REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO PROJET DE DEVELOPPEMENT DU SYSTEME DE SANTE (PDSS) COMPTE A RAPPORT D’AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER AU 31 DECEMBRE 2017 JUIN 2018 SOMMAIRE Intitulés Pages I) RAPPORT D’OPINION SUR LES ETATS FINANCIERS DU PROJET 04 à 20 I.1) LETTRE D’OPINION SUR LES ETATS FINANCIERS 04 et 06 I.2) ETATS FINANCIERS DU PROJET 07 à 13 I.3) NOTES EXPLICATIVES 14 à 20 I.3.1) PRESENTATION D’ENSEMBLE DU PROJET 16 à 17 I.3.2) PRINCIPES ET METHODES COMPTABLES APPLIQUES 17 I.3.3) COMMENTAIRES SUR LES RUBRIQUES DU TABLEAU EMPLOIS - RESSOURCES 18 - 20 I.3.4) TABLEAU DES IMMOBILISATIONS 20 II) RAPPORT D’OPINION SUR LA GESTION DU COMPTE DESIGNE ET LA 21 - 30 JUSTIFICATION DES RELEVES DE DEPENSES II.1) LETTRE D’OPINION SUR LA GESTION DU COMPTE DESIGNE ET LA JUSTIFICATION 21 à 23 DES RELEVES DE DEPENSES II.2) ETAT DE RECONCILIATION DU COMPTE DESIGNE 24 à 26 II.3) ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE 27 à 28 II.4) ETAT RECAPITULATIF DES RELEVES DE DEPENSES 29 à 30 III) RAPPORT SUR LES PROCEDURES DE CONTRÔLE INTERNE ET LE SYSTEME 31 à 57 COMPTABLE III.1) LETTRE DE RECOMMANDATIONS RELATIVE AUX PROCEDURES DE CONTROLE 32 à 33 INTERNE ET AU SYSTEME COMPTABLE DU PROJET III.2) RELEVE DES FAIBLESSES DECELEES ET RECOMMANDATIONS 34 à 57 2 I. RAPPORT D’OPINION SUR LES ETATS FINANCIERS DU PROJET (EXERCICE 2017) 3 A M. le Coordonnateur du Projet de Développement du Système de Santé PDSS GOMBE Avenue des Huileries face centre IRNB À Monsieur le Coordonnateur du PDSS, Nous avons procédé à l’audit des états financiers du Projet de Développement du Système de Santé (PDSS) – Compte A pour la période allant du 1er Janvier au 31 décembre 2017, Ces états financiers, joints en annexes, comprennent :  Le bilan ;  Le tableau emplois ressources ;  L’état des transactions du compte désigné ;  Le tableau de réconciliation du compte désigné ;  Les notes annexes, y compris le résumé des principales méthodes comptables. RESPONSABILITES DU PDSS POUR LES ETATS FINANCIERS La coordination du PDSS est responsable de la préparation et de la présentation sincère et fidèle des états financiers conformément aux normes du système comptable OHADA. Cette responsabilité comprend la conception, la mise en place et le suivi du contrôle interne relatif à l’établissement et la présentation sincère d’états financiers ne comportant pas d’anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d’erreurs ; le choix et l’application de méthodes comptables appropriées, ainsi que la détermination d’estimations comptables raisonnables au regard des circonstances. RESPONSABILITES DE L’AUDITEUR Notre responsabilité est d’exprimer une opinion sur ces états financiers sur la base de notre audit. Notre audit a été effectué conformément aux normes internationales d’audit de l’IFAC. Ces normes requièrent de notre part, de nous conformer aux règles d’é thique, de planifier et de réaliser l’audit en vue d’obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d’anomalies significatives. Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournis dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de l’auditeur, de même que l’évaluation du risque que les états financiers contiennent des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d’erreurs. En procédant à ces évaluations du risque, l’auditeur prend en compte le contrôle interne en vigueur dans l’entité relatif à l’établissement et à la présentation sincère des états financiers afin de définir des procédures d’audit appropriées en la circonstance, et non dans le but d’exprimer une opinion sur l’efficacité de celui -ci. Un audit comporte également l’appréciation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et le caractère raisonnable des estimations comptables retenues pour l’arrêté des comptes, de même que l’appréciation de la présentation d’ensemble des états financiers. Nous estimons que nos contrôles fournissent une base raisonnable pour fonder notre opinion d’audit. 4 OPINION À notre avis, les états financiers du PDSS – Compte A annexés aux pages 13 à 21 du présent rapport sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle de la situation financière du Projet au 31 décembre 2017, de ses résultats, de son patrimoine et de la variation de la situation financière pour l’exercice clos à cette date, conformément aux règles et méthodes comptables édictées par le Système Comptable de l’OHADA. Observations sur le contrôle interne et le respect des dispositions de l’accord de financement En ce qui concerne le système de contrôle interne, nous avons relevé des insuffisances dont les plus significatives sont communes à tous les financements du fait que le système de contrôle interne qui leur a servi de support est le même. Ces points sont développés plus en détail dans le rapport sur les procédures de contrôle interne : A. ORGANISATION INSTITUTIONNELLE A.1. REPARTION DES RÔLES ENTRES LES ACTEURS Le projet trouve son ancrage institutionnel au sein de la DEP du Ministère de la Santé Publique. Ainsi, les différentes Directions du Ministère sont impliquées dans la mise en œuvre du projet. Cependant, suivant nos entretiens avec les équipes du projet, les activités de suivi technique et financier sont gérées d’une part par les Directions concernées du Ministère (DEP, CAGF, la Cellule Suivi- Évaluation, la Direction Qualité, la Cellule technique FBR au niveau national et la DPS au niveau provincial) et d’autre part, par les équipes du projet. Il n’y a pas une répartition claire des rôles entre ces différents acteurs. Si cette répartition des tâches existe, elle n’est pas bien assimilée par les acteurs. A.2. ANCRAGE DE LA CELLULE TECHNIQUE FBR La Cellule technique FBR a été rattachée par lettre du Ministre de la Santé à la DEP. Par conséquent, elle a le même ancrage que le PDSS. Sa proximité avec le PDSS l’a conduit à s’investir dans des tâches opérationnelles telles que la validation des factures des FOSA au détriment de la prise en charge des points critiques dans la mise en œuvre du FBR (cf éléments détaillés dans le rapport sur le système de contrôle interne). B. FINANCEMENT BASE SUR LE RESULTAT (FBR) Le système mise en place par le projet présente des risques pouvant altérer la qualité des données : - Collusion entre acteurs (exemple Maniema) ; - Couverture non exhaustive des structures de santé par les vérificateurs ; - Contrôles effectués sur les factures de subsides inefficaces. C. GESTION BUDGETAIRE Nous avons effectué une prise de connaissance du processus d’élaboration et de suivi d’exécution budgétaire. Le système mis en place présente un risque de capitalisation des dépenses (exemple : un même terme de référence d’une supervision pourrait être envoyé à la Banque et à l’UNICEF par exemple). - Absence d’un suivi d’exécution budgétaire (suivi d’exécution du PTBA validé) ; - Absence d’un plan de supervision intégré au niveau DPS ; - Absence d’un plan de formation intégré au niveau DPS. 5 6 I-2 ETATS FINANCIERS DU PROJET PERIODE (01 Janvier au 31 Décembre 2017) 7 I-2 ETATS FINANCIERS PERIODE (01 Janvier– 31 Décembre 2017) I-2.1. Bilan arrête au 31 décembre 2017 I-2.2. Tableau emplois – ressources du compte désigné 8 I-2.1. Bilan arrêté au 31 Décembre 2017 En Dollars Américains 9 2 3 I-2.2. TABLEAU EMPLOIS RESSOURCES PAR COMPOSANTE POUR LA PERIODE (01 Janvier – 31 Décembre 2017) En Dollars Américains 4 Désignation Année 2017 Ressources Crédit 5572-ZR Fonds reçus 10 320 803,31 Don 0210-ZR Fonds reçus 23 577 365,78 TF 018375 Fonds reçus 1 236 678,97 Total Ressources 35 134 848,06 Financement Total 35 134 848,06 Achat