OFFICIAL ___ YJQ:_rch_,_q___,201 &, DOCUMENTS Minister Juan Guillermo Zuluaga Ministry of Agriculture and Rural Development Despacho Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural Despacho Viceministerio de Asuntos Agropecuarios Avenida Jimenez# 7A -17 Piso 3 Bogota D.C. - Colombia Re: BioCFplus Initiative- Grant No. TFOA6376 and TFOA6377 Sustainable Low-Carbon Development in Orinoquia Region Project Additional Instructions: Disbursement Letter Dear Minister: I refer to the Grant Agreement ("Agreement") between the International Bank for Pf Reconstruction and Development ("World Bank"), acting as trustee of the BioCFplus Initiative, L the Republic of Colombia (the "Recipient") for the above-referenced project, dated l)!r:b A, 2.0 I 5 . The Agreement provides that the World Bank may issue additional instructions regarding the withdrawal of the proceeds of Grant TFA6376 and TFA6377 ("Grants"). This letter ("Disbursement Letter"), as revised from time to time, constitutes the additional instructions. The attached World Bank Disbursement Guidelines for Projects, dated February, 2017, ("Disbursement Guidelines") (Attachment 1), are an integral part of the Disbursement Letter. The manner in which the provisions in the Disbursement Guidelines apply to the Grants is specified below. Sections and subsections in parentheses below refer to the relevant sections and subsections in the Disbursement Guidelines and, unless otherwise defined in this letter, the capitalized terms used have the meanings ascribed to them in the Disbursement Guidelines. I. Disbursement Arrangements (i) Disbursement Methods (section 2). The following Disbursement Methods may be used under the Grant: • Reimbursement • Advance (ii) Disbursement Deadline Date (subsection 3. 7). The Disbursement Deadline Date is 4 months after the Closing Date specified in the Grant Agreement. Any changes to this date will be notified by the World Bank. (iii) Disbursement Conditions (subsection 3.8). Please refer to the Disbursement Condition(s) in Section IV .B of Schedule 2 of the Grant Agreement. II. Withdrawal of Grant Proceeds (i) Authorized Signatures (subsection 3.1). A letter in the Form attached (Attachment 2) should be furnished to the World Bank at the address indicated below providing the name( s) and specimen signature( s) of the official( s) authorized to sign Applications: The World Bank Insurgentes Sur 1605, Piso 24 03900 Mexico, D.F. Mexico Attention: Country Director (ii) Applications (subsections 3.l -3.3). Please provide completed and signed (a) applications for withdrawal, together with supporting documents, to the address indicated below: Banco Mundial SCN, Quadra 02, Lote A -Edificio Corporate Financial Center 7° andar - 70712-900 Brasilia, DF - Brazil Attention: Loan Operations (iii) Electronic Delivery (subsection 3.4) The World Bank may permit the Recipient to electronically deliver to the World Bank Applications (with supporting documents) through the World Bank's Client Connection, web-based portal. The option to deliver Applications to the World Bank by electronic means may be effected if: (a) the Recipient has designated in writing, pursuant to the terms of subparagraph (i) of this Section, its officials who are authorized to sign and deliver Applications and to receive secure identification credentials ("SIDC") from the World Bank for the purpose of delivering such Applications by electronic means; and (b) all such officials designated by the Recipient have registered as users of Client Connection. If the World Bank agrees, the World Bank will provide the Recipient with SIDC for the designated officials. Following which, the designated officials may deliver Applications electronically by completing Form 2380, which is accessible through Client Connection (https://clientconnection.worldbank.org). The Recipient may continue to exercise the option of preparing and delivering Applications in paper form. The World Bank reserves the right and may, in its sole discretion, temporarily or permanently disallow the electronic delivery of Applications by the Recipient. (iv) Terms and Conditions of Use of SIDC to Process Applications. By designating officials to use SDIC and by choosing to deliver the Applications electronically, the Recipient confirms through the authorized signatory letter its agreement to: (a) abide by the Terms and Conditions of Use of Secure Identification Credentials in connection with Use of Electronic Means to Process Applications and Supporting Documentation ("Terms and Conditions of Use of SIDC") provided in Attachment 3; and (b) to cause such official to abide by those terms and conditions. (v) Minimum Value of Applications (subsection 3.5). The Minimum Value of Applications for Reimbursement is USD 500,000 equivalent. (vi) Advances (sections 5 and 