau central est sporadique. Des plaintes sont capturées par le système Viamo ou autres portes d'entrée, mais la gestion des doublons devient problématique. Par ailleurs, des points focaux du MGP ont été désignés et formés, mais leur implication effective dans la mise en œuvre du mécanisme est aléatoire, sans l'approbation du manuel MGP par le COS du projet et le lancement officiel dudit MGP par l'entité compétente. 31. Actions convenues : Actions en matière de Sauvegarde Deadline Intégrer les mesures de sauvegarde dans le plan de formation, suivi et rapport Fin Déc.. 2019 du FDL Sur la base des expériences acquises, préparer un package complet d’outils Avant fin Mars 2020 de sauvegarde prêts et vulgarisé aux différents acteurs pour les prochaines vagues de subvention (formulaire de tri, fiche environnementale, clauses environnementales et sociales types, PGES type par sous-projet, PV de réception, fiche de suivi…), à ajouter le manuel d'exploitation / entretien des infrastructures Validation du manuel MGP par le COS et lancement officiel dudit MGP par Fév. 2020 l'entité compétente Revoir le rapportage sur la mise en œuvre du MGP de façon à ce que le Jan. 2020 nombre de plaintes traitées reflètent celles effectivement clôturées, en vue du rapportage du second semestre 2019 9 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  7. Restructuration du projet 43. La mission confirme la réception d’une lettre de demande de restructuration du projet, comprenant notamment l’extension de la date de clôture et la révision du cadre de résultats. Compte tenu de la performance actuelle du projet, il est important de prendre des mesures d’amélioration de la performance avant de procéder à la restructuration demandée : 44. Actions convenues : Actions préalables à la restructuration Deadline Procéder au remboursement des dépenses inéligibles pour lequel le 15 Décembre gouvernement s’est engagé Arrêt immédiat de l’allocation forfaitaire de carburants et en s’assurant de la Immédiat mise en place d’un système de gestion du carburant faite sur base d’un carnet de bord S’assurer que les allocations budgétaires convenues dans le cadre du financement sur base de résultats, et telles que définies dans les accords de crédit, soient bien inscrites dans la loi de finance initiale Faire parvenir le PTA 2020 pour avis de la Banque 1ère semaine de Déc 10 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  Annexe 1 : Eléments clés du projet Informations sur le projet Numéro de Projet : P150116 Numéro du Crédit : IDA 5835 - MG Date du Conseil 13 juin 2016 Date de mise en vigueur : 27 mars 2017 d’Administration : Date de clôture : 30 juin 2020 Date de clôture révisée : N/A Montant initial du crédit : 40 millions USD Montant du crédit révisé : N/A Montant de décaissement 18,45 millions USD Taux de décaissement : 46,09% au 30 Novembre 2019 : 11 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  Annexe 2 : Indicateurs Liés aux Décaissements Situation Janvier 2019 Indicateurs Valeur cible (Janv. 19) (Résultats – avancement ILD.1. Modernisation du Système Acquisition des matériels d’Administration Fiscale 01 hardware pour SAFI Intégrée ILD.2. Augmentation du taux de confirmation de transactions Taux de suspicion enregistré du 01/01/2018 au >12.5 % douanières suspectes (en cas 31/12/2018 : 24.62 % d’inspection physique) ILD.3. Nombre de bureaux de perception dont 03 bureaux pour la DGI, Pour la Douane (Bureau les contrats/programmes de 4 Mamory) et les contrats inspecteurs pour Tamatave performance ont fait l’objet d’une (21 TO). évaluation externe - Les dossiers complets de la 2ème vague : 399/415 ILD.4. Amélioration des délais des transferts Achèvement du Programme - En attente de la décision du gouvernement pour fiscaux (subventions) aux de transfert avec un seuil de l’envoi du transfert 2019 (En attente du calendrier de gouvernements locaux tolérance de 60 Jour transfert des subventions aux Communes) ILD.5. Proportion des écoles ciblées par la composante dotée 60 % de Ecoles ayant des d’un FEFFI opérationnel, FEFFI opérationnelles/PEC 65% planifiant et mettant en œuvre mise en œuvre un PEC ; 12 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  Annexe 3 : Indicateurs Intermédiaires Situation Nov 2019 I.1 Indicateurs Valeur