performance et amélioration qualité services de santé Augmenter l'utilisation services ciblés liés SMI&PCA 95 261,64 Améliorer les pratiques cliniques et motiver les agents 1 116 863,80 Paiement de la performance 18 284 929,24 Contractualisation des partenaires sur base de performance 4 057 745,24 Contrats avec les comités locaux Total Achat performance et amélioration qualité services de santé 23 554 799,92 Consultants, biens, matériels appui amélioration Gouv syst Procéder aux mises à niveau structurelles Améliorer les conditions d'accessibilité aux services santé Mise en route stra d'infor. éduc&commun, autres dép. gouver Autres dépenses sur amélioration gouvernance syst santé Renforcement des capacités institutionnelles (Reversement) -172 760,00 Soutenir et appuyer la réforme de décentralisation Renforcement suivi et évaluation dans le secteur santé Dépenses de coordination Total Consultants, biens, matériels&appui amélioration Gouv syst -172 760,00 Renforcement de la performance du système Riposte aux épidémies 16 320 000,00 Total Renforcement de la performance du système 16 320 000,00 Dépenses PPF1 Dépenses PPF1 Total Dépenses PPF1 Dépenses PPF2 - Q9830 Dépenses PPF2 - Q9830 Total Dépenses PPF2 - Q9830 Total des dépenses 39 702 039,92 Encaissements moins dépenses -4 567 191,86 Evolution nette de l'encaisse -4 567 191,86 Solde d'ouverture de l'encaisse Solde de clôture Compte désigné A 8 000 273,06 Compte désigné B Caisse Total Solde de clôture 8 000 273,06 Total de l'encaisse d'ouverture 8 000 273,06 Encaisse nette disponible 3 433 081,20 Solde de clôture de l'encaisse Compte désigné A 3 433 081,20 Compte désigné B Caisse Solde total de clôture de l'encaisse 3 433 081,20 13 I-3. NOTES AFFERENTES AUX ETATS FINANCIERS AU TITRE DE L’EXERCICE 2017 14 I.3. Notes afférentes aux Etats Financiers : I.3.1. PRESENTATION DU PROJET I.3.2. PRINCIPES ET METHODES COMPTABLES APPLIQUES I.3.3. COMMENTAIRES SUR LES RUBRIQUES DU TABLEAU EMPLOIS – RESSOURCES I.3.4. TABLEAU DES IMMOBILISATIONS 15 I.3. NOTES AFFERENTES AUX ETATS FINANCIERS I.3.1. PRESENTATION DE L’ENSEMBLE DU PROJET Le PDSS est un projet du Gouvernement de la République Démocratique du Congo agissant dans le secteur de la Santé et ayant pour objectif de développement : « Améliorer l’utilisation et la qualité des services de santé maternelle et infantile dans les zones de santé cibles » à travers quatre composantes qui sont : a) Composante 1 : Améliorer l’utilisation et la qualité des services de santé. Les activités clés retenues dans le cadre de cette composante portent essentiellement sur les sous composantes suivantes :  Augmenter l’utilisation des services ciblés essentiellement liés à la SMI et PCA par notamment le renforcement des capacités des personnels sanitaires  Améliorer les pratiques cliniques et motiver les agents de santé par la prise en charge des dépenses de fonctionnement des FOSA (formations sanitaires)  La mise à niveaux structurelle par la dotation des structures en intrants, en équipements médicaux et non médicaux ainsi que par la réhabilitation des infrastructures  L’amélioration des conditions d’accessibilité aux services par la mise en place de la tarification forfaitaire et la prise en charge des indigents  Paiements des subsides et achat des performances aux FOSA. b) Composante 2 : Améliorer la gouvernance du système de santé visant :  la contractualisation avec les EUP (Établissements d’utilité publique dont le rôle consiste à encadrer et évaluer la performance des FOSA ainsi que les comités locaux avec lesquels ils contractent,  La mise en route de la stratégie d’information par la gestion du système de récolte de l’information sanitaire, les études, enquêtes ainsi que le renforcement de la dynamique communautaire. c) Composante 3 : Renforcer la performance du système de santé dont les sous composantes sont :  Le renforcement des capacités institutionnelles par le financement des besoins des BCSZ, DPS et directions du niveau central par le mécanisme du paiement d’un bonus de démarrage ainsi que l’achat de leurs performances et la formation du personnel en PBF et la gestion du portail web  Soutenir et appuyer la réforme de décentralisation  Renforcement du suivi et évaluation dans le secteur par le financement de la construction et la gestion de l’architecture numérique ainsi que l’appui aux revues semestrielles et annuelles des DPS ainsi qu’à la revue annuelle du MSP  La riposte épidémiologique par le financement des campagnes de vaccination ainsi que des équipements de froid  La coordination du projet par la prise en charge des dépenses de la rémunération du personnel local et expatrié, les dépenses d’assurance et entretiens véhicules, l’organisation des missions de supervision, la contractualisation des firmes d’audit externe…. d) Composante 4 : Renforcer la surveillance épidémiologique (lutte contre les épidémies) Le PDSS est ancré au niveau du Ministère de la santé Publique mis en œuvre à tous les niveaux du système de santé et plus spécifiquement dans 156 zones de santé (ZS), reparties dans onze provinces. Le projet appui les différentes reformes au sein du MSP dont la décentralisation et la création des 26 Divisions Provinciales de la Santé (DPS), ainsi que le développement et la mise en place d’une stratégie de financement du secteur. 16 Durant l’année 2017, les activités du projet ont été réalisées sur le financement initial composé des financements Crédit IDA H 55720, Don IDA D0210 et TF18375. Au cours de cette même période d’autres financements additionnels ont été approuvés par la banque mondiale respectivement comme suit : Crédit IDA 5998 et TF A4579 en date du 19 avril 2017, TF0A5096 en date du 24 mai 2017. Leurs mises en vigueur ont été successivement le 18 août 2017 pour le TF A4579, le 22 novembre 2017 pour le TF0A5096 tandis que la mise en vigueur du Crédit IDA 5998 est intervenue le 13 février 2018. Ses financements quoi que mise en vigueur en 2017 et au début de 2018 ne feront pas objet d’audit de cette période car n’ayant pas connu de dépenses au cours de l’exercice 2017. Les lettres de décaissement faisant partie des accords de financement ont fixé d’ouvrir deux comptes désignés groupés (A et B) pour les 3 financements IDA H 55720, D0210 et TF 18375. Ainsi, lesdits accords ont prévu que le compte désigné A rassemblé les dépenses des catégories 1, 3, et 4 réparties comme suit : - La catégorie 1 couvre les dépenses liées à l’achat des services liés aux activités des financements bases sur les résultats (FBR). L’apport de chaque financement à ces activités a été proportionnellement convenu comme suit : 60%, 36% et 4% respectivement pour IDA55720, D0210 et TF18375 ; - La catégorie 3 couvre les dépenses des activités de lutte contre les épidémies ; - La catégorie 4 couvre les frais de préparation du projet PDSS dont les activités ont été réalisées en 2016. I.3.2. PRINCIPES ET METHODES COMPTABLES APPLIQUES A. Cadre général Face au retard qu’accuse la réforme du système comptable public auquel devait se référer la collecte et le traitement des transactions de tous les projets financés par les fonds de l’aide publique au développement, le PDSS, s’inspirant des réalités et des pratiques courantes des projets financés par l’IDA et la BAD, a adopté un système comptable hybride puisant sur le système OHADA, le système PBGC et les pratiques des projets. B. Principes spécifiques au PDSS  Le projet s’inspire des principes comptables de base prônant la continuité de l’exploitation, la permanence des méthodes et l’indépendance des exercices ;  Les recettes du projet sont constituées des fonds reçus de l’IDA. Elles sont enregistrées dès leur réception dans les comptes désignés du projet ;  Les dépenses du projet sont enregistrées au moment de leur engagement ou du décaissement dans la catégorie de l’activité. Les catégories du projet sont : o Catégorie 1 : Amélioration du système sanitaire o Catégorie 2 : Consultants, biens, matériels, services autres que ceux de la catégorie 1 et dépenses de coordination ; o Catégorie 4 : les frais de préparation du projet PDSS dont les activités ont été réalisées en 2016.  