6) to MADR • Type of Designated Account[s] (subsection 5.3): Pooled • Currency of Designated Account[sj (subsection 5.4) United States Dollars (USO) • Financial Institution at which the Designated Account[sj Will Be Opened (subsection 5.5): Banco de la Republica • Ceiling (subsection 6.1): USD 4,000,000 III. Reporting on Use of Loan Proceeds (i) Supporting Documentation (section 4). Supporting documentation should be provided with each application for withdrawal as set out below: • For requests for Reimbursement and reporting eligible expenditures paid from the Designated Account: o Statement of Expenditures in the form attached (Attachment 4); and o Designated Account Bank Statement (s) and Reconciliation Sheet in the form attached (Attachment 5) applicable only when reporting eligible expenditures paid from the Designated Account. (ii) Frequency of Reporting Eligible Expenditures Paid from the Designated Account (subsection 6.3): Quarterly IV. Other Disbursement Instructions The use of pooled Designated Account requires the sequencing in the use of funds of the "BioCFplus Initiative" from different sources as specified in Section 3.01 of the Grant Agreement. Therefore, the following order shall apply to disbursements out of pooled Designated Account: (1) Grant No. TFOA6377, funded by the United States of America, and (2) Grant No. TFOA6376, funded by the Federal Republic of Germany. V. Other Important Information For additional information on disbursement arrangements, please refer to the Disbursement Handbook available on the World Bank's public website at https://www.worldbank.org and its secure website "Client Connection" at https://clientconnection.worldbank.org. Print copies are available upon request. From the Client Connection website, you will be able to download Applications, monitor the near real-time status of the Grant, and retrieve related policy, financial, and procurement information. If you have not already done so, the World Bank recommends that you register as a user of the Client Connection website (https://clientconnection.worldbank.org). From this website you will be able to download Applications, monitor the near real-time status of the Grant, and retrieve related policy, financial, and procurement information. All Recipient officials authorized to sign and deliver Applications by electronic means are required to register with Client Connection before electronic delivery can be effected. For more information about the website and registration arrangements, please contact the World Bank by email at . If you have any queries in relation to the above, please contact Tatiana de Abreu, Finance Officer at tdeabreu@worldbank.org with copy to Fernanda Balduino, Finance Analyst at fbalduino@worldbank.org, using the above reference. For financial reports and audit information, please contact Maritza Martinez, Financial Management Specialist at fmartinezcamargo@worldbank.org. Sincerely, Issam A. Abousleiman Country Manager Colombia and Mexico Latin America and the Caribbean Region Attachments: l. World Bank Disbursement Guidelines for Investment Project Financing, dated February, 2017 2. Form for Authorized Signatures 3. Terms and Conditions of Use ofSecure Identification Credentials in connection with Use of Electronic Means to Process Applications and Supporting Documentation, dated March 1, 2013 4. Statement of Expenditures 5. Designated Account Reconciliation form FOR OFFICIAL USE ONLY: Draft by Tatiana de Abreu, Finance Officer, WF ALA Cleared with and cc: Pilar Gonzalez, LEGLE Franka Braun, GEN04 Attachment 1 DIRECTRICES DEL BANCO MUNDIAL SOBRE LOS DESEMBOLSOS DE FINANCIAMIENTO PARA PROYECTOS DE INVERSION FEBRERO DE 2017 ~ WORLD BANK GROUP C\'DIC:E PAG~..\ 1. ObjetiYo 1 ) ~Ietodos de Desembolso 1 3. Retiro de F ondos de la Cnenta del Finandamiento 4 4. Requisitos sobre Documentacion de Respaldo 6 5. Cuentas De'iignadas 7 6. Condiciones ..\plkables a los Anticipos 9 7. Castoe; ~o Elegibles 10 8. Reintegros 11 l. Objemo 1.1 El objetivo de las Directrices sobre los Desembolsos de Financ1anuento para Proyectos de Invemon (las directrices) consiste en estipular los procedmuentos nequislt0$ que aphca el Banco ~fundial para el desembolso de los fond.as en los proyect~ l. En ellas se establecen. especificamente. a) los diferentes metodos utilizados por el Banco Mundial para ~bolsar fond.as de la Cuenta del Fmanciamiento:. b) los requisitos aphcables a la re.aliz.acion de retiros de la Cuenta de! Fin.anciamiento. c) la documentacion de respaldo que pudiera exigirse al prestatario para comprobar que los fondos del prestamo se han utilizado para realizar gastos elegibles. d) los critenos para el establecimiento de Cuentas Designadas 3. e) los tennmos y las condiciones aphcables a los antmpos. f) los tipos de medidas relac1onadas con los