cible (Janvier 2019) (Résultats – avancement) I.2 Indicateur 8 : Amélioration de 290.000 377 415 l’enregistrement des contribuables 1.000.000 I.3 Indicateur 9 : Mise en place d’un Enregistrements dans la base de numéro d’identification unique des N/A données pour le numéro contribuables d’identification administrative unique I.4 Indicateur 10 : Amélioration de la 10.000 petits exploitants miniers formalisation des orpailleurs Enregistrés dans le registre municipal 3000 cartes des orpailleurs déposées aux et dans la base de données ASM Communes cibles L’analyse exhaustive des informations I.5 Indicateur 12 : Amélioration du reçues, basées sur les états financiers des recouvrement des recettes par les >45% communes, sont en cours au niveau de administrations locales (hors subvention) l’Observatoire de la Décentralisation et annonce un résultat de 52.65 % I.6 Indicateur 14 : Pourcentage d’enseignants FRAM dans les zones ciblées >40% 100% par la composante recevant leurs subventions avec moins de deux mois de retard Oui 12 mois après la fin de l’année I.7 Indicateur 15 : Disponibilité dans Audience publique pour la présentation a fiscale considérée les délais impartis du rapport public de la eu lieu à la Cour Suprême ANOSY le 04 Amendement de la Loi Organique Cour des Comptes Octobre 2018 dernier relative aux Lois de Finances I.8 Indicateur 16 : Audits à risques élevés/ substantiels réalisées par les 4 12 rapports d’audits disponibles Départements d’audit interne 02 - Les enjeux de la participation citoyenne dans le contrôle externe I.9 Indicateur 17 : Débats publics des services publics de base, débat semi-annuels sur la Loi des finances et sur 2 public réalisé le 17 Juillet 2018 la performance des agences de perception - Réalisations des ministères 2017 (indicateur d’engagement du citoyen) et 2018 – Perspectives 2019, effectué le 27 Septembre 2018 - Débats publics sur la LFI 2019 13 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  Annexe 4 : Résumé des actions convenues Actions Responsable Date limite de mise en œuvre ● Lancer l’assistance technique pour Fév. 2019 déploiement du SAFI avec le recrutement d’un MEF/DGI cabinet pour la mise en œuvre et la mise en place de la gouvernance appropriée (AMOA) Janv. 2020 ● Continuer le déploiement test du SAFI dans 2 ou 3 bureaux pour mieux évaluer l’expérience utilisateur ● Déployer les formations Agiles et Janv. 2020 techniques pour les informaticiens Nov. 2019 ● Finaliser le plan d’amélioration de la DGI à la suite de la certification TADAT ● Mise en place d’un groupe de travail devant statuer sur le cadre réglementaire en MEF/DGD Fév. 2020 matière de preuves électroniques ● Initier les enquêtes de satisfaction auprès Fév. 2020 des usagers ● Assurer une bonne adaptation des Déc. 2019 contrats de performance en fonction des baselines de chaque bureau cible ● Organiser une séance de présentation de la cour des comptes sur l’évaluation des contrats Déc. 2020 de performance ● Intégrer dans les conditions d’éligibilités Déc. 2019 FDL l’auto-évaluation IGL et SLC MID ● Redéfinir l’approche du leadership fiscal en tenant compte des recommandations de la Déc. 2019 DGI ● Evaluation des infrastructures d’interconnexion des districts et développement Mars. 2020 d’un plan d’action pour la décentralisation des états financier en 2020 (Etat financier 2020) en partenariat avec les TF 14 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019   Intégrer les mesures de sauvegarde dans FDL Déc. 2019 le plan de formation, suivi et rapport du FDL  Sur la base des expériences acquises, un package complet d’outils de sauvegarde prêts et Mars 2020 vulgarisé aux différents acteurs avant la fin du premier trimestre 2020 pour les prochaines vagues de subvention (formulaire de tri, fiche FDL environnementale, clauses environnementales et sociales types, PGES type par sous-projet, PV de réception, fiche de suivi…), à ajouter le manuel d'exploitation / entretien des infrastructures ;  Validation du manuel MGP par le COS et PREA Fév. 2020 lancement officiel dudit MGP par l'entité compétente ;  Revoir le rapportage sur la mise en œuvre du MGP de façon à ce que le nombre de plaintes Janv. 2020 traitées reflètent celles effectivement clôturées, PREA en vue du rapportage du second semestre 2019.  