La comptabilité du projet n’est pas soumise aux règles comptables d’amortissement ou de provision dans la mesure où toutes les dépenses assurées sont capitalisées dans les activités devant concourir aux objectifs du projet ;  Le projet n’ayant pas vocation de réaliser un revenu, toutes les dépenses de coordination sont justifiées par la réalisation des activités du projet. Par conséquent, ces dites dépenses sont 17 « capitalisées » au même titre que les activités du projet et sont donc soldées à la fin de la période par le débit de la catégorie 2 du projet  Le système comptable du projet est informatisé. Le projet utilise le logiciel TOMPRO dont le paramétrage permet l’édition des principaux états financiers recommandés par l’IDA à savoir : le RSF, le mouvement du compte désigné, le tableau d’utilisation des ressources par catégories et composante ainsi que le tableau de suivi budgétaire. Il peut aussi éditer la balance générale, le grand livre, les marchés, les fiches des acquisitions (immobilisation)…  Un dossier en Excel renseigne sur les biens acquis dans le cadre du projet, leur affectation, l’année d’acquisition ainsi que leur état à la date de l’inventaire qui s’effectue au moins une fois l’an.  Le projet tient une comptabilité par Compte désigné et non par financement vu que chaque compte désigné reçoit des financements provenant d’au moins deux sources  La comptabilité se tient en dollars américains. Les dépenses effectuées dans une monnaie autre que le dollar, sont évaluées au taux de conversion du marché en vigueur le jour de leur réalisation ;  Les transactions sont évaluées à leur coût historique tenant compte des principes de prudence et de l’importance significative ;  Les frais bancaires liés aux subsides sont imputés à cette activité et financés par le compte A. Ils ne sont donc pas pris en compte au niveau des dépenses de coordination ;  La notion comptable de résultat n’a aucune signification dans la gestion du PDSS ;  Les EUP ainsi que toutes les structures qui reçoivent des fonds du projet tiennent leur comptabilité. Cette comptabilité est soumise aux audits interne et externe du projet. C. PRESENTATION DES ETATS FINANCIERS DU COMPTE A  Le tableau des emplois et ressources renseigne sur l’utilisation des ressources du projet par catégorie des dépenses prévues dans l’accord de financement et les ressources par financement. Ces activités portent essentiellement sur les subsides de performances ainsi que les dépenses liées à la riposte contre les épidémies.  Le Bilan, quoique non exigé par les accords, présente des emplois et les ressources selon la présentation conventionnelle. Toutefois les commentaires se font sur base du tableau des emplois des ressources dans la mesure où l’objectif fondamental du reporting est de rassurer le bailleur que les fonds alloués ont été affectés aux objectifs pour lesquels ils ont été sollicités. (Art III. Section 5(B) des statuts de la banque mondiale)  Mise à disposition des fonds par l’IDA o Le compte A ouvert à l’Ecobank reçoit les fonds provenant de l’IDA et tirés des financements IDA 55720-ZR (60%) et IDA 0210-ZR (36%) et TF018375 (4%). L’approvisionnement des fonds s’effectue sur demande électronique co-signée par l’Assistant Technique Financier et le Coordonnateur ou son adjoint. Les opérations sur le compte sont réalisées en dollars US. I.3.3. NOTES SUR LE TABLEAU EMPLOIS – RESSOURCES Ainsi, au cours de cette période le compte désigné A a reçu des financements issus de IDA55720, D0210 et TF18375 et dont les dépenses y relatives ont été effectuées de la manière suivante : A. Ressources Les ressources du projet au cours de cette période s’élèvent à un montant total de 35,134,848.06 USD reparties en 6 DRF et en 1 DPD soit un total de 10 320 803.31 USD pour IDA55720 ; 6 DRF, 4 DPD et 2 paiements sous forme d’avance pour UNICEF soit un total de 23 577 365.78 USD pour D0210 et 5 DRF et 4 DPD pour TF0A 18375 soit un total de 1 236 678.97 USD comme suit : 18 Financement H55720 D0210 TF18375 Total DRF 9 977 767,11 5 986 660,27 1 095 489,47 17 059 916,85 DPD 343 036,20 1 270 705,51 141 189,50 1 754 931,21 Transfert UN 16 320 000,00 16 320 000,00 Total 10 320 803,31 23 577 365,78 1 236 678,97 35 134 848,06 B. Emplois Les dépenses de cette période totalisent un montant de 39 702 039.92 reparties dans les 3 composantes comme le montre le tableau de l’utilisation des fonds par activité de projet (Annexe3). Ce montant est essentiellement réparti dans deux composantes : B.1) Achat des performances et amélioration de la qualité des services de santé avec un montant de 23 554 799.92 USD reparti dans les activités regroupées de la manière suivante :  Renforcement des capacités des personnels sanitaires avec un montant de 95 261.64 USD ;  Fonctionnement des structures de santé avec un montant de 1 116 863.80;  Bonus de démarrage et achat des performances des FOSA avec un montant de 18 284 929.24 USD. Ce montant couvre essentiellement les dépenses de réhabilitation et équipement des structures de santé ainsi que les subsides payés pour l’achat des services de santé ;  Bonus de démarrage et fonctionnement des EUP pour un montant de 4 057 745.24 USD. Ce montant couvre principalement des dépenses de fonctionnement des entreprises d’utilité publique (EUP) ainsi que le bonus de démarrage de ces dernières. B.2) Renforcement de la performance du système pour un montant de 16 320 000 USD reparti dans les activités comme suit :  Avance donnée à UNICEF suivant le contrat signé avec le Gouvernement de la RD Congo pour l’achat des vaccins pour un montant de USD 10,040,000.  Avance donnée à UNICEF suivant le contrat signé avec le Gouvernement de la RD Congo pour renforcement de la chaine de froid d’un montant de USD 6,280,000 . Au 31 décembre 2017, ses 2 avances n’étaient pas encore justifiées (Voir détails ci -dessous dans les comptes débiteurs). En outre, au cours de l’exercice 2016, le gouvernement de la RD Congo avait signé un contrat avec UNICEF pour la campagne de lutte contre la fièvre jaune avec un montant de 3 000 000 USD. Un montant de 2,946,318.01 USD a été justifié sur cette avance au cours de cet exercice 2017. Le solde de 53,681.99 USD n’était pas encore justifié au 31 décembre 2017 (Voir détails dans ci - dessous dans les comptes débiteurs). C. COMPTES DEBITEURS Ce rapport renseigne aussi un compte des débiteurs d’un montant de 17 512 825.80 USD qui se présente comme suit :  368,058.20 USD : il s’agit d’une avance de démarrage octroyée à l’EUP Katanga en attente de recouvrement à la clôture du 1er contrat qui est en cours ;  438,143.84 USD : il s’agit d’une avance de démarrage octroyée à l’EUP Équateur en attente de recouvrement à la clôture du 1er contrat qui est en cours ;  16,373,681.99 USD : il s’agit du solde de trois avances octroyées à l’UNICEF respectivement pour 3 000 000 USD (lutte contre la fièvre jaune), 10 040 000 USD (achat des vaccins) et 6 280 000 USD (renforcement de la chaine de froid) suivant les contrats avec le 19 gouvernement de la RD Congo. Un montant de 2 946 318.01 USD était justifié par UNICEF au cours de