desembolsos que puede adoptar el Banco Mm1 ororpdos por el Banco Mundw con cargo a sus prop3os recursos. a ttavu de fuudos fidUClllI!Q!i soh"eDtados por oiros dooames 1· admmistrados por el B:mco Munmal o medimte Wll combill.aaon de ambas ahemati,-as. Por --prl!!illll3rio- se emieade el prestlltario o el receptor de tm pr~mmo del B:mco pan mi pro~o }' cualqmer otra eJltldad iDYolllCI3da en la eJ ecuaoo del proyecto fiaanoado mechmue un prestamQ del B3DICO Las p~es dm!ctrices se aphcan a todos los pre~ del Bmco m c01Kepto de fmancwmemo para proyec!D, de DI\WSlOll No ;e aphc:m al filwlcwmento de programas por re.uhados Di al fiDanciamlemo para polincas de desarrollo. asi como tampoco a las domciooes O'torpdas por el Banco }fllrxb31 a rra,·~ de fondos fidllaarios ;ol\-emado, por otros doiwl!es y admimstmdos por el Banco Mtmebal. cuando. de modo excepciollll. en I.as coodliclOlleS de.I com·enio con el do1131lte se estipwan ooos IeqUl.51to!i. • La Coentl del FmaDOamlelltO es la enema que el B2111Co abre en su s.is1ema de collt3bwdad a nomlne del prestamio }" ell la cua1 se acrecbm ei monto de! fin.mcialmento ' Una Cuema Deliguda es ima cuema bancana en la qne el Banco !1.{unmal puede depositar ;Ulll3S rellI2da!i de la Cu.ema del F1n•no•me11to a !os efectos de papr gastos ele!]ble> a medida que se lDC1IIIl! ell ellos.. 3 de desembolsos. Es.as disposic1ones se indican en el Con\"enio de Financianuento"*. yen la Cana de Desembolso 1 se proporciona mfonnaaon adic1onal. ~2 El Banco .\fundial desembolsa al prestatano o a su orderi fondos de la Cuenta del Financiamiento establecida para cada prestamo. utilizando para ello uno o mas de los s1gwentes metodos. segun lo que el Banco Mundial disponga. a) Runibolso: El Banco Mundial esta facultado para reembolsar al prestatano los gastos e.legibles para su financiamiento, conforme a lo estipulado en el Coll\1!'lllo de Financiamiento (gastos elegibles). que el prestatano haya prefinanciado con recunos propios b) .411ticipo: El Banco Mundial esti facultado para otorgar annc1pos de los fondos de la Cuenta del Financianuento. depos1tandolos en una Cuenta Des.ignada del prestttano para financiar gastos elegibles a medida que se mcurre en ellos y cuya justificac1on o d.ocumentacion de respaldo sera proporoonada ~n una fecha posterior (vease la secc16n 5. Cuentas Designadas). c) Pago directo: El Banco Mundial esta facultado. si el prestatano lo solic1ta. para efectuar directamente a un tercero (por eJemplo. proveedor. contratlsta. consultor) pagos correspondientes a gastos elegibles. d) Compromiso especial: El Banco .\fundial esta facultado para efectuar a un tercero pagos correspondlentes a gastos elegibles. en virtud de compromisos espec1ales celebrados por escrito. a solic1tud del prestatano y en tenninos y en condiciones mutuamente acordadas por el Banco y el prestatario. 3. Retiro de fondM de la Cuenta del Financiamiento 3.1 Firmas a11tori:adas. No podran efectuars.e retiros m comprometerse fond<>'> depoSitados en la Cuenta del Financiamiento. a menos que pre':1amente el representante autorizado del prestatano (designado en el Converuo de Financ1amiento) haya proporcionado al Banco Mundial en fonn.a electronica a traves del s.itio web del sistema Chent Connection (Conexion del chentes). en http:','chentconnectton.workdbank.org. o mediante una carta de des1mac1on de sumatanos autonzados. el nombre del o los func1onanos autonzados: a) a~ SU$cnbir ypr~entar solicitude-; de renro y de compromisos especiales (colectivamente llamadas las sohc1tudes). y b) a rec1bir del Banco :\fundial credenciales de identificacion seguras. El pre-statario debera notrlicar al Banco 1.fundial. en • Por ·-COnvemo de Fll181ldamiento.. ;e entiende el aCUl!ldo em:-e el Bmco ~!tmdial y el prestatano q'Di! con.time las disposxioaes relativas al presmoo de1. Bmco ' LI Cana de De;embolso coDlleue imtruc~~ adlclolwes en las que se dticriben los mecmismos de dei-.embolso pan el mm, de fondos de la CtlellU del Fm:mciamiento de UD proyecto de IIJ\"eruOD en pamcular 4 forma electrowca a traves de Client Connection o mediante una carta de desi!!llaC1on de s1gnatanos autorizados actuahzada. toda mooificac1on de las facultades de los fumantes 3.2 Co11dicio,us d, ruo d, las t:red,mciales tk id,11tificat:ion ugllfas para la tran,itacion d, las solicimd,s. Al designar funcionarios para que puedan usar credenciales de 1dentificaaon segura.s y al optar por el emio de las solicitudes en fonna electronica. el prestatario confuma su decision de obsen-ar las condic1ones de uso de las credenciales de identJ.ficacion seguras 6 .U Solidn,des. Las sol1C1tudes deber.in presentarse al Banco 1fondial en la fonna requerida para acceder a los fondos de la Cuenta del Financwniento. y deberan contener la infonnacion que el Banco 1fundial exija razonablemente. 