Relance de l’atelier triangulation des MEN Janv. 2020 données des enseignants -  Recrutement du cabinet de recensement Fin Déc. 2019 des enseignants et lancement des activités - PREA  Recrutement du cabinet de collecte de PREA Janvier 2020 données PETS -  PAPSP prendra en charge l’évaluation des FEFFI en vue d’un modèle unique (produire un TdR avec un budget raisonnable et à MEN coordonner avec les autres PTFs qui pourraient Janv. 2020 prendre en charge les atelier, communication, etc.) -  Consultant pour la coordination du contrôle interne, attente de la confirmation du besoin par le Ministère compte tenu des activités MEN Janv. 2020 similaires avec l’Union Européenne 15 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  ● Mission de 5e vérification à entamer courant Cour des Comptes Déc. 2019 Décembre 2019 ● Note sur l’appui à Préparation des CNM Jan. 2020 infrastructures informatiques en vue de la mise en place de l’e-procurement ● Note sur une deuxième Formation et IGE Janv. 2020 Examen Certification ACFE pour les OCFP ● Note sur la formation en Audit de base pour les OCFP avec des formations locales pour DBIFA Janv. 2020 la DBIFA ● Note sur la formation en investigation DBIFA Janv. 2020 pour la DBIFA ● Certification IFACI pour la DGAI DGAI Mars 2020 ● Mission conjointe recette et prévention/formation au niveau des communes Janv. 2020 (Lead TF, inclure le ministère de la Tribunal Financier décentralisation) ● Formation de mise en place du manuel de Janv. 2020 procédure DGCF DGCF ● Relance des activités de Rohy (OSC) ROHY après résolution des aspects fiduciaires Janv. 2020 ● Formation en RBF: inclure tous les départements concernés - Budget/Tresor Janv. 2020 ● Voyage d’échange RBF : pays à identifier Mars 2020 PREA ● Manuel de procédures DDP à lancer Janv. 2020 MEF/Trésor/DDP  S’assurer de l’effectivité du PREA Au plus tard le 15 décembre 2019 remboursement des dépenses irrégulières identifiées par les missions de supervision et l’auditeur externe  Recruter l’auditeur externe pour PREA / Equipe 31 janvier 2020 l’exercice 2019 – 2020 Administrative et Financière  Se conformer aux dispositions de la note PREA Immédiat et en continu sur l’harmonisation pour la gestion des véhicules Equipe Administrative et la gestion des carburants et Financière 16 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019   S’assurer de la régularité et la conformité PREA / Equipe En continu des justificatifs de dépenses Administrative et Financière  Faire le suivi de la lettre d’engagement et PREA 20 décembre 2019 du plan d’audit par le DGAI  Présenter à la Banque le PTBA 2020 PREA 15 Décembre 2019  Assurer le suivi budgétaire à partir du PREA / Equipe Immédiat système comptable Administrative et Financière  Remboursement des dépenses inéligibles Présidence 15 Décembre 2019 pour lequel le gouvernement s’est engagé – 15 Décembre  Arrêt immédiat des cartes carburants forfaitaires et la mise en place d’un système de PREA Immédiat carnet de bord des véhicules -  S’assurer que les allocations budgétaires du RBF dans la loi de finance initiale votée- PREA Décembre 2019  STEP sera mis à jour avant le 31 PREA/RPM Décembre 2019 décembre 2019 ;  La PRMP téléchargera sans délai les documents ; PREA/RPM Décembre 2019  Pour l’Audit PAPSP : suivre PREA Décembre 2019 scrupuleusement les recommandations de la Banque pour les audits externes ;  Les activités relatives aux PRODIGY doivent être distinguées du PAPSP et enlevées ; PREA Décembre 2019  Une session de formation des bénéficiaires du Projet se tiendra durant le 1er PREA/RPM trimestre 2020 ; Mars 2020  Le manuel du Projet sera publié sur le site Décembre 2019 web du PAPSP avant le 31 décembre 2019. PREA 17 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  Annexe 4 : Liste des personnes rencontrées Nom Position Institution Bali Andriantseheno Coordonnateur Général PREA Tiana Riambatosoa AC PAPSP PREA Rabenilalana Arison Rivo Andriatsitoaina LEGAP PREA Hasina Rakotozafiarisoa DPSE PREA Tahindraza Fidèle Rafalimanana ASE PREA Parson Andriambolatiana RAF PREA Jocelyn Ramboarivonjy PREA Odile Ramiaramahefa AT Sauvegarde PREA/PAPSP My – Hanta Rakotoarison ADT PREA Fenomamy Tiana Azra Stagiaire PREA Razafindrakoto Miora Andriamahefason Pont focal PAPSP DGD/SCAP Hasina