cet exercice 2017 et le reste sera justifié au cours de l’exercice 2018 conformément aux dits contrats ;  93,358.00 USD : au cours de la restructuration du projet de violence sexuelle basée sur le genre (P147 489) sous la gestion du PDSS et en attendant l’ouverture du compte désigné, il a été décidé de préfinancer certaines activités du projet de violence sexuelle basée sur le genre. Le montant de 93,358.00 USD constitue un solde qui n’était pas encore régularisé au 31 décembre 2017. Le remboursement de ce montant sur le compte désigné devra être effectué au cours de l’exercice 2018 ;  116,283.77 USD : Il s’agit d’un solde des préfinancements des activités de la catégorie 2 du compte désigné B par le compte désigné A qui n’étaient pas encore régula risées au 31 décembre 2017. Ce montant sera remboursé au cours de l’exercice 2018 ;  123.300,00 $ : Il s’agit d’un solde des préfinancements des activités du TF 0A4579 qui n’étaient pas encore régularisées au 31 décembre 2017. Ce montant sera remboursé au cours de l’exercice 2018. I.3.4. TABLEAU DETAILLE DES IMMOBILISATIONS : NEANT Le projet n’a pas acquis des immobilisations au cours de l’exercice sous revu sur les ressources du compte A. 20 II- RAPPORT D’OPINION SUR LA GESTION DU COMPTE DESIGNE ET LA JUSTIFICATION DES RELEVES DE DEPENSES 21 A M. le Coordonnateur du Projet de Développement du Système de Santé PDSS GOMBE Avenue des Huileries face centre IRNB II.1 RAPPORT D’OPINION SUR LA GESTION DU COMPTE DESIGNE ET LA JUSTIFICATION DES DEPENSES DU PROJET En exécution de la mission d'audit des états financiers du PDSS pour la période du 01 Janvier au 31 Décembre 2017 et conformément à nos termes de référence, nous avons vérifié les dossiers de justification de l’exécution des activités et les requêtes de financement soumises à l’IDA par le Projet. Les ressources de financement ont été mobilisées et les dépenses effectuées sur le compte A. Nos travaux ont été effectués en accord avec les normes internationales d’audit de l’IFAC (Fédération Internationale des Comptables) et ont comporté tous les contrôles et diligences que nous avons jugé nécessaires en la circonstance. Nos travaux ont consisté à vérifier que les dépenses : - ont été effectuées dans un souci d’économie et d’efficience, - sont étayées par des pièces justificatives dûment présentées, - sont éligibles aux termes des dispositions de l’accord de financement, - sont correctement comptabilisées (rapprochement des dépenses figurant dans les Relevés de Dépenses avec la comptabilité). Nous avons aussi effectué des tests en vue de vérifier que les relevés du compte désigné présentent une image fidèle et que les mouvements opérés sur le compte sont justifiés et conformes aux dispositions de l’accord de financement. Nous avons pour cela : - pointé exhaustivement les mouvements contenus dans les dossiers de justification avec ceux du compte désigné, - valider l’état des transactions du compte désigné, l’état de réconciliation du compte désigné, l’état de rapprochement bancaire et le Tableau Emplois – Ressources présentés par le Projet à la clôture de l’exercice. 22 23 II.1.ETAT DES TRANSACTIONS DU COMPTE DESIGNE POUR LA PERIODE FINISSANT AU 31/12/2017 Etat du compte désigné Exercice 2017 Période allant du 1er Juillet 2016 au 31 décembre 2017 MONTANT LIBELLE USD 1. Montant total des avances reçues de l'IDA 25 235 698,85 2. Dépenses antérieures sur le compte spécial 175 508,94 3. Différence avances et dépenses antérieures 25 060 189,91 4. Dépenses totales effectuées 21 627 108,71 5. Montant disponible des encaissements moins les dépenses 3 433 081,20 6. Solde du compte bancaire au 31/12/2017 3 433 081,20 7. Ecart entre les lignes 5 et 6 0,00 24 II.2. RECONCILIATION DU COMPTE SPECIAL POUR LA PERIODE FINISSANT AU 31/12/2017 (EN $ USD) PROJET IDA N° P147555 1- Montant de l'avance AU COMPTE A (USD) 8 606 087,00 2- Moins montant total recouvré 3- MONTANT NET DE L'AVANCE 8 606 087,00 4- solde Trésorerie au 31/12/2017 (USD) 3 433 081,20 Comptes Solde USD Devise Banque 3 433 081,20 Caisse 0,00 Total 3 433 081,20 5- Plus montant des dépenses éligibles non encore demandées en remboursement 0,00 6- Plus montant des dépenses non encore remboursées par le bailleur 3 750 328,16 7- MONTANT TOTAL DE L'AVANCE (USD) 7 183 409,36 Ecart entre Total ligne 3 et ligne 7 1 422 677,64 25 DETAILS DES MONTANTS NON DECLARES AU 31-déc-17 DATE PT N° PJ CAT. LIBELLE MONTANT USD Observations B. A SE FAIRE REMBOURSER Préfinancement dépenses de PVSBG 93 358,00 Subsides aux structures/FOSA à déclarer 1 089 695,89 Préfinancement dépenses de compte TF 0A4579 123 300,00 Préfinancement dépenses de compte B (55720) 116 323,75 TOTAL NON DECLARE AU 31/12/2017 1 422 677,64 Fait à Kinshasa, le 28/02/2018 Comptable de PDSS Vincent KAPALATA 26 II.3 ETATS DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE DU COMPTE DESIGNE en Dollars Américains 27 SOLDE RELEVE BANCAIRE COMPTE DESIGNE IDA AU 31/12/2017 en Dollars Américains 28 II.4 ETAT RECAPITUALTIF DES RELEVES DE DEPENSES PAR CATEGORIE PERIODE (01 Juillet 2016 – 31 DECEMBRE 2017) II.4.1. ETAT RECAPITULATIF DES DRF Catégorie/DRF IDA 55720 TOTAL DRF N°15 DRF N°18 DRF N°22 DRF N°28 DRF N°32 DRF N°35 1. Achat des performances et dépenses assimilées visant l'amélioration de la 9 977 767,11 1 175 839,08 718 754 ,92 2 813 297,71 914 645,83 1 491 981,74 2 863 247,83 qualité des services de santé 2. Améliorer la gouvernance du système de santé 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3. Renforcement de la performance du système de santé 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL 9 977 767,11 1 175 839,08 718 754 ,92 2 813 297,71 914 645,83 1 491 981,74 2 863 247,83 Catégorie/DRF TF 18375 TOTAL DRF N°2 DRF N°3 DRF N°6 DRF N°8 DRF N°9 1. Achat des performances et dépenses assimilées visant l'amélioration de la 1 095 489,47 430 305,00 313 859,44 60 976 ,39 99 465,45 190 883,19 qualité des services de santé 2. Améliorer la gouvernance du système de santé 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3. Renforcement de la performance du système de santé 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL 1 095 489,47 430 305,00 313 859,44 60 976 ,39 99 465,45 190 883,19 29 Catégorie/DRF IDA 55720, D0210 et TF 18375 TOTAL 1. Achat des performances et dépenses assimilées visant 17 059 916,85 l'amélioration de la qualité des services de santé 2. Améliorer la gouvernance du système de santé 0,00 3. Renforcement de la performance du système de santé 0,00 TOTAL 17 059 916,85 II.4.2. ETAT RECAPITULATIF DES DPD N° Désignation Montant Catégorie Date de paiement 1 DPD 0001/IDA D0210 394 329,46 1 13/03/2017 2 DPD / UNICEF 6 280 000,00 3 16/05/2017 3 DPD / UNICEF 10 040 000,00 3 17/05/2017 4 DPD 0009/IDA D0210 449 966,13 1 11/07/2017 5 DPD 0010/IDA D0210 220 588,20 1 28/07/2017 6 DPD 0013/IDA D0210 205 821,72 1 20/11/2017 7 DPD 0031/IDA 55720 343 036,20 1 20/11/2017 8 DPD 0001/TF 18375 43 814,38 1 09/03/2017 9 DPD 0004/TF 18375 49 996,24 1 11/07/2017 10 DPD 0005/TF 18375 24 509,80 1 26/07/2017 11 DPD 0007/TF 18375 22 869,08 1 20/11/2017 30 III. LETTRE DE RECOMMANDATIONS RELATIVE AUX PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE ET AU SYSTEME COMPTABLE DU PROJET 31 A M. le Coordonnateur du Projet de Développement du Système de Santé PDSS GOMBE Avenue des Huileries face centre IRNB III.1 LETTRE DE RECOMMANDATIONS RELATIVE AUX PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE ET AU SYSTEME COMPTABLE DU PROJET Dans le cadre de l’audit des états financiers du PDSS, nous avons procédé conformément aux normes internationales d’audit de l’IFAC, à l’évaluation du