3.4 Las solicitudes y la documentacion de respaldo necesana (vease la secoon 4. Reqmsitos sobre documentac10n de respaldo) deberan presentane al Banco 1fundial en forma electronica. del modo y en las condiciones especificadas por el Banco Mundial.. a traves del sitio web de Client Connecn.on. en hnp:l/chentconnection.worldbank org. El Banco Mundial puede. discrecionalmente. desautorizar de manera temporal o pennanente la presentacion electronica de s.olic1tudes por el prestatario. El Banco MUD.dial podria pennitir al prestatano llenar y presentar solicitudes en papel Los formulanos de solicitud en papel pueden obtenerse a tra,·es del mencionado sitio web o solicitarse al Banco MUD.dial. 3.5 Jalor nrmimo d, las solicinuln El Banco Mundial establece un valor mmrmo para las solicitudes de ree:mbolso. pago directo y compromisos especiales. y se reser\'a el derecho de no aceptar aquellas cuyo monto no llegue a ese valor minuno. 3.6 Penodo de desemboho de 101 prtstamos. El Banco 1fundial procesa las soliatudes umcamente despues que el Con\'emo de Fmancwniento ha sido declarado vigente confonne a lo que el propio Com·emo estipula. Los gastos a los que correspondan las solicitudes: a) d,benill pagan, en o con postenoridad a la fecha del Converuo de Financ1amiento o. altematl\'3.Illellte. cuando se trate de proyectos en que se pennita el financ1amiento retroactivo. en o con postenoridad a la primera de las fechas indlcadas a esos efectos en el Com·emo de Fmancianuento. y b) d,bera,r efec111ane en o con antenondad a la fecha de c1erre especificada o a la que se haga referencia en el Convemo de Financwniento Ga Fecha de C1erre). a menos que se acuerde especificamaite otra cosa con el Banco Mtmdial. 3. 7 El periodo de desembolso del prestamo tennina en la fecha final fiJada por el Bmco Mundial para la recepc1on de solicitudes de retiro de fondos y documentacion de respaldo 'Las condmones deus.ode las credenciales de id.ennficaaon seg:mas se mdJcm en La Cana de Desembol.;o. 5 {el Plazo Final de Desembolsos). que puede coinrnhr con la Fecha de Ciene o serpostenor a esta en hasta cuatro meses. Pan facilitar una ordenada temunacion de los pro)>ectos y cierre de la Cuenta del Financiamiento. el Banco Mundial no acepta solicitudes de retiro de fondos m documentacion de respaldo que se reaban despues del Plazo Final de Desembolsos. El prestatario debe mfonnar con prontltud al Banco Mundial de cualquier demora pie\'i!>ible en la ej«ucion o de cualquier problema admmistrativo excepcional con antelarnin a dichas fechas. El Banco }.;lundial notifka al p~atano toda e.'tcepcion que pudiera aplicar al Plazo Final de Ile$embolsos. 38 Co11dicione1 para los humbohos. Si en el Convenio de Fmancwniento se estipula una condic:ion de desembolso aplicable a una categoria especifica de gastos. el Banco ~fondial no desembolsara fondos de la Cuenta del Fmanc1amiento correspond.M!ntes a esa categoria a menos que se haya cumphdo dicha condicion y el Banco Mundial haya notificado de ello al prestatano. -1. Rt>qui-;ito'i sobrt> Docnmt>ntacion de Rrspaldo ,.U El prestatario propomona al Banco 1fundial documentac1on de respaldo que demuestre que los fondos de la Cuenta del Financ1amiento ban s1do o estm siendo utilizados para financiar gastos elegibles. -L! Tratindose de c:omprom1Sos especiales. el banco comerc:ial confirm.a directamente al Banco Mundial el c:umplimiento de las condic1ones que habilitan la liberac:ion de pagos comprometidos para el retiro -U Tipos h doc111tw1tacio,i d, respaldo El Banco Mundial exige cop1as de los documentos onginales probatonos de los gastos elegibles (Registros) o infonnes resumidos de gastos finformes Reswmdos) que c:umplan en forma y sustancia los requmtos que establezca el Banco 1fundial Los R.egistros mduyen documentos tales c:omo facturas y recibos. El fuforme Resumido puede consistir en a) el Informe Fmanciero Provisional 1'0 Auditado que se requiem en \'lrtUd del Convenio de Fmanciarmento (Informe Fmanciero Pro\'is1onal or IFRor IL"FR) o b)un estado de gastos en que se resuman los gastos elegibles cuyos pagos ~ hayan efectuado durante detenmnado periodo (Estado de Ga5tos) En todos los casos. el prestatario tlene la obligaCion de conservar los documentos originales que prueben los gastos elegibles y de pona-los a dispos1c:ion de quienes hayan de realizar auditorias o mspecciones 4.4 El Banco Mundial detemuna los tlpos de documentac1on de respaldo que el prestatario debe presentar. teniendo en cuenta el metodo de desembolso utilizado. Dic:ha documentac:ion puede ser la sigmente: a) Para 10/icitud,s dt> Rl!l!mbolso: 1) Informes Financ1eros Provmonales. i1) Estados de Gastos. o iii) Regmros: b) Para iinforma, el 11so di! los Anticipos: i) fuformes Fmanc:ieros 6 Provmonales. li) Estados de Gastos. o ui) Registros: c) Para wlicimus th Pagos Dir,ws: 1) Registros. como copias de facturas de los proveedores: 11) garantia bancaria respecto de pagos de anticipos o retenciones: d) Para solicitr,d,s d, Compromiso fap,cial: Cop1a de la Carta de Credito (con fecha de vencimiento \igente) emitida por el banco comercial. denommado tamb1en banco emisor. Para el pago. el banco comercial debe em:iar un mensaje SV.'IFT (Society for Worldwide Interbank Fmanc1al Telecommmucation ) al Banco 1fundial :v e) Toda otra documentacion de re~paldo que el Banco sohc1te mediante notific.ac1on al prestatano o espec1ficada en la Carta de Desembolso. 