Randrianarivelo Chef de Service Informatique DGD/SI Zafivanona Lainkana DG DGD/DG Christophe Rakotomalala DSCD DGD/DSCD Christophe Soja DES DGD/DSE José Rabetokotany Chef de Service DGD/SGF Landiniaina Rabemnanantsoa CS DGD/DLV/SVO Tanteliniaina Rakotoarimanana CS DGD/CPERf Patricia Rakotoarisoa CS DGD/DES/SSOC Lovanarindra Rakotomalala CS DGD/DAJLF/SRAR Thierry José Razafindrainony CS DGD/DLV/SAE Voltaire Ramambazafy CS DGD/DES/SPCB Volasoa Razafitrimo Directeur des Affaires DGD Juridiques et de la Lutte contre le Fraude Elia Headman Chef de Service des Affaires DGD Juridiques et du Contentieux Solofo Tsilavo Randrianararison Chef de Service des Relations DGD Internationales Annie Soavelomandroso Chef de Division de la DGD Coopération Internationale Antsa Rakotoarisoa CS Stats et Analyses DGD Afisoa Niey Rakotonindrina Chef Service de la Formation DGD Micheline Hery Manantenasoa Directeur de la Comptabilité MEF/DGT/DCP Publique Volatantely Randrianjanaka Directeur de la Dette Publique MEF/DGT/DDP Misa Rakotomalala Chef de Service du Suivi des MEF/DGT/DDP/SSP Projets Alain Falisoa Razakatoanina Chef de Service de la MEF/DGT/DCP/SRCF Règlementation Comptable et Financière 18 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  Aina Rakotoarisoa Chef de Service des Ressources MEF/DGD/DRF Humaines J. Olivier Ratovosoa Chef de Division A/SRH MEF/DGD/DRR Zo Herinjara Randriamanantsoa Chargé d’Etudes MEF/SG/DGR Voahirana Ranivoharison Inspecteur des Impôts – DGI/SBI Vérificateur Edwige Rakotomanantsoa Inspecteur des Impôts – DGI/SBI Vérificateur Harifetra Raholialimanana Chef de Service DGI/DFP/SFO Imiangaly Randrianomanana Chef de la Cellule de DGI Communication Erman Rakotondramanana Chef de Service de Pilotage de DGI la Communication Tantely Ravelomanana Coordonnateur UPF Bina Joad Rakotoary Chargé d’Etudes de l’Unité de Ministère de l’Economie et des Politique Fiscale Finances Bakoly Ralambomanana Chargé d’Etudes MEF/DGI/DITEC Ricky Roby Contrôleur des Impôts MEF/DGI/DLFC Sarah Raharimbolatiana Stagiaire UPF/MEF Hasina Rakotondrainibe Directeur DGI/DITEC J. Patrick Rakotomalala Inspecteur des Impôts DGI/DITEC Bresson Rakotoharimalala Inspecteur des Impôts MEF/DGI/DRCF Arijaone Mino Solo Ambinina Chef de Service MEF/DGI/SSIF Rivo Ramaroson Chef de Division MEF/DGI/SSIF Soafara Evelyne Chef de Service MEF/DGI/DFP/SPCF Ramavoarimanana Jonathan Rakotoniaina Inspecteur des Impôts MEF/DGI/DRCF/SRCTVA Judith Randrianarison Inspecteur des Impôts MEF/DGI/DRCF/SR Lantoniaina Randrianaly Inspecteur des Impôts MEF/SG/DGI/SPC Erica Rakotonirina Commission Législation MEF/SG/UPF Rivo Andrianirina Inspecteur des Impôts MEF/SG/DGI/DLEC Abel Zafimahery Directeur de la Brigade MEF/DGT/DBIFA d’Investigation Financière et de l’Audit Riana Haja Ranaivoarisoa Point Focal DBIFA MEF/DGT/DBIFA Frederic Randriantsitohaina Chargé d’études MEF/DGT/DCSR Christopher Randrianaivo Auditeur Interne MEF/DAI Mikaela Albert Ramboarisoa Magistrat Conseiller TF Tana Jacquis Gabriel Conseiller Tribunal Financier Randrianambininy d’Antananarivo Onjalalaina Artinah Chargée d’études DGCF Razafiarimanana Sedraniaina Rahariseheno Chargée d’études DGCF Veronique Razafimalalarisoa Chef de Service MENETP/DEF Luc Tahiry Ramahandrisoa Chargé de Projet MENETP/DRH Rova Gabrielle Norovelo Chargée d’études MENETP/DEF 19 Mission d’Appui à la Mise en Œuvre du PAPSP ‐ Aide‐ mémoire – Novembre 2019  Voahanginirina Chargée d’études MENETP/DEF Rasoanomenjanahary Rampanjato Andriantsiferana Chef de Service de l’Audit MENETP Financier et Comptable Soahary Rakotoarisoa Point Focal PAP-APP Cour des Comptes Latitia Rasamimanana Président de Chambre Cour des Comptes Nirina Hanitra Conseiller PF Cour des Comptes Andrianamarotsara Anjara Mananjara DGD MID Hanitra Rasamison DG FDL MID Bienvenu Razafitsialonina DPS/FDL MID Noella Razafintsalama DPSE ONCD MID Anthony Randriamanana Responsable Programmation de MID / FDL Projet d’Appui aux CTD Hermene Ratsimandresy Directeur Formation MID/INDDL Renel Edelphine Tolojanahary Chef de service Programme et MID/INDDL dispositifs de Formation Sahondra Rakotomalala Directeur de la CoMInfo MID/ONCD Harindranto Rakotomalala Responsable ILD4 ROHY Harijaona Andriamaroniaina CP ROHY Tovo Andriamisandratra Membre MONEPT/ROHY Ramiaramanana 20