système de contrôle interne et du système comptable mis en place au niveau du Projet. L’objectif de la revue des procédures est de formuler des recommandations constructives destinées à pallier les faiblesses décelées au cours de notre intervention, en vue de l’amélioration des procédures administratives et comptables du Projet. Nous devons signaler que, conformément aux normes précitées, notre examen s’appuie sur des sondages et ne constitue pas une revue exhaustive des opérations réalisées par votre Projet au cours de l’exercice. Partant, il ne vise pas à révéler toutes les anomalies et fraudes, notamment celles qui ne sont pas couvertes par nos sondages, du fait de leur faible matérialité relative. Néanmoins, nous porterons à votre connaissance toutes les anomalies et fraudes que nous relèverons lors de nos contrôles. Nous devons rappeler que la coordination du Projet a l’entière responsabilité de la mise en place et du fonctionnement d’un système de contrôle interne et d’un système comptable dont elle doit évaluer l’opportunité et l’efficacité dans le cadre de sa mission de gestion du Projet. L’objectif assigné à un système de contrôle interne est de donner à l’entité, l’assurance raisonnable mais non absolue que ses actifs sont suffisamment protégés contre toute utilisation non autorisée ou frauduleuse et que les opérations seront exécutées conformément aux instructions de ses responsables et comptabilisées correctement pour permettre la préparation d’états financiers réguliers et sincères. Dans les pages qui suivent, nous exposerons d’une part, les faiblesses que nous avons décelées à l’issue de notre revue des procédures de contrôle interne et du système comptable du Projet et formulerons des recommandations quant aux améliorations à apporter aux systèmes et procédures en vigueur au niveau du Projet et d’autre part, effectuerons le suivi de l’état de mise en œuvre de nos recommandations sur le précédent exercice. Du fait que le même système de contrôle interne a servi de support à la mise en œuvre des différents financements que nous avons audités (Compte A et Compte B), les points de contrôle interne décelés ont été reconduits pour l’essentiel dans les différents rapports d’audit de ces financements. 32 33 III.2 RELEVE DES FAIBLESSES DECELEES ET RECOMMANDATIONS A. ORGANISATION INSTITUTIONNELLE Implication (Risques identifiés) A.1. REPARTITION DES RÔLES ENTRES LES ACTEURS 1. Mauvais suivi de la mise en œuvre technique et financière des activités ; Le projet trouve son encrage institutionnel au sein de la DEP du Ministère de 2. Exécution de dépenses non prévues dans le PTBA au détriment de celles la Santé Publique. Ainsi, les différentes Directions du Ministère sont planifiées avec comme corollaire la non atteinte des indicateurs du impliquées dans la mise en œuvre du projet. projet ; Cependant, suivant nos entretiens avec les équipes du projet les activités de 3. Dépenses inéligibles. suivi technique et financier sont gérées d’une part par les Directions concernées du Ministère (DEP, CAGF, La Cellule Suivi - Evaluation, la Direction Qualité, Cellule technique FBR au niveau national et la DPS au niveau provincial) et d’autre part par les équipes du projet. Il n’y a pas une répartition claire des rôles entre ces différents acteurs. Si cette répartition des tâches existe, elle n’est pas bien assimilée par les acteurs. Conséquences : - La validation des rapports techniques des EUP n’est pas formalisée par les équipes du projet ; - La CAGF, dans le cadre de son implication, effectue un contrôle sur l’éligibilité de la dépense sans s’assurer de la disponibilité des crédits nécessaires à la réalisation de l’activité concernée, car il ne tient pas un suivi d’exécution budgétaire par activités du projet. Cette forte implication de la CAGF dans la mise en œuvre, sans que ses responsabilités ne soient situées d’avance, engendre un risque important de prise en charge de dépenses non budgétisées. Ce risque s’est déjà réalisé avec la prise en charge par le PDSS de l’intégralité des frais d’organisation de l’atelier d’élaboration des directives et normes sur la tarification forfaitaire qui s’est tenu à Kisantu du 21 au 27 août 2017 pour un montant de 33 996 dollars (voir dépense compte B). 34 Cependant, nous avons reçu l’ANO de la BM pour cette activité. - Recommandations de l’auditeur Commentaires du PDSS Nous recommandons une définition claire des rôles des différents acteurs du Le PDSS est un projet du gouvernement dont la mise en œuvre se fait au projet avec une bonne précision des rôles et responsabilités dans le suivi et niveau national par certaines directions centrales et celles des programmes le reporting financier du projet. spécialisés et au niveau provincial par les DPS, Les Equipes cadres des zones et les formations sanitaires. Le rôle de ces structures est celui défini dans le cadre organique. Le PDSS apporte un appui technique et financier. Ainsi il a le rôle d’assurer que toutes les ressources du projet sont gérées conformément aux procédures en vigueur. Il fait le suivi et produit les rapports périodiques. La source d’information est le Système national d’information sanitaire. Appréciations de l’auditeur Nous exhortons le PDSS à définir de façon claire, en collaboration avec la DEP, une bonne répartition des responsabilités entre les différents acteurs pour une meilleure prise en charge du suivi A.2. ANCRAGE DE LA CELLULE TECHNIQUE FBR Implication (Risques identifiés) La cellule technique FBR a été rattachée par lettre du Ministre de la Santé à 1. Non atteinte des objectifs (exemple disponibilité et qualité des la DEP. Par conséquent, elle a le même ancrage que le PDSS. Sa proximité soins) ; avec le PDSS l’a conduit à s’investir dans des tâches opérationnelles telles que 2. Confusion au niveau des FOSA par rapport à la compréhension des la validation des factures des FOSA au détriment des points suivants qui grilles ; constituent un obstacle à la mise en œuvre du FBR : 3. Perte d’opportunités d’être renforcés par les acteurs du Système de - Existence de deux grilles d’évaluation de la qualité qui sont à la fois santé. administrées par la DPS aux FOSA dans les zones d’intervention du projet ; 35 - Existence de deux systèmes d’information à savoir le portail et le système de la DSNIS ; - Toutes les déperditions identifiées dans le circuit officiel de distribution des médicaments (FEDECAM-CDR-Dépôts des Zones de santé- Formations sanitaires « FOSA »). En effet, l’approvisionnement en médicaments des FOSA auprès d’autres fournisseurs les conduirait à s’adresser de manière permanente aux acteurs du circuit de distribution non officiel bien que les médicaments soient disponibles en quantité suffisante au niveau du circuit officiel de distribution. Recommandations de l’auditeur Commentaires du PDSS Nous recommandons : La vérification des factures des structures contractantes par la CT FBR est une activité contractuelle de celle- ci reconnue dans l'arrangement - Le rattachement de la Cellule FBR au Secrétariat Général du Ministère pour institutionnel du PDSS dans le manuel opérationnel FBP, par conséquent lui permettre de jouer pleinement son rôle transversal d’appui technique aux la CT FBR ne vient pas en appui à la cinquième direction, mais exécute de différentes directions du Ministère (exemple : Appui à la cinquième Direction plein droit son activité dans le cadre de l'achat stratégique. en charge des prestations de soins et de leur qualité dans la validation des La CT FBR a déjà signé le contrat de performance avec le SG et le factures de subsides) ; représentant du GIBS au