4.5 I11C11mplimi,11to de la ooligacio,i de pres,11tar estados fi11anci,ros a,ulitados. 51 el prestatano falta a su obligacion de proporcionar dentro del plazo especificado en el Convenio de Financianuento cualqwera de los estados financieros auditados que se requieren conforme a dicho convenio. el Banco Mundial puede. discrecionalmente. negarse a aceptar sohcitudes de retlro de fondos respaldadas por Informes Resumidos. aunque estos sean acompanados por Registros. :-. Cut'ntas Dt',;;ignadac; 5.1 El prestatario puede abnr una o mas Cuentas Designadas. en las que el Banco Mundial a sohotud del prestatano. puede depositar sumas renradas de la Cuenta del Financiamiento a los efectos de pagar gastos elegioles a medida que s.e incurre en ellos. Antes de que el Banco Mundial autonce el establecuniento de una Cuenta Design.ad.a. el prestatario debe poseer capacidad admimstrativa. controles intemos y procedimientos de contabilidad y auditoria adecuados. que garanticen una eficaz utilizacion de dicha cuenta. 5.2 El Banco Mundial puede no autorizar la utihzac16n de Cuentas Designadas en nuevos proyectos s1 el prestatario no ha rewtegrado anttc1pos oo documentados en la Cuenta Dea;ignada de cualquier otro prestamo que se le haya otorgado o que el prestatano haya garmtizado. dentro de los dos meses siguientes al Plazo Final de Desem.bobos correspondiente a ese prestamo. 5.3 fipos d, Cru11ras D,sig11adas. Una Cuenta Designada puede establecerse de dos maneras. como una cuenta segregada o como una cuenta comun. segun corresponda al proyecto de que se trate y a lo que disponga y notifique el Banco 1iundl.al. a) C11,11ta s,gregada: Es una cuenta del prestatano en la que solo pueden depositarse fondos de la Cuenta del Fwanci.amlento. b) C11,111a co1111in: Es una cuenta del prestatano en la que pueden depos1tarse los fondos de la Cuenta del Financianuento v fondos de otro financ1amiento ., I 5.4 .\Jon,da d, las Crurrtas Desigm,das. Las Cuentas Designadas deben establecerse en una moneda que al Banco Mundial le resulte aceptable. En los paises cuya moneda sea de hbre com·ersion. pueden denominarse en la moneda del prestatano o en cualquier maned.a de libre com·enion. El Banco Mundial puede aceptar tambien Cuentas Design.adas en moneda nacional SL entre otras cuestiones, la moneda del pais (aunque no sea de libre conversion) es estable y los gastos que ban de financiarse estan denominados principalmente en moneda nactonal El prestatario asume todos los riesgos vmculados con tluctuaciones cambiarias entre a) la moneda de denominac16n del prestamo y la de la Cuenta Designada del prestatano, y b) la moneda de denommac16n de la Cuenta Designada del prestatario y la(s) moneda(s) de los gastos del proyecto. 5.5 Irnntruio1t fi11a11cina. Las Cuentas Des1gnadas deben abruse y mantenerse en una mst1tuc1on financiera 7 selecc1onada por el prestatano y que al Banco Mundial le resulte aceptable Una institucion financiera es aceptable s1 cumple todos los reqws1tos sigwentes· a) Es solida desde el punto de \'lsta financiero: b) Goza de buena reputac1on: c) Esta autorizada para mantener la Cuenta Designada en la moneda mutuamente acordada por el Banco Muruhal y el prestatario: d) Es obJeto de auditorias regularmente y recibe mformes de auditoria satisfactonos: e) Esta en condic1ones de realizar prontamente un gr:m numero de transacc1ones: f) Esta en condiciones de prestar satisfactoriamente una ampha gama de sen'lcros bancanos: g) Esta en condiciones de propomonar un emtdo detallado de la Cuenta DeSignada: h) Forma parte de una red de bancos corresponsales satisfactona: i) Cobra cargos razonables por sus sen1c10s. 5.6 El Bmco Mmuhal se rt"serva el derecho de no transferir fondos a una mstitucion finmc1era si t"Sta se ha dedarado o se dedara con derecho a compensar. embargar o gravar los fondos de un prestamo del Banco depositados en una Cuenta Des1gnada que ella mantenga. 