même titre que la DEP et les autres directions. - La signature d’une convention entre la Cellule FBR et le Secrétariat Général, au même titre que les autres directions du Ministère, avec une définition claire Commentaires de la CT FBR : des objectifs d’accompagnement, d’harmonisation des grilles d’évaluation, du système d’information et une réflexion sur le problème des médicaments en De nos jours, la CT FBR assure de manière stratégique la coordination et le collaboration avec le SG et les Directions concernées du Ministère. développement de l'Achat stratégique en RDC pour exemple c'est l'implication de la CT FBR dans l'élaboration de la politique nationale de l'achat stratégique. Pour ce qui est l'opérationnalisation du PDSS, le manuel d'exécution du PDSS lui accorde les techniques, notamment la vérification des factures préalables à la gestion de l'achat stratégique et aussi l'élaboration des outils comme la grille qualité, les guides techniques d'élaboration du plan de management, de l'utilisation de l'outil d'indices,... - L'évaluation de la qualité dans les Hôpitaux est faite par les cadres de la DPS formés en FBP qui utilisent la seule grille qualité pour l'hôpital qui est 36 reprise dans le manuel opérationnel du FBP version aout 2016 pages : 200 - 225 -L'évaluation de la qualité dans les centres de santé est faite par les cadres formés de l’ECZS en FBP qui utilisent la seule grille qualité pour le CS qui est reprise dans le manuel opérationnel du FBP version aout 2016 pages : 178- 199 Il y a interopérabilité entre le portail et le DHIS2 , le FBR n'est pas un système à part , il vient par contre renforcer le SNIS avec les données vérifiées, Le SG a mis en place un comté de gestion du portail dont le secrétariat est assuré par la DSNIS qui a pour rôle d'assurer une interaction entre les plates formes . Le portail prend en charge la fonction paiement par l'émission des factures pour le paiement des prestations, une fonctionnalité non encore intégrée dans le DHIS2. - Lors de la formation des acteurs en FBP, l'accent était mis sur l'approvisionnement en Médicaments par les Fosa dans le respect des normes garantissant la qualité des médicaments donc à la CDR et /ou au près des distributeurs certifiés par le régulateur. Appréciations de l’auditeur Nous prenons bonne note des explications fournies et recommandons, pour plus d’efficacité, le rattachement de la CT FBR au Secrétariat Général du Ministère. B. FINANCEMENT BASE SUR LE RESULTAT (FBR) Implication (Risques identifiés) Nous avons effectué une prise de connaissance du dispositif de contrôle mise en place pour le financement basé sur le résultat. Le système de contrôle mis 1. Collusion entre acteurs (exemple Maniema) ; en place peut être résumé ainsi qu’il suit : 2. Fraude sur les performances des FOSA tardivement - Collecte et contrôle des données des FOSA par les EUP à travers les missions des vérificateurs avant saisie dans le portail ; détectée ; - Vérification de la réalité des données, auprès des bénéficiaires de 3. Paiements de subsides indus. soins, par les Associations locales (ASLO) ; - Validation des données par le Comité de Pilotage Provincial (CPP) ; 37 - Envoi des factures à la DEP ; - Validation des factures par la Cellule technique FBR avec les AT PBF (financement basé sur la performance) (revue de cohérence des quantités) et AT qualité (revue de la qualité des données) ; - Audit externe des données sur la base d’un sondage par un consultant externe, la CSVE. Ce système tel que décrit présente des risques pouvant altérer la qualité des données : - Collusion entre acteurs (exemple Maniema) : Il est très difficile de faire la distinction entre l’ASLO et le CODESA (Comité de Développement Sanitaire). Car dans beaucoup de cas les membres des ASLO et ceux des CODESA peuvent être identiques. Par conséquent, et du fait que les CODESA dépendent des structures sanitaires, leurs contrôles effectués auprès des bénéficiaires de soins peuvent être biaisés ; - Suivant le rapport de mission de vérification de la CSVE (CREDES), la Couverture des structures de santé par les vérificateurs est parfois supérieure à 15 et les distances entre les FOSA nécessitent de la part des vérificateurs des voyages d’une durée supérieure à une journée ; ce qui limite leurs actions sur le terrain ; - Validation des données par les AT PBF sur la base des informations du portail à partir duquel ces données sont produites : étant donné que les informations sont normalement identiques, ce contrôle n’a pas une très grande portée sur la qualité des données. Recommandations de l’auditeur Commentaires du PDSS Nous recommandons à la coordination du projet de : - Pour la sélection des ASLO : Cette disposition a été bien spécifiée dans le Manuel opérationnel FBP. Aussi, nous venons d’intégrer dans le contrat - veiller, dans le cadre de la sélection des ASLO, à ce que les membres des révisé des ASLO que les enquêteurs recrutés ne peuvent appartenir ni au OBC ne soient pas sélectionnés ; CODESA ni aux CAC. En fin, nous allons assurer le suivi à travers les EUP - Augmenter le nombre de vérificateurs des EUP ; 38 - Demander aux EUP de transmettre, dans le cadre de la validation des et les missions de terrain que cette disposition a été bien respectée sur factures de subsides à la D5, le scan de la grille validée et signée par le le terrain. vérificateur pour améliorer la portée du contrôle ; - Pour l’augmentation du nombre des vérificateurs : dans les PTF des EUP - Demander au Ministère de la santé la mise en place d’une seule grille qualité pour l’année 2, nous avons pris soins de calculer le besoin en (D5) intégrant les préoccupations des parties. vérificateurs sur base du nombre des jours nécessaire pour la vérification (voyage et temps de travail) et l’échéance prévu dans le cycle de paiement. - Pour la validation des factures : la recommandation de demander aux EUP de transmettre les scans des fiches de vérification signées est pertinente ; nous allons en tenir compte Commentaires de la CT FBR - La sélection des ASLO se fait sur base d'un critérium validé dans le manuel opérationnel FBP version aout 2016 , pages 32 - 34. Les membres de CODESA ne vont pas parties des ASLO. - Les EUP doivent continuer à transmettre pour vérification les factures des subsides à la CT FBR, car c'est l'activité reconnue de la CT FBR et non de la D5 ( cfr manuel opérationnel FBP) Appréciations de l’auditeur Nous prenons bonne note des explications fournies et recommandons au PDSS de veiller à l’exclusion des membres des CODESA dans la sélection des ASLO. C. GESTION BUDGETAIRE Implication (Risques identifiés) 1. Nous avons effectué une prise de connaissance du processus d’élaboration 1. Capitalisation des dépenses (un même terme de référence d’une et de suivi budgétaire. Le processus d’élaboration budgétaire peut être supervision pourrait être envoyé à la BM et à l’UNICEF par résumé ainsi qu’il suit : exemple) ; 2. Dépassements budgétaires ; 39 - Élaboration des PAO par les DPS en s’assurant de leur cohérence avec 3. Dépenses inéligibles. le PNDS. NB : Les PAO des DPS sont la synthèse des PAO des Zones de santé. Il faudra relever que le gouvernement Congolais à travers le Ministère de la Santé a mis en place une approche intégrée. Par conséquent, les PAO sont multi bailleurs. Chaque bailleur de fonds va assurer le financement d’un paquet d’activités inscrites dans les PAO intégrés ; - Élaboration des plans de Management par les FOSA en s’assurant de leur cohérence avec les PAO. : les plans de management sont financés sur la base des primes de performances reçues par les structures et d’autres ressources des FOSA. - La mise en place d’un contrat unique au niveau de chaque DPS. Cependant, il existe des activités qui ne peuvent faire l’objet d’une prise en charge par un seul bailleur du fait de l’importance des coûts liés. Il s’agit des activités de supervision et de formations des acteurs. Nous avons noté, pour ces activités, que chaque bailleur communique son enveloppe de contribution pour la prise en charge du coût global. Et les dispositions du contrat unique signé entre la DPS et un représentant désigné des bailleurs de fonds n’exigent pas une justification détaillée des fonds des bailleurs. Le rapport financier demandé doit indiquer le montant global des fonds reçus par bailleur et le montant total des dépenses effectuées par bailleur. 2. Absence d’un suivi budgétaire (suivi de la réalisation financière des activités du PTBA validé par la BM). Recommandations de l’auditeur Commentaires du PDSS Nous recommandons : Bien noté - L’élaboration d’un plan de supervision intégré ; - L’élaboration d’un plan de formation intégré ; 40 Chacun de ces deux plans devra indiquer l’affectation des ressources de l’enveloppe reçue de chaque bailleur pour améliorer la visibilité sur la mise en œuvre financière. - La mise en place d’un suivi d’exécution budgétaire permanent par activité par le projet ou la CAGF. D. GESTION DES STOCKS DE MEDICAMENTS Implication (Risques identifiés) Le PDSS dans le cadre du volet renforcement du Système de Santé, a acquis des médicaments pour une valeur de 6 300 000 dollars 1. Péremption des médicaments acquis par le PDSS et mis à la Américain réparti comme suit : disposition des acteurs du circuit officiel ; - 3 000 000 dollars américain de stocks de médicaments au 2. A défaut, Utilisation des médicaments achetés par le projet à niveau CDR ou structures assimilées ; d’autres fins. - 3 300 000 dollars américain de stocks de médicaments au niveau FEDECAM. Par ailleurs, les FOSA ont reçu un appui (avances) pour leur permettre de prendre en charge une partie de leurs besoins en médicaments. Lesdits montants devaient servir, entre autres, à l’achat de médicaments auprès des CDR et charge à ces derniers de renouveler leurs stocks en effectuant des achats auprès de la FEDECAM. Nous avons effectué des tests afin de s’assurer que les sommes avancées aux FOSA par le PDSS ont réellement contribué au renforcement du système de distribution des médicaments au CONGO. Nous avons relevé que les avances ont été décaissées par le projet entre le 1er et le 20 mars 2017 tandis que les premières livraisons de médicaments ont eu lieu au mois de novembre 2017 (soit 7 mois de décalage). Ceci a conduit les FOSA à s’approvisionner en dehors du circuit officiel, d’où la non atteinte de l’objectif qui avait été visé initialement. 41 Par conséquent, les FOSA risquent fortement de continuer à s’approvisionner en dehors du circuit officiel même en présence de médicaments. D’où un risque de péremption des médicaments acquis par le PDSS et mis à la disposition des acteurs du circuit officiel. A défaut, les médicaments achetés par le projet peuvent faire l’objet d’autres utilisations non conformes aux engagements initiaux (d’autant plus que la FEDECAM ne dispose pas d’entrepôts et utilise les magasins du fournisseur). Par ailleurs, nous avons effectué une visite dans les locaux de la FEDECAME afin de nous assurer de : - L’existence d’un dispositif de suivi de stocks mis à leur disposition ; - L’existence d’un dispositif de suivi des prix des médicaments (prix BCAF et prix CDR) ; - La capacité de la structure tant au niveau organisationnel que logistique à remplir ses engagements. Les résultats de notre visite s’établissent comme suit : - La FEDECAME ne dispose que d’un seul pharmacien, - Elle ne dispose pas d’entrepôts, ce sont les entrepôts de SERVE AIR réservés par le fournisseur MISSIONPHARMA qui sont utilisés par la FEDECAME ; - Il n’existe pas de dispositif de suivi des stocks propres à la FEDECAME. Le seul dispositif existant est celui de SERVE AIR. La FEDECAME manque de tout et n’est pas outillé à assurer la gestion et l’approvisionnement du système en médicaments. Aussi, nous avons relevé l’absence d’un dispositif de reporting pour le suivi des stocks de médicaments au niveau des CDR. Le projet n’a aucune visibilité sur les niveaux de stocks, les prix pratiqués par les 42 CDR, des commandes effectuées par les FOSA et les dispositions contractuelles ne prévoient pas un reporting. Par ailleurs, Le dispositif mis en place à travers la grille qualité n’est pas assez contraignante pour amener les FOSA à s’approvisionner auprès des CDR. Recommandations Commentaires du PDSS Nous recommandons de : 1. Renforcer les capacités (logistique, ressources humaines Accepté qualifiées, matériels) de la FEDECAM et des CDR ; 2. Mettre en place d’un système de reporting et de suivi des stocks de médicaments au niveau de la FEDECAM et des CDR ; 3. Sécuriser des stocks de médicaments conservés au niveau des entrepôts du fournisseur MISSIONPHARMA ; 4. Exiger les FOSA à s’approvisionner auprès des CDR pour leurs achats financés par le PDSS. A défaut, elles devront rembourser les sommes engagées sur les achats en dehors du circuit officiel ; 5. Éviter les pertes probables de médicaments (préemption) au niveau de la FEDECAM et des CDR. 43 A. CONSTATS RELEVES SUR LES DOSSIERS DE PASSATION DE MARCHES NON APPLICABLE NB : Aucun marché n’a été lancé sur les ressources du compte A au cours de la période sous revue. Le Compte a plutôt servi à financer les dépenses d’achat de performance. 44 III.3 SUIVI DES RECOMMANDATIONS ANTERIEURES PDSS COMPTE A Anomalies constatées Implication (Risques Recommandations de l’auditeur Commentaires du Responsabilité Etat de suivi de Commentaire de l’audité identifiés) PDSS de la mise en recommandation par rapport au suivi œuvre 1. Le projet trouve son ancrage Compte tenu de la place Nous recommandons Il s’agit d’un problème IDA Résolu Un coordonnateur à plein institutionnel au sein de la DEP du prépondérante La fixation d’une indemnité général pour tous les temps a été recruté. Ministère de la Santé Publique. Ainsi, qu’il occupe dans le forfaitaire pour la Projets placés ou intégrés le Directeur de la DEP est le dispositif, cela peut Rémunération du coordonnateur dans l’administration publique. Coordonnateur du projet «PDSS». En l’exposer au risque du projet. Son exclusion des Nous soulèverons le problème dehors de sa rémunération de d’inobjectivité dans la bénéficiaires de la prime de lors de la revue mi-parcours fonctionnaire, il ne bénéficie pas d’un fixation des indicateurs de performance de la Direction des pour solliciter une prime salaire dans le cadre du projet. Il est sa Direction et le études et planification spéciale rémunéré sur la base d’indemnité de mécanisme de partage de performance. cette indemnité au sein de sa Direction 2. L’organigramme du projet contenu Faible niveau Nous recommandons la mise sous L’auditeur est attaché à la Coordination Non résolu Attente de la mise en place dans le manuel de gestion fiduciaire, d’indépendance tutelle du Secrétariat Général du cellule d’audit du ministère qui d’une unité d’audit interne au place l’auditeur interne sous la de l’auditeur Ministère de la Santé Publique de actuellement n’est pas niveau du secrétariat général responsabilité du comité de interne l’auditeur interne compte tenu opérationnelle. Par ailleurs, du MSP pilotage. Par contre dans sa des difficultés de réunir de l’indépendance est un état fiche de poste et ses termes de manière permanente le d’esprit et non de la références, l’auditeur interne comité de pilotage dépendance administrative est placé sous la responsabilité du même si celle-ci la coordonnateur renforce. 