6. Condidones Aplicables a los AntidpM Una inmtw:ion fuianciera pu,ede ser e.J bllDICo cellttlll del pais, im b:mco de de5.3I!Ollo local o UD b:mco comm:ial s 6.1 Li mite 1t11iximo. El Banco Mundial da a conocer al prestatano el monto m.aximo de fondos de la Cuen.ta del Financlmuento que puede estar deposnado en una Cuenta Designada (el Limite :Maximo). El Banco puede. chscrecionalmente, establettr el Limite Maximo. a) como una cantidad fi.Ja, ob) como una cantidad que se ajusta de cuando en cuando durante la ejecucion del proyecto en ftmcion de prernaones periodi.cas sobre las necffidades de flujo de dmero para el proyecto 6.2 Solicin,tks de anticipos. El prestatario puede solicitar un anncipo hasta por un monto igual al Limite Ma:umo menos el monto total de los anncipos recib1dos anteriormente por el prestatano y respecto de los cuales este atin no haya presentado documentacion de respaldo. Nomialmente. para facilitar el c1erre ordenad.o de la C\lffita del Finmcwmento. el Banco 1iundial no deposita fondos de la Cuenta del Financ1amiento en la Cuenta Designad.a despues de la Fecha de Cierre. 63 Frecuencia de la pri!sentacion de i11fonnes sobrt los gastos elegibln pagados con cargo a la C11,nta Desigr,ada. El prestatario mformara sobre la utilizacion de lr,cio11 dt1 A11ticipos. El Banco Mundial no esta obligad.o a efectuar nmgtin deposito en la Cuenta Designada en l The World Bank Group 1818 H Street, N.W. Washington, DC 20433 USA Atenci6n: Country Director Re: BioCFplus Initiative- Grant No. TFOA6376 and TFOA6377 Sustainable Low-Carbon Development in Orinoquia Region Project Carta de Autorizacion para Solicitudes de Desembolso Electronicos Hago referencia al Acuerdo de Donaciones (" Acuerdo") entre la Banco Internacional de Reconstrucci6n y Fomento (el "Banco") y la Republica de Colombia (el "Beneficiario"), de fecha _____, 201_. Para fines de la Secci6n 3.04 de las Condiciones Estimdares, conforme ha sido definido en el Acuerdo, cualquiera de las personas, cuyos especimenes de firmas estan siendo presentados abajo, esta autorizada en nombre del Beneficiario a firmar solicitudes de desembolsos bajo las donaciones. Para fines de entrega de una Solicitud al Banco, [cada una] [cualquier dos /tres] de las personas, cuyos especimenes de firmas son presentados abajo estan autorizadas en nombre del Beneficiario, actuando [individualmente] [conjuntamente], a entregar Solicitudes de Desembolsos bajo las Donaciones y respectiva evidencia de documentaci6n de soporte, incluyendo medios electr6nicos, en los terminos y condiciones especificados por el Banco. El Beneficiario confirma que autoriza a dichas personas a aceptar Las Credenciales de Identificaci6n Segura (SIDC) y entregar Solicitudes de Desembolsos y su respectiva documentaci6n soporte al Banco por medios electr6nicos. Reconociendo plenamente que el Banco podra confiar en esas declaraciones y garantias, incluyendo, sin limitaciones, las declaraciones y garantias contenidas en los Terminos y Condiciones de/ Uso de las Credenciales de Identificaci6n Segura en conformidad con el Uso de las Dispositivos Electr6nicos para Procesar Solicitudes o Documentaci6n de Soporte (Terminos y Condiciones de/ Uso de/ SIDC),el Prestatario declara y garantiza al Banco que asegurara que esas personas acaten esos terminos y condiciones. Esta autorizaci6n substituye y reprime cualquier Carta de Firmas Autorizadas enviadas previamente al Banco. Atentamente, [N ombre y Titulo] Especimen de firma: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ Nombre del firmante Cargo del firmante Email del firmante Especimen de firma: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ N ombre del firmante Cargo del firmante Email del firmante Especimen de firma: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ Nombre del firmante Cargo del firmante Email del firmante Attachment 3 Condiciones de uso de credenciales de identificacion seguras en relacion con el empleo de medios electronicos para el procesamiento de solicitudes y la documentacion de apoyo 1 de marzo de 2013 El Banco Mundial (Banco) 1 suministrara credenciales de identificaci6n seguras (denominadas SIDC) al Prestatario 2 para que este pueda enviar al Banco las solicitudes de retiro de fondos y solicitudes de compromisos especiales en virtud del Convenio o los Convenios, asi como la documentaci6n de apoyo (en las presentes Condiciones de uso, las solicitudes y la documentaci6n de apoyo se denominan, en conjunto, Solicitudes), por medios electr6nicos de acuerdo con las condiciones de uso que se especifican en el presente documento. Las SIDC pueden ser: a) fisicas (Token Fisico), ob) virtuales (Token virtual). El Banco se reserva el derecho de determinar que tipo de SIDC es mas adecuado. A. ldentificacion de los usuarios. 1. El Prestatario debera identificar a cada una de las personas que tendran autorizaci6n para presentar Solicitudes, mediante una carta de designaci6n de Signatarios Autorizados debidamente enviada al Banco y recibida por este. El Banco suministrara una SIDC a cada persona identificada en dicha carta (Signatario ), como se dispone a continuaci6n. El Prestatario tambien debera notificar inmediatamente al Banco si un Signatario deja de estar autorizado por el Prestatario para actuar en esa calidad. 2. Antes de recibir su SIDC, cada Signatario debe registrarse como usuario en el sitio web de Client Connection (CC) del Banco (https://clientconnection.worldbank.org). Para ello, el Signatario tendra que crear una contrasefia (la Contrasefia de CC), que no debera dar a conocer a nadie, ni guardar o registrar por escrito ni en ninguna otra forma. Una vez realizado el registro como usuario de CC, se asignara al Signatario un nombre de cuenta exclusivo a modo de identificaci6n. B. Inicializacion de las SIDC. 1. Antes de que el Signatario inicialice su SIDC, este debera declarar que ha leido y comprendido las presentes Condiciones de uso y que ha aceptado regirse por ellas. 2. En los casos en que se deba usar un Token Fisico, en cuanto haya recibido su Token Fisico, el Signatario accedera a CC utilizando el nombre de su cuenta y la Contrasefia de CC. Esto le permitira registrar su Token Fisico y crear un numero de identificaci6n personal (PIN) que debera utilizar cuando emplee su Token Fisico. Una vez realizado este tramite, el 1 "Banco" incluye el BIRF y la AIF. 2"Prestatario" incluye al prestatario de un prestamo del BIRF o de un credito de la AIF, y al receptor de un anticipo del Servicio de Financiamiento para la Preparaci6n de Proyectos o de una donaci6n. Token Fisico quedara inicializado para que pueda ser usado por el Signatario exclusivamente para presentar Solicitudes. En los casos en que se deba usar un Token virtual, el Signatario accedera a CC utilizando el nombre de su cuenta y la Contrasefia de CC. Esto le permitira crear un numero de identificaci6n personal (PIN) que debera utilizar cuando emplee su Token virtual. Una vez hecho esto, el Token virtual quedara inicializado para que pueda ser usado por el Signatario exclusivamente para presentar Solicitudes. Una vez inicializada la SIDC, el Signatario se convierte en el "Usuario de la SIDC". El Banco mantendra en su base de datos una cuenta de usuario (Cuenta) para cada Usuario de una SIDC a los efectos de administrar la SIDC asignada a cada usuario. Ni el Prestatario ni el Usuario de la SIDC tendran acceso a dicha Cuenta. 3. Antes de que el Usuario de la SIDC pueda emplear la SIDC por primera vez, el Prestatario se cerciorara de que el usuario haya recibido los materiales de capacitaci6n proporcionados por el Banco sobre el empleo de la SIDC. C. Uso de la SIDC. 1. El uso de la SIDC se limita estrictamente a la presentaci6n de Solicitudes por el Usuario de la SIDC, en la forma establecida por el Banco en el Convenio o los Convenios yen estas Condiciones. Esta prohibido usar la SIDC para otros fines. 2. El Banco no asume responsabilidad u obligaci6n alguna por el uso indebido de una SIDC por el usuario autorizado, otros representantes del Prestatario o terceros. 3. El Prestatario se compromete a asegurar al Banco, y le declara y garantiza que cada U suario de una SIDC comprende estas Condiciones de uso y se ha de regir por ellas (el Banco se fia expresamente de tal declaraci6n y garantia al otorgar la SIDC). Las Condiciones incluyen lo siguiente, sin que la enumeraci6n sea exhaustiva: 4. Seguridad 4.1. El Usuario de la SIDC no revelara su PIN a ninguna persona, ni lo guardara o registrara por escrito ni de ninguna otra forma. 4.2. El Usuario de la SIDC no permitira que ninguna persona la utilice para presentar una Solicitud al Banco. 4.3. El Usuario de la SIDC siempre se desconectara de CC cuando no utilice el sistema. Si no se desconecta correctamente, se puede crear una entrada desprotegida al sistema. 4.4. Si el Usuario de la SIDC cree que un tercero conoce su PIN, o si ha perdido su Token Fisico, debe enviar inmediatamente una notificaci6n a clientconnection@worldbank.org. 4.5. El Prestatario debera informar sin demora al Banco, por intermedio de clientconnection@worldbank.org, acerca de la perdida o robo de una SIDC, o cualquier incidente con esta, y tomar otras medidas razonables para asegurar que la SIDC sea desactivada inmediatamente. 5. Reserva de[ de recho a desactivar una SIDC 5.1. El Prestatario se reserva el derecho a revocar la autorizaci6n del Usuario de una SIDC para utilizar dicha SIDC, sin dar las razones de su decision. 5.2. El Banco, a su entera discreci6n, se reserva el derecho a desactivar temporal o permanentemente una SIDC o a desactivar la Cuenta de un Usuario de una SIDC, o ambas cosas. 6. Cuidado de Los Tokens Fisicos 6.1. Los Tokens Fisicos seran siempre de propiedad del Banco. 6.2. El Banco entregara fisicamente un Token Fisico a cada Signatario designado para recibir uno, en la forma que determine el Banco y que sea aceptable para este. 6.3. Los Tokens Fisicos contienen componentes delicados y sofisticados, por lo que deben manipularse con cuidado y no deben entrar en contacto con liquidos, exponerse a temperaturas extremas, ni aplastarse o doblarse. Ademas, los Tokens Fisicos deben mantenerse a mas de cinco (5) centimetros de distancia de otros dispositivos que generen radiaci6n electromagnetica (REM), como telefonos celulares, asistentes personales digitales (PDA) telef6nicos, telefonos inteligentes y otros dispositivos similares. Los Tokens Fisicos deben trasportarse y guardarse lejos de cualquier dispositivo que genere REM. Cuando se encuentran a corta distancia (menos de 5 cm), estos dispositivos pueden generar niveles elevados de REM que pueden interferir con el buen funcionamiento de equipos electr6nicos, inclusive el Token Fisico. 6.4. Sin restar importancia a estas Condiciones de uso, para obtener instrucciones tecnicas adicionales sobre el correcto uso y cuidado de los Tokens Fisicos los interesados pueden consultar: http://www.rsa.com. 7. Remplazo a. Los Tokens Fisicos que se hayan perdido, dafiado, visto afectados por alg(m incidente (segun lo expuesto en el parrafo 4.5) o destruido seran reemplazados con cargo al Prestatario. 7.2. El Banco, a su entera discreci6n, se reserva el derecho a no remplazar un Token Fisico si este ha sido utilizado en forma indebida, o a no reactivar la Cuenta del Usuario de una SIDC. Attachment 4 BANCO INTERNACIONAL PARA RECONSTRU(,A.0 E DESENVOLVIMENTO Declara,;lo de Gastos NO. EMPRESTIMO/DOA(,AO: PAGAMENTOS REALIZADOS NO PERiODO DE: A NO. PEDIDO: NO. CATEGORIA: Os pagamentos apresentados foram efetuados durante o periodo retroativo? (SIM ou NAO): NO. PAGINA: As despesas apresentadas foram incorrldas ate a data de encerramento do Acorda Legal? (SIM ou NAO): 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Contrato Referincia Moeda Valor Total Valor NIJmero Valor Total % Valor Item No. Nome do fornecedor/firma/ Breve descril;;io C6digo da Sujelto a do do do acumulado da Data do do Financiado Financiado consultor/beneficiirio da despesa despesa revisio prE!via contrato contrato Contrato do contrato Fatura/NF/ Pagamento pagamento polo BIRD pelo BIRD (SIM ou NA.0) (incluido em Recibo incluido nesse (Col 12 X 13) SOEs anterioresl SOE 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Documentos de Suporte para este SOE encontram-se arquiw.dos na (lnformar o name da Unidade de lmplementac;:ao do Projeto) e mediante solicitac;:ao pr8'via serao disponibilizados para ancilise das missOes do BIRD ou auditores designados para este fim. lnstru96es: Preparer urne Declara9lo de Gu1os por categorta Coluna 1: tnrormer o nurnero do Item am sequtncla num6rica. Coluna 2: tnrormar o nome do bnecedollltma/conaultorlbenelcillrio. Coluna 3: F - uma blM descri~llo de despesa (exemplo: hOnonlr1os dez/2015, conaultoria, diartas, ser.A9()S de audltoria, etc~ Coluna 4: ldenlilcar qual tlpo de despesa fol reallzada (examplo: CS: consuttoria / CW: obras / GO: bens / OP: gastos operatilos / 'IR: trelnamenlo I NCS: ser.A~os de nic>conaultoria / SP: Subprojetos) Colvna 5 Informer se o contl'lllo fol submetldo ou nllo a AIiis/io pr6IAa do Ba,co Mundial. Coluna e: lnlillmar o numen, de llllartncla do contrato Coluna 7: lnlonn• a moeda do oontrato Coluna e: tnrormar o \IIIIOr do contrato (na moeda que lol lndlcada na coluna 6) Coluna 9: Informer o \IIIIOr do contrato que Ji fol pago/lncluldo am SOEs antertores. Coluna 10: lnbmar o nurnero de faluralnota flscal/reclbo do ~a/consultor/benelclarto. Coluna 11: Wormer• data do pagamento ao bnecedorltrma/consultorlbenelelirio. Coluna 12: lnbmar \IIIIOr pago ao fomecedor/lrma/consultor/benellclirio na moeda de faluralreclbo. Coluna 13: illClc¥ o percentual de lnanclanento (de acOldo ao eatipulado no Acordo Legal) Coluna 14: Callculo do '81or admlssllel para ftnanctamento (resultado de multll)IIC89ilo de coluna 12 por 13). Para os casos am que o percentual de ftnanclamento seja 100%, os '81orw dessa coluna serio os mesmos ap,esentados na coluna 12. . .. . Attachment 5 CONCILIACION DE LA CUENTA DESIGNADA Prestamo , Credito I Donacion N": Nombre del Banco: Numero de la Cuenta: USO 1. Total de Dep6sitos I 2. Menos Total que ya fue documentado -·------------------------1 3. Saldo Pendiente (por documentar) 4. Saldo de la Cuenta Designada en I I (de d(,J€n pagadas por el Banco, pero cuyos vakns todavia no estlwl reflejadas en el estado bancario erwiado. 7. Uenar con el valor que fue retirado de la Cuenta Oesignlda y que todavfa no ha sido repo,tado y/o se encuentra en la cuenta operativa (detallar montos en las observaciones) 8. Uenar so1amente si algun importe fue retirado de la Cuenta Designada despuH de la fecha del estado bancario de ra Cuenta Oesignada que esta siendo presentado 9. Uenar solamente en el caso que ta Cuenta Oesignada tenga generado intereses. • D1spooible para consulla en el Cltenl Connection !Deserrbolsos - • Cuentas Oesignadas,UNi