45 Anomalies constatées Implication (Risques Recommandations de l’auditeur Commentaires du Responsabilité Etat de suivi de Commentaire de l’audité identifiés) PDSS au rapport de la mise en recommandation par rapport au suivi œuvre 3.Le projet a fait signer à ses Non-respect des Nous recommandons la mise en Le code d’éthique et de Auditeur Interne Résolu Le code d’éthique et de agents un code d’éthique. Cependant, normes d’audit place du code d’éthique et de déontologie est souvent lié déontologie a été partagé avec la l’auditeur interne n’a pas mis en place interne déontologie de l’audit à une profession. Il est coordination un code d’éthique et de interne conformément aux quelque peu difficile de rédiger déontologie normes d’audit interne. un code d’éthique et de déontologie pour chaque agent vu qu’ils (agents) ne relèvent pas tous d’un ordre professionnel identique Appréciations de l’auditeur Nous faisons référence ici au code d’éthique et de déontologie de l’audit interne consacré par les normes internationales d’audit interne 46 III.2.1 ORGANISATION INSTITUTIONNELLE 4. Financement Basé sur le Résultat (FBR) Anomalies constatées Implication (Risques Recommandations de l’auditeur Commentaires du Responsabilité Etat de suivi de Commentaire de l’audité identifiés) PDSS au rapport de la mise en recommandation par rapport au suivi œuvre Nous avons effectué une prise de 1.Avec ce système, Nous recommandons ce qui suit Une évaluation du Résolu La mise à jour du manuel PBF connaissance du les postes de santé dans le but d’améliorer le système système par les experts a résolu cette question. financement basé sur le résultat. Le système de rémunération des non pris en compte dans en place PBF de la Banque est structures sanitaires est basé sur le le FBR risquent de 1. Mettre en place une grille pour prévue au cours de l’année paquet intégré de services avec la disparaître ainsi que les centres de santé de 2017.Ses résultats seront prise en compte d’un paquet minimum d’activités (PMA) et ceux qui sont dans références (combinaison des dévoilés et exploités au cours d’un paquet complémentaire le système FBR prestations des grilles PMA et de la revuemi-parcours d’activités (PCA). Les et qui ne sont pas PCA) ; pour décider de la pertinence structures sont ainsi réparties entre le PMA et le PCA - performants du fait des 2. Mettre les postes de santé à ou non de poursuivre avec ce PMA: Centres de santé de pénalités engrangées au une ou deux échelles de mode de financement au vu référence, Centre de santé, postes début ; plus que les centres de des contraintes liées aussi à de santé- PCA : Hôpitaux Généraux de 2. Non reversement santé de leur aire de l’étendue du territoire référence, Hôpitaux secondaires, de la totalité ou d’une santé. Ceci pour leur permettre centres de santé de référence. partie des de recevoir des subsides Appréciations de Les structures assurant le PMA indemnités de plus élevés et d’atténuer l’auditeur sont classées sur une échelle de 1 à 9 avec l’échelle 9 pour les performance allouées aux la disparité entre poste de santé Nous en prenons note dans structures devant bénéficier du plus postes de santé; et centre de santé l’attente des résultats de grand barème de subside pour 3. Lenteurs et difficultés l’évaluation la performance. Les postes de santé sont classés dans une même dans l’évaluation de la échelle que les centres de santé de leur performance des aire de santé. Par conséquent, ils sont centres de santés, pénalisés du fait du faible nombre de prestation qu’ils engendrant une fournissent par rapport aux centres de insuffisance dans le santé. Les indemnités de performances système FBR. sont versées aux centres de santé 47 Anomalies constatées Implication (Risques Recommandations de l’auditeur Commentaires du Responsabilité Etat de suivi de Commentaire de l’audité identifiés) PDSS au rapport de la mise en recommandation par rapport au suivi œuvre et ces derniers devraient reverser la quote part des postes. Par ailleurs, les centres de santé de références se verront administrés les grilles d’évaluation PMA et celles PCA 5. ORGANISATION 1. Le suivi COMPTABLE budgétaire se fait par composantes 1. Des dépassements Nous recommandons au projet la Nous en discuterons avec le ATF et Tompro au niveau du 1 .Le paramétrage du module budgétaires tardivement révision du paramétrage du fournisseur du Résolu logiciel Tompro. comptabilité analytique du logiciel détectés ou des dépenses module analytique du logiciel Logiciel 2. Le TER est Tompro ne permet pas au projet de inéligibles (points 1&3) Tompro pour corriger les produit de façon produire un suivi d’exécution ; faiblesses relevées annuelle. budgétaire des activités par composante, par catégories et par 2. Ecarts de trésorerie rubrique de dépenses conformément tardivement au PTBA validé par la détectés Banque mondiale ; 2. Le paramétrage des états de reporting est fait de sorte que le Tableau emplois ressources ne peut être édité que sur un trimestre. Ce qui ne permet pas d’avoir le détail sur les différentes rubriques du TER sur tout l’exercice sous revue (périodicité annuelle). 3. La ventilation analytique des saisies comptables des financements PPA n’a pas 48 Anomalies constatées Implication (Risques Recommandations de l’auditeur Commentaires du Responsabilité Etat de suivi de Commentaire de l’audité identifiés) PDSS au rapport de la mise en recommandation par rapport au suivi œuvre permis l’édition sur la base de TOMPRO d’un état d’exécution budgétaire et d’un tableau emplois ressources. 6. GESTION DES STOCKS Non assurance de Le projet devrait veiller à Nous prenons Log/Magasinier l’exhaustivité des entrées mettre en place des bons pré bonne note de la Les bons d’entrée et de sortie et sorties de stocks et numérotés d’entrée et de recommandation utilisés par le magasinier ne sont pas risque de fraude sortie afin de permettre de bien que nous ne Résolu. Mise en place des fiches de pré-numérotés, cela ne facilite pas le retracer les jugeons pas ceci pertinent stock pour suivre la gestion des contrôle Non assurance de consommations de fournitures dans la mesure où le fournitures. l’exhaustivité des de bureaux projet n’a pas vocation de entrées et sorties de gérer des stocks. Nos stocks stocks et risque de ne sont constitués que des fraude fournitures de bureau. Le réapprovisionnement s’effectue trimestriellement sur base des quantités restantes dans le magasin Appréciations de l’auditeur La recommandation vise à renforcer le dispositif de contrôle interne de la gestion des stocks par un formalisme un peu plus accru. 49 Anomalies constatées Implication (Risques Recommandations de l’auditeur Commentaires du Responsabilité Etat de suivi de Commentaire de l’audité identifiés) PDSS au rapport de la mise en recommandation par rapport au suivi œuvre 7. MANUEL DE PROCEDURES Risque de rejet de la Le projet devrait veiller à la Nous prenons ATF, Résolu Les rapports de mission ne dépense et difficulté de datation et à la signature bonne note comptables sont pas systématiquement signés s’assurer de la systématique des de l’observation par le missionnaire, ni datés validité des rapports de missions par d’où l’impossibilité de connaitre la informations les missionnaires date exacte de production du données dans le rapport de mission en vue rapport de vérifier sa conformité avec le manuel de gestion fiduciaire. Récapitulatif : Total recommandations : 07 Recommandations suivies : 06 